Utredning om kostnadsersättning Underlag till styrelsemöte 7-8 maj 2015

Till: Styrelsen
Från: Uppdragsgruppen (Michael Falk, med bistånd av Naval Fayazi)
Datum: 24 april 2015

RAPPORT

Utredning av kostnadsersättning för ledamöter i sektionsstyrelsen

Utredningens uppdrag kommer från sektionsstyrelsen, och i förlängningen från årsmötet 2014.  Uppdraget innefattar främst att utreda oklarheter i nuvarande riktlinjer och att hitta möjligheter att göra kostnadsersättningen mer användbar, vilket här kommer tolkas som att rutinerna ska förenklas eller att det som omfattas av ersättningen ska utvidgas.

Varför behövs det kostnadsersättning till sektionsstyrelsen?

Vilka är egentligen problemen som man vill lösa genom att förenkla och utvidga ersättningen för förlorad arbetsinkomst och andra kostnader?

1. Det mest uppenbara är principen om att det inte ska kosta pengar att engagera sig i Amnesty. Men även aktivister lägger ju ner mycket tid på engagemanget, och en del av dessa kan både vara förtroendevalda och ha mycket omfattande uppgifter. I fråga om arbetsbörda skiljer sig styrelseuppdraget alltså ofta men inte alltid från andra roller inom organisationen. Därför är just detta ett relativt svagt argument.

2. Ett annat argument för ökad ersättning är att detta kan öka antalet kandidater till styrelsen. Inför 2014 års val fanns det enligt dåvarande sammankallande i valberedningen exakt lika många kandidater som det fanns lediga platser. Att det finns ett behov av att på alla möjliga sätt hitta fler kandidater är därmed tydligt. Möjligheterna att öka mångfald och representativitet i styrelsen ökar också om det finns fler kandidater att välja bland. Om det går att hitta fler kandidater genom att förbättra möjligheterna till ersättning är förstås inte självklart, men det bör åtminstone hjälpa en och annan att få möjlighet att kandidera.

3. Den som får betalt kan det också ställas krav på. I fråga om ansvar finns det en stor skillnad mellan sektionsstyrelsen och andra roller i organisationen. Styrelsen styr över inkomster på mer än 100 miljoner och en verksamhet som omfattar ca 70 anställda och 100 000 medlemmar. Det är därför mycket viktigt att ledamöterna deltar och bidrar, och när de får ersättning så sänder man ut en signal om att uppdraget är viktigt.

4. Det finns en reell risk att styrelseledamöter jobbar för mycket och därför inte mår bra. De förväntas ju i många fall samtidigt med styrelserollen klara av ett vanligt arbete eller annan heltidssysselsättning. Ersättningar kan användas för att betala en lugnare vardag, t.ex. genom att köpa hushållstjänster. En annan möjligheter, som återkommer nedan, är att gå ner i arbetstid.

Vilka kostnader drabbar en styrelseledamot?

Vad innebär det egentligen att något kostar? Vad är det som kostar för styrelseledamoten och som behöver ersättas? Hittills har Amnesty nöjt sig med att definiera kostnad som inkomst.

Men det finns helt uppenbart även andra kostnader, varav några bara indirekt handlar om inkomst. Exempelvis kan en student som sköter sina studier sämre på grund av Amnestyuppdrag få ett framtida inkomstbortfall av uppdraget. (Fast samtidigt så kan det för exempelvis någon som studerar statsvetenskap vara positivt att ha ett styrelseuppdrag från Amnesty i sitt CV vid framtida jobbsökande. I det fallet innebär uppdraget kanske till och med en vinst). Man kan också mena att kostnad inte alls handlar om inkomst, utan vi kan använda kostnadsbegreppet på helt andra sätt. Vad skulle exempelvis en styrelseledamot vara beredd att betala för att få en ledig helg i stället för en helg fylld av arbete, även om det är spännande Amnestyarbete? Kanske kan denna summa sägas vara kostnaden som ledamoten ”betalar” för styrelsehelgen?

En så pass vid tolkning faller dock utanför syftet med den här utredningen. Och här finns ändå gott om svåra avvägningar. Vad händer exempelvis om en ledamot frivilligt ökar kostnaden mer än vad som uttryckligen krävs, t.ex. genom att gå ner i arbetstid? När ordföranden lägger 20 timmar/vecka (vilket utredningar funnit) och för att klara detta drar ner på sin arbetstid med en dag/vecka, är det då rimligt att säga att denna arbetstid är grund för förlorad arbetsinkomst? Ett annat och liknande exempel är en student som går ner från heltidsstudier till studier med mindre omfattning. Och borde t.ex. en sjuksköterska som ibland jobbar under helger få ersättning för att behöva avsäga sig sitt arbetspass för att kunna gå på styrelsemöte? Hur gör vi med en kandidat som tackar nej till ett uppdrag i en annan, arvoderad styrelse för att få vara med i Amnestys styrelse – då har vi väl ett tydligt inkomstbortfall?

