Decembermötet 2020 Protokoll från 10 december 2020

Signerat protokoll styrelsens möte 10 december 2020

 

Signerat protokoll extrainsatt styrelsemöte 16 december 2020

 

PROTOKOLL FÖRT VID MÖTE MED STYRELSEN AV SVENSKA SEKTIONEN AV AMNESTY INTERNATIONAL 10 DECEMBER 2020

 

Tid: 10 december, kl 17.30-20.00

Plats: Videokonferens

Ordförande: Parul Sharma

Vice mötesordförande: Anna Fairbrass

Justerare: Ulrika Westerlund

 

Närvarande

Parul Sharma, ordförande

Anna Fairbrass

Anna Tibblin

Clara Gustafsson

Malgorzata Gosia Håkansson

Michael Falk

Ulrika Westerlund

Mehjar Azzouz, suppleant

Tuija Geelnard, suppleant

Beatrice Schönning, personalrepresentant 

Madelaine Seidlitz, personalrepresentant 

 

Sekretariatet

Anna Johansson, biträdande generalsekreterare

Lena Arvidson, avdelningschef (§59-62)

Sofia Fjellestad, avdelningschef 

Elisabeth Lundgren, förändringsledare (§61) 

Lina Jakobsson, organisationsutvecklare

 

 

 

§ 50. 2020 [punkt 2] 2020 MÖTET ÖPPNAS

Parul Sharma förklarar mötet öppnat.

 

 

§ 51. 2020 [punkt 2.1] FASTSTÄLLANDE AV DAGORDNINGEN

 

Styrelsen beslutar

 

att stryka arbetsgivarpunkten och generalsekreterarens rapport, att sammanföra frågan om omorganisationen som skulle varit under arbetsgivarpunkten och punkt fyra “information om pågående budgetarbete”, samt att med med dessa ändringar anta dagordningen. 

 

 

§ 52. 2020 [punkt 2.2] PROTOKOLL FRÅN KONSTITUERANDE MÖTE 3 OKTOBER 2020

Styrelsen går igenom protokollet från styrelsens konstituerande möte den 3 oktober 2020. 

Styrelsen lägger protokollet till handlingarna.

 

 

§ 53. 2020 [punkt 2.3] PROTOKOLL FRÅN STYRELSENS MÖTE 17-18 OKTOBER 2020

Styrelsen går igenom protokollet från styrelsens möte den 17-18 oktober 2020. 

Styrelsen lägger protokollet till handlingarna.

§ 54. 2020 [punkt 2.4] PROTOKOLL FRÅN PC-BESLUT 4 NOVEMBER 2020

Styrelsen går igenom protokollet från styrelsens beslut per capsulam den 4 november 2020. 

Styrelsen lägger protokollet till handlingarna.

 

 

§ 55. 2020 [punkt 2.5] PROTOKOLL FRÅN STYRELSENS MÖTE 12 NOVEMBER 2020

Styrelsen går igenom protokollet från styrelsens extrainsatta styrelsemöte den 12 november 2020. 

Styrelsen lägger protokollet till handlingarna.

 

 

§ 56. 2020 [punkt 2.6] UPPFÖLJNING AV ÖPPNA BESLUT

Lina Jakobsson föredrar och går igenom de beslut som föreslås stängas. 

 

Styrelsens påpekar att gällande beslut “§ 60. UPPFÖLJNING ÅRSMÖTESBESLUT 2019

§ 49. Motion: Om engelskspråkigt arbetsmaterial” så har styrelsen bett om att få den uppdaterade implementeringsplanen, ett önskemål som kvarstår. Styrelsen beslutar dock att stänga beslutet då det har stängts av årsmötet 2020.

 

Styrelsen påpekar att gällande beslut “§ 215. 2020 [punkt 9] ÖVRIGA FRÅGOR: Diskriminering och rasism” så är det oklart om den sista att-satsen om kommunikation till medarbetare på sekretariatet har genomförts fullt ut. Styrelsen beslutar att hålla beslutet öppet för att möjliggöra en bättre återrapportering på den sista att-satsen. 

 

Styrelsen lägger uppföljningen av öppna beslut till handlingarna. 

 

 

§ 57. 2020 [punkt 3.2] FORMAT FÖR GENERALSEKRETERARENS RAPPORT

Parul Sharma föredrar och framför att styrelsen har behov av en stående, skriftlig rapport från generalsekreteraren till styrelsens möten. Parul Sharma framför vidare att styrelsen har definierat ämnesområden som bör inkluderas i en sådan rapportmall. 

 

Styrelsen beslutar

 

att ge sekretariatet i uppdrag att inkludera en skriftlig rapport från generalsekreteraren i utskick inför styrelsemöten, samt att rapporten ska länkas till dagordningen på medlemssidorna.

 

 

§ 58. 2020 [punkt 3.3] ÖVRIGA RAPPORTER FRÅN KONTAKTPERSONER/UTSKOTT 

Utskotten och kontaktpersoner återrapporterar sitt arbete sedan styrelsens oktobermöte. 

 

 

§ 59. 2020 [punkt 4] INFORMATION OM PÅGÅENDE BUDGETARBETE OCH OMORGANISATIONEN

Lena Arvidson går igenom budgeten kopplad till omorganisationen och budgetdirektivet från styrelsens oktobermöte. Anna Johansson, Lena Arvidson och Sofia Fjellestad presenterar förslaget till ny organisationsstruktur. 

 

Styrelsen diskuterar förslaget och framför att dragningarna gjorde förslaget tydligare och besvarade styrelsens frågor om ekonomin. 

Styrelsen framför vidare att styrelsen vill se en annan roll för generalsekreteraren än den roll som presenteras i förslaget, vilket kan få implikationer även för rollen som biträdande generalsekreterare.

styrelsen beslutar

 

att ge ledningsgruppen i uppdrag att gå vidare med omorganisationen, med reservation för en förändrad roll för generalsekreteraren och biträdande generalsekreterare.

 

att tillsätta en arbetsgrupp bestående av representanter från styrelsen, samt Anna Johansson och eventuellt fler från ledningsgruppen, som har i uppdrag att ta fram ett förslag till uppdrag för TF generalsekreterare och framtida generalsekreterare; 

 

 

§ 60. 2020 [punkt 5] ÅTERRAPPORTERING OM ÖVERSYN AV LEDNINGSGRUPPENS KOMPETENS OCH PERSPEKTIV

Elisabeth Lundgren föredrar.

Ledningsgruppen har gått igenom översyn av ledningsgruppens kompetens och perspektiv och klustrat frågeställningar, rekommendationer, samt lagt till ledningsgruppens kommentarer och förslag till hantering av rekommendationerna. 

 

Styrelsen framför att styrelsen är positiv till hur ledningsgruppen har processat översynen och kopplat den till situationen på sekretariatet, samt att styrelsen anser att den analys som ledningsgruppen gjort av vad som kommer att krävas planerings- och budgetmässigt framöver är tydlig. Styrelsen framför också att det behöver vara ett långsiktigt arbete att förändra homogeniteten på sekretariatet, inklusive i ledningsgruppen, och att ledningsgruppen har styrelsens stöd i den hantering som föreslås. 

 

Styrelsen tackar för rapporten och lägger den till handlingarna. 

 

 

§ 61. 2020 [punkt 6-8] FRÅGOR PÅ DAGORDNINGEN SOM BORDLÄGGS TILL EXTRAINSATT  STYRELSEMÖTE DEN 16/12 2020.

Styrelsen bordlägger följande frågor till ett senare styrelsemöte: 

 

Punkt 6. INFÖR ÅRSMÖTET 2021 

6.1 Utvärdering av årsmötet 2020(Rapport) (bilaga 5.1)

6.2 Återrapportering gällande årsmötesmotion (2019) om att se över vad som krävs tekniskt och resursmässigt för engelskspråkig webbplats(beslut) (bilaga 5.2)

6.3 Styrelsens förslag till årsmötet (beredning) (bilaga 5.3)

 

Punkt 7. STYRDOKUMENT

7.1 Ramverk för styrdokument (beslut) (bilaga 6.1)

7.2 Policy för IT- och informationssäkerhet (beslut) (bilaga 6.2)

 

 

§ 62. 2020 [punkt 8] MÖTET AVSLUTAS

Parul Sharma avslutar mötet. 

 

Parul Sharma

Ordförande

 

Anna Fairbrass

Vice ordförande

 

Ulrika Westerlund

Ledamot

 

Lina Jakobsson

Sekreterare

 

 

 

Bilaga 1

 

§ 56. 2020 [punkt 2.6] UPPFÖLJNING ÖPPNA BESLUT - BESLUT SOM STÄNGS

 

§ 158. FORMEN FÖR PLANERINGSSYSTEMET

att uppdra åt sekretariatet att löpande under 2018-2020 utveckla systemet i enlighet med underlaget;  

att uppdra åt sekretariatet att inkludera information om planeringssystemet i introduktionen av nya styrelseledamöter.

 

§ 36. PLANERINGSFÖRUTSÄTTNINGAR INFÖR 2019 

att om Global Assembly 2018 förlänger den strategiska perioden så gör den svenska sektionen motsvarande förlängning avseende nationell verksamhetsplan; 

att ge sekretariatet i uppdrag att ta fram ett förslag till satsningar och investeringar för 2019 med en högsta överbudgetering om 15 mkr och presentera detta på styrelsens oktobermöte; 

att beslut om en reservpolicy flyttas till styrelsens decembermöte;

att ge sekretariatet i uppdrag att till styrelsens junimöte 2019 återkomma med en uppdatering och eventuella förslag på hur de resterande pengarna från kapitalöverskottet ska användas;

att den svenska sektionen i första hand prioriterar ett gemensamt arbete med Amnestyfonden för att bidra till den internationella rörelsen under innevarande strategisk period; 

att fortsatta analyser och beslut kring vilka frågor Amnesty i Sverige ska bidra med/lära av den internationella rörelsen integreras som en del i arbetet när vi tar fram vår verksamhetsplan för nästa strategiska period;

att ge sekretariatet i uppdrag att utreda villkoren för lån till AIS och återkomma till styrelsen för beslut. 

 

§ 150. MEDLEMSSIDORNA 

att ge sekretariatet i uppdrag att till styrelsens juni- och decembermöte 2019 samt till styrelsens majmöte 2020 återrapportera hur arbetet med förändringen av medlemssidorna fortskrider.

 

§ 60. UPPFÖLJNING ÅRSMÖTESBESLUT 2019

§ 47. Motion: Om internationellt program mot tortyr

att ge sekretariatet i uppdrag att intensifiera och utveckla arbetet mot tortyr både i Sverige och internationellt, inklusive att utvidga samarbetet med andra MR-organisationer, och till styrelsens februarimöte 2020 återrapportera arbetet mot tortyr.

 

§ 60. UPPFÖLJNING ÅRSMÖTESBESLUT 2019

§ 48. Motion: Om arbetet mot dödsstraff 

att ge sekretariatet i uppdrag att intensifiera och utveckla arbetet mot dödsstraff både i Sverige och internationellt, inklusive att utvidga samarbetet med andra MR-organisationer, och till styrelsens februarimöte 2020 återrapportera arbetet mot dödsstraff.

 

  

§ 60. UPPFÖLJNING ÅRSMÖTESBESLUT 2019

§ 49. Motion: Om engelskspråkigt arbetsmaterial  

att ge sekretariatet i uppdrag att till styrelsens februarimöte 2020 återrapportera en implementeringsplan som integrerar nuvarande riktlinjer för språkanvändning (2008) och riktlinjer för aktivistmaterial på andra språk än svenska (2019). 

 

§ 210. 2020 [punkt 6.1] PLANERINGSFÖRUTSÄTTNINGAR VERKSAMHET

att uppdra sekretariatet att i den fortsatta verksamhetsplaneringen utgå från 

föreslagen övergripande inriktning och huvudmål; 

att uppdra sekretariatet att till styrelsens oktobermöte återkomma med förslag på slutgiltig verksamhetsplan innehållande övergripande inriktning, huvudmål, delmål samt indikatorer för verksamheten 2021.

 

§ 211. 2020 [punkt 6.2] PLANERINGSFÖRUTSÄTTNINGAR 

EKONOMI

att utgångspunkten för budgetarbetet för 2021 är att inte använda sektionens reserv till verksamhetskostnader 2021: 

att sektionens reserv inte får understiga 31 mkr vid utgången 

av 2021;

att uppdra sekretariatet att till styrelsens oktobermöte återkomma med förslag på slutgiltig storlek på reserv, reservanvändning, 

intäktsmål, prognostiserad kostnadsbudget samt ekonomiska nyckeltal för 2021;

att åtgärder för att hantera risker identifierade i riskanalysen systematiskt i ntegreras inom ramen för VP och att styrelsen löpande hålls uppdaterad inför VP 2021.

 

§ 237. 2020 [punkt 8] FÖRSLAG TILL BUDGETRAMAR FÖR VB, GK, BK och VV 

att lägga till ett fysiskt uppstartsmöte i augusti/september till beredningskommitténs budgetramar;

att med denna ändringar anta förslag till budgetramar för valberedningen, granskningskommittén, beredningskommittén och valberedningens valberedning, samt bilägga dessa till direktiven; 

att uppdra åt sekretariatet att utarbeta budgeten för 2021 i enlighet med ovan föreslagna budgetramar för valberedningen, granskningskommittén, beredningskommittén och valberedningens valberedning.

 

§ 242. 2020 [punkt 10] TIDSPLAN STRATEGISK PLAN

att ny strategisk period för svenska sektionen startar 2023;  

att verksamhetsplanen som utvecklas för 2021, även ska omfatta verksamhetsåret 2022 med utrymme för revidering av mål under hösten 2021.

 

§ 27. 2020 [punkt 8] UPPFÖLJNING BESLUT ÅRSMÖTET 2020

Årsmötesbeslut 2020 § 25. Motion: Om reviderade riktlinjer för valberedningen

att ge sekretariatet i uppdrag att revidera riktlinjer för valberedningen i enlighet med 

årsmötets beslut. 

(för reviderade riktlinjer se årsmötesprotokoll.)

 

§ 27. 2020 [punkt 8] UPPFÖLJNING BESLUT ÅRSMÖTET 2020

Årsmötesbeslut 2020 § 26. Förslag: Om stadgeändringar för att skydda 

medlemsdemokratin 

att ge sekretariatet i uppdrag att lägga till en ny punkt 7.3 i sektionens 

stadgar som preciserar förslagsrätten till sektionens årsmöte; 

att korrigera numreringen för resterande punkter under avsnitt sju;

att i punkt 9.2 lägga till “förslagsrätt” 

(för skrivningar i stadgarna se årsmötesprotokoll.) 

 

 

 

PROTOKOLL FÖRT VID EXTRAINSATT MÖTE MED STYRELSEN AV SVENSKA SEKTIONEN AV AMNESTY INTERNATIONAL 16 DECEMBER 2020

 

Tid: 16 december, kl 17.00-17.45

Plats: Videokonferens

Ordförande: Parul Sharma

Vice mötesordförande: Anna Fairbrass

Justerare: Ulrika Westerlund

 

Närvarande

Parul Sharma, ordförande

Anna Fairbrass, vice ordförande

Anna Tibblin

Clara Gustafsson

Malgorzata Gosia Håkansson

Michael Falk

Ulrika Westerlund

Mehjar Azzouz, suppleant

Beatrice Schönning, personalrepresentant 

Madelaine Seidlitz, personalrepresentant 

 

Sekretariatet

Anna Johansson, biträdande generalsekreterare

Lena Arvidson, avdelningschef 

Sofia Fjellestad, avdelningschef (§63-66)

Lina Jakobsson, organisationsutvecklare

 

 

 

§ 63. 2020 [punkt 2] 2020 MÖTET ÖPPNAS

Parul Sharma förklarar mötet öppnat.

 

 

§ 64. 2020 [punkt 2.1] FASTSTÄLLANDE AV DAGORDNINGEN

Styrelsen beslutar

 

att behandla de punkter som styrelsen bordlade på styrelsens decembermöte, det vill säga punkt 6.1-6.3,  punkt 7.1-7.2, samt punkt 8 och att därefter avsluta mötet.  

 

 

§ 65. 2020 [punkt 5.1] UTVÄRDERING AV ÅRSMÖTET 2020  

Lina Jakobsson föredrar utvärderingen från årsmötet 2020. 

 

92 procent av de som svarade på utvärderingen var nöjda med årsmötet i sin helhet. 26 procent deltog på sitt första årsmöte, medan 13 procent hade deltagit i tio eller fler årsmöten. 28 procent som besvarade utvärderingen var 30 år eller yngre, medan 18 procent var 71 år eller äldre. 95 procent ansåg att det var enkelt att ansluta till Zoom och 90 procent tyckte att det var enkelt att förstå och använda funktionerna i Zoom. Motionsberedningen fick bättre betyg än på länge, medan flera upplevde att kandidatutfrågningen fick för lite tid.  

 

Styrelsen diskuterar vikten av att marknadsföra årsmötet, samt vikten av att fortsätta diskutera medlemsdemokratin. 

 

Styrelsen tackar för rapporten och lägger den till handlingarna. 

 

 

§ 66. 2020 [punkt 5.2] ÅTERRAPPORTERING GÄLLANDE ÅRSMÖTESMOTION (2019) OM ATT SE ÖVER VAD SOM KRÄVS TEKNISKT OCH RESURSMÄSSIGT FÖR ENGELSKSPRÅKIG WEBBPLATS

Sofia Fjellestad föredrar rapporten och sekretariatets rekommendationer.

 

Styrelsen ber Mehjar Azzouz att fråga studentrådet vilka statiska delar av amnesty.se de ser som prioriterade att översätta till engelska, som t ex sidan om hur man gör för att bli medlem. 

 

Styrelsen beslutar

 

att rekommendera årsmötet att lägga denna utredning till handlingarna, vilket innebär att Amnesty Sverige inte ska utveckla en egen engelskspråkig hemsida.

 

 

§ 67. 2020 [punkt 5.3] STYRELSENS FÖRSLAG TILL ÅRSMÖTET 

 

  • Förslag om medlemsdemokratin

 

Mehjar Azzouz föredrar och redogör för medlemsutskottets diskussion, samt föreslår att styrelsen på årsmötet 2021 håller ett seminarium om medlemsinflytande med fokus på demokratiformer. 

 

styrelsen beslutar

 

att ge medlemsutskottet i uppdrag att formulera ramar och syfte för ett seminarium om medlemsinflytande och demokratiformer till årsmötet 2021 och att delge sekretariatet dessa.

 

 

§ 68. 2020 [punkt 6.1] RAMVERK FÖR STYRDOKUMENT

Lina Jakobsson föredrar sekretariatets förslag till nytt ramverk för Amnesty Sveriges styrdokument. 

 

Styrelsen framför följande medskick

  • styrