Översynen av medlemsdemokratin Underlag till styrelsemöte 4-5 maj 2017

Till: Styrelsen

Från: Sekretariatet

Datum: 2017-04-21

Punkt: 4. Översynen av medlemsdemokratin

INFORMATIONSUNDERLAG

Rapport Demokratiöversyn 2017

Arbetet under projektets första två månader har kommit igång och löpt på bra. Relevanta planer och dokument för projektledningen har upprättats och det praktiska arbetet med översynen har inletts med en inventering av mötesplatser, engagemangs- och förtroendeformer i den svenska sektionen. Projektets arbetsgrupp har rekryterats och dess möten och arbetsflöde har planerats. Tyvärr blev vi tvungna att skjuta upp arbetsgruppens första fysiska möte. Det har inneburit en del extraarbete för att planera om arbetsflödet för gruppen.

Vidare har projektets aktiviteter till årsmötet planerats. Fokus är att informera om demokratiöversynen och att hämta in tankar och idéer från medlemmarna som kommer att vara användbara för arbetsgruppen. En workshop kommer att genomföras, vi kommer att ha ett informationsbord och en enkät kommer att delas ut till alla som deltar på årsmötet.

Utifrån styrelsens medskick på marsmötet har sekretariatet fortsatt att diskutera förankringen med distrikt och medlemmar. Under den del av projektet när informationsinhämtningen sker kommer medlemmar och distrikt att involveras på flera sätt. Genom seminarier (årsmötet och verksamhetsmötet), genom enkäter och genom fokusgrupper. När detta är genomfört har arbetsgruppen i uppdrag att ta fram och presentera förslag och konsekvensanalyser till styrelsens decembermöte. Därefter ska styrelsen välja ut och eventuellt omarbete de förslag som styrelsen vill lägga fram till årsmötet.Under början av 2018 kan det finnas möjlighet till ytterligare förankring med  distrikten. Om det är större frågor som kräver en djupare förankringsprocess kan styrelsen välja att lägga fram dem för ytterligare diskussion och förankring på årsmötet 2018 och för beslut till årsmötet 2019.

Tids- och aktivitetsplan
Vi ligger i fas med tidsplanen, även om kartläggningen av den svenska sektionen har dragit ut något på grund av viss resurs- och tidsbrist på  sekretariatet för att samla den fakta som behövs. I och med att arbetet kommit igång har vi sett att en del uppgifter behöver göras i en annan ordning eller på ett annat sätt än som först var tänkt.

Den översiktliga tidsplanen har också kompletterats med aktiviteter utöver de moment som tidigare fanns specificerade.

Riskanalys

Inga av de förutsedda riskerna har än så länge blivit verkliga. Riskanalysen har dock uppdaterats med två nya risker:

• Att andra organisationer tackar nej till att delta i skills share på grund av att tiden inte passar, vilket leder till att vi måste flytta mötet till efter sommaren. Det leder till förseningar för både demokratiöversynen och aktivismstrategin. Konsekvenserna bedöms dock vara mer allvarliga för aktivismstrategin än för demokratiöversynen. Eftersom orsaken ligger utanför Amnesty är det svårt att förebygga risken, men att  organisationerna bjuds in i god tid före  mötet och att inbjudan formuleras på ett intresseväckande sätt kan förhoppningsvis motivera de inbjudna organisationerna att prioritera mötet.

• Att arbetsgruppen får svårt att träffas i sin helhet, vilket leder till att diskussioner och analyser förlorar djup eftersom färre deltar och gruppens medlemmar inte känner varandra tillräckligt väl och därför har svårare att utbyta erfarenheter och åsikter med varandra. Konsekvenserna av detta bedöms som mycket allvarliga för projektets resultat och måste tas på största allvar. Det är inte hållbart att ändra datum för träffar, i stället måste projektledaren hålla tät kontakt med arbetsgruppens medlemmar samt underlätta deltagande i processen utanför gruppens fysiska möten.