Punkt: 5.1 Sekretess och transparens Underlag till styrelsemöte 12-13 juni 2021

Till: Styrelsen

Från: Planeringsutskottet

Datum: 2021-05-28

Punkt: 5.1 Sekretess och transparens 

BESLUTSUNDERLAG

Bakgrund

Bilagor

Bilaga 1: Underlag till styrelsens aprilmöte “Punkt 5.1 sekretess och transparens” 

Bilaga 2: Förslag till sekretessförbindelse för förtroendeorgan

På styrelsens februarimöte 2021 förde styrelsen en diskussion om principer kopplade till jäv och sekretess. Styrelsen beslutade att ge sekretariatet i uppdrag att ta fram förslag på sekretessförbindelse för Amnesty Sveriges förtroendeorgan. 

Till styrelsens aprilmöte lade planeringsutskottet fram ett underlag om sekretess och transparens, med förslag som skulle föranleda förändringar i arbetssätt och rutiner kopplade till styrelsearbetet. 

Styrelsen diskuterade planeringsutskottets förslag, samt förslaget till sekretessförbindelse. 

Styrelsen framförde inga ändringsförslag gällande de underlag som förelåg. 

Styrelsen föreslås besluta

att införa en sekretessförbindelse för styrelsen i enlighet med föreslagen sekretessförbindelse för förtroendeorgan;

att följande skrivning under punkt 14 i Styrelsens arbetsordning stryks:
“Styrelsemöten är öppna för alla medlemmar, dock utan yttranderätt. Styrelsens kalendarium och dagordning ska hållas lätt tillgängliga för medlemmarna, som rekommenderas anmäla sin önskan om deltagande i förväg.”;

att skrivningarna under punkt 24 i Styrelsens arbetsordning ändras till följande: 

“Öppenhet och transparens utgör vägledande principer för svenska sektionen. Inom sekretariatet och styrelsen hanteras dock en del känslig information som av olika skäl är olämplig att sprida utanför en begränsad krets. Det kan till exempel vara av hänsyn till enskilds personliga integritet eller röra information om organisationens kampanjstrategier eller sårbarhet. Inom svenska sektionen hanteras information av extern natur, sekretariatsintern natur och styrelseintern natur. 

Extern information är sådan information som är tillgänglig för alla som efterfrågar den, oavsett om de är medlemmar i Amnesty eller inte. Exempel på detta är information som publiceras på amnesty.se, i sociala medier, på medlemssidorna och i nyhetsbrev. 

Sekretariatsintern information är endast tillgänglig för anställda och frivilliga på sektionens sekretariat, samt för styrelsen och granskningskommittén vid förfrågan. 

Styrelseintern information är normalt endast tillgänglig för medlemmar i styrelsen, granskningskommittén och eventuella personer adjungerade till styrelsen. 

Styrelsens agenda och protokoll från styrelsens möten publiceras på Amnesty Sveriges medlemssidor. Styrelsen kan vid behov utsträcka behörigheten att ta del av styrelseintern information av olika slag till andra personer eller kommittéer, såsom Amnestys internationella kommitté. Medlemmar i styrelsen får inte förmedla information enligt ovan till obehörig. Det gäller även efter att förtroendeuppdraget inom Amnesty Sverige avslutats.