Pensionärer är en grupp där det finns en del som har lägre inkomster och som kanske därför kunde ha lite större nytta än vanligt av att få ersättning för styrelseuppdraget. Men dessvärre är det nog svårt att hävda att deras inkomster minskar på grund av uppdraget. Det skulle i så fall vara eftersom de även har andra uppdrag – där de får betalt.

Slutsatsen är att de flesta visserligen på ett eller annat sätt kan hävda att det innebär en kostnad att vara styrelseledamot. Nu är dock den här utredningen bunden vid att ersätta bara vissa typer av dessa kostnader, vilket gör att vissa kommer gynnas och andra missgynnas.

Begränsningar i dagens system

Det finns idag relativt stora begränsningar i ledamöters möjlighet att ta ut ersättning för inkomstbortfall och andra kostnader. Här är en rad begränsande faktorer:
- Det är få dagar som omfattas, eftersom huvuddelen av styrelsearbetet förlagts på tidpunkter då de flesta inte arbetar.
- Ersättningen gäller enligt praxis (men dock inte uttryckligen i riktlinjerna) bara vissa typer av styrelsearbete, i praktiken möten som ligger på dagtid under vardagar. Däremot gäller det exempelvis inte annat arbete som görs på dagtid under vardagar.
- Ersättningen omfattar endast de som har en inkomst som är beroende av närvaro vid en viss tidpunkt, vilket utesluter t.ex. studenter och de som har oreglerad arbetstid.
- Ersättningen omfattar sannolikt (men detta är inte prövat, så vitt känt) bara de som har arbeten med fast arbetstid, alltså inte de som har arbetspass som varierar. Det skulle exempelvis kunna röra en student som extrajobbar eller någon som är anställd i vården.
- Ersättningen kan bara tas ut av dem som har en arbetsgivare som tycker att tjänstledigt utan lön är ok. Många arbetsgivare ser nog hellre att ledamoten tar ut semester, och då blir det inget inkomstbortfall.
- Det går att få betalt för barnvakt men enligt dagens riktlinjer får inte familjemedlemmar eller minderåriga anlitas. Särskilt regeln om familjemedlemmar gör det nog ganska osannolikt att denna möjlighet någonsin kommer utnyttjas, och den har under de år den funnits heller aldrig använts.

Dessa begränsningar gör att de som kan utnyttja ersättningen för förlorad arbetsinkomst är vissa anställda och de som har eget företag. Resultatet är att det under 2014 var fyra personer som utnyttjade möjligheten till ersättning vid något tillfälle. Vid årsmötet 2014 var det exempelvis bara två personer ur styrelsen som tog ut ersättning. De hinder som finns för att ta ut ersättning riskerar att skapa en kultur där man inte tar ut ersättning – vilket i sin tur gör det ännu svårare för de få för vilka det är viktigt att kunna ta ut ersättning.

Idag är den maximala ersättningen 3 procent av prisprisbasbelopp vilket motsvarar 1335 kr/dag under 2015. Är det en rimlig summa? Det finns inget exakt sätt att räkna om till heltidslön, men en överslagsräkning är att ersättningen motsvarar runt 28 000 kr per månad före skatt för ett heltidsarbete. Det här kan till exempel jämföras med medelinkomsten i Sverige som enligt SCB under 2013 var mellan ca 23 000 och 26 000 kr, beroende på hur man räknar. Vi har inte undersökt vilka löner styrelseledamöterna har, men det finns flera som med denna nivå bör få ett inkomstbortfall även då de begärt ut ersättning.

Internationellt

Hur gör den internationella styrelsen? ICM 2011 fattade beslut om detta, och då med utgångspunkten att man ville öka mångfalden i styrelsen och minska barriärer för att kunna kandidera till internationella styrelsen. Ledamöterna får enligt beslutet förutom ersättning för direkta kostnader även ersättning för inkomstbortfall i max 20 dagar per år om en summa på max 2000 pund per år (ca 26 000 kr), eller max 250 pund per dag (en överslagsuträkning säger att detta motsvarar ca 65 000 kr/mån). Dessa summor har senare räknats upp med inflation. I jämförelse med den svenska ersättningen så är den maximala dagsersättningen alltså högre, men den maximala ersättningen per år gör att det ändå totalt handlar om en ganska liten summa. Det är Finance and Audit Committe, som består av förtroendevalda, som står för övervakningen av det hela och eventuella diskussioner om ersättningar sköts av en särskild Payment Committee.

Konkreta möjligheter

Det finns en del möjligheter till utvidgad användning av ersättningar:

1. Ersättning för annat än bara möten. I dagens riktlinjer står det att det ges ersättning för ”möten och uppdrag”, och hur detta ska tolkas är oklart. Det vore kanske möjligt att definiera ”uppdrag” närmare men oavsett hur man gör detta skulle det innebära att man prioriterar vissa typer av styrelseuppgifter över andra. Alternativt så säger man att det bara handlar om möten, men detta verkar betyda att möten på något sätt är viktigare än annat arbete i styrelsen alternativt att man inte riktigt litar på att ledamöterna själva kan avgöra vad som är nödvändiga uppgifter och inte att utföra under arbetstid. Slutsatsen blir därför att ledamoten själv bör få bestämma och sedan kan det införas möjligheter att bedöma detta – se nedan!  

2. Möjlighet att få ersättning då man tackar nej till arbetspass. Detta är kanske självklart men det sägs inte i dagens riktlinjer. Ett frågetecken här är om det är rimligt att kräva intyg från arbetsgivaren.

3. Möjlighet till ersättning då man går ner i arbetstid eller minskar studietakt. Detta är det förslag i utredningen som faktiskt skulle kunna göra en skillnad, både i fråga om att undvika att ledamöter jobbar för mycket och för att möjliggöra för fler att kandidera. Samtidigt är detta också det förslag som skulle kunna kosta en del. En möjlighet är därför att införa någon slags broms så att det införs ett maxbelopp per år och att ledamoten till exempel inte får hela inkomstbortfallet ersatt utan bara 90 procent eller någon annan andel. En annan möjlighet är att specificera att det bara är t.ex. ordförande och kassör som kan be om denna typ av ersättning.

4. Barnvaktspeng. Ett annat förslag är att betala ett förutbestämt maximalt belopp för barnvakter och inte ställa några krav på vilka de är. Detta skulle även kunna betalas på helger. I kombination med en automatiserad utbetalning (se nedan) blir det då lite enklare för de som har barn att motivera styrelseuppdraget för sin familj.

Rutinerna kring ersättningar kan också förenklas:

1. Automatisk ersättning. Låt ledamöterna i början av styrelseåret få en enkät där de tillfrågas om de har arbete, vilken lön de har, om de har möjlighet till tjänstledighet utan lön, bankkontonummer samt om de tänker anlita barnvakt till eventuella barn. Därefter sker det automatiskt betalning om inte ledamöterna motsätter sig det.

2. Förenklad ersättning. Idag behöver ledamöterna lämna specifikation från arbetsgivaren på att inkomstbortfallet existerar. Så länge som det handlar om mindre summor borde detta dock inte behövas, utan e-post till styrelsesekreteraren om vilket datum det handlar om kunde räcka.

3. Bättre information till ledamöterna. Det bör införas en rutin som gör att nya ledamöter får riktlinjerna redan inför sitt första styrelsemöte.

Förslag på ytterligare förändringar

1. Meningsskiljaktigheter

Idag är det styrelsesekreteraren som behöver flagga för styrelsen om det inkommer en förfrågan om ersättning som inte uppenbart är korrekt. Detta har hänt vid åtminstone ett tillfälle, och det blev då en diskussion i styrelsen om huruvida ersättningsgrunden var rimlig eller inte. Är detta rätt sätt att göra det på? Om ersättningarna ligger kvar på samma nivå som idag så behövs det nog inget mer formaliserat sätt, men om det sker någon större utvidgning så kan det behövas en kontrollmekanism.

Ett alternativ vore då att skapa en särskild kommitté, som det finns på internationellt håll. Detta innebär dock en ökad byråkrati, och sannolikt skulle kommittén ha ganska lite att göra. Ett annat alternativ är att använda ett existerande organ, som till exempel Granskningskommittén. Dessa skulle i så fall kunna få ett tillägg i sina riktlinjer där det står att granskning av ersättningar ska vara en stående punkt i deras rapporter, och styrelsen kan välja att hänvisa avvägningar till dem för råd. I slutänden är det sedan, som alltid, årsmötet som avgör om styrelseledamöterna har skött sig.

2. Nivån

Ett alternativ, om man inte vill ersätta för mycket, är att ersätta procenttal av prisbasbelopp med ett maxbelopp per dag och totalt över året. Ett annat alternativ är att bara ersätta t.ex. 90 % av lönen, för att undvika missbruk av ersättningen. Då kanske också maxbeloppet kan höjas utan att det känns problematiskt.

3. Vilka omfattas?

I beslutet från årsmötet 2014 talas det om ersättning för förtroendevalda, vilket skulle kunna omfatta fler än sektionsstyrelsen. Även existerande riktlinjer om kostnadsersättning från 2012 talar om förtroendevalda, och inte specifikt om sektionsstyrelsen. Detta bör ändras i uppdaterade riktlinjer för att slippa missförstånd.

Vad utmynnar detta i?

Ändrade riktlinjer

Alla förslag som nämns här ovanför innebär en förändring eller precisering av nuvarande riktlinjer. Om styrelsen väljer att gå vidare med några av förändringarna bör de alltså även ge sekretariatet i uppdrag att revidera dessa.

Motion till årsmöte?

Behövs det en motion? Några av förändringarna som föreslås här är så pass små att det inte bör krävas någon motion. Om styrelseledamöter får möjlighet att gå ner i arbetstid eller studietakt så kanske det däremot kan finnas skäl till en motion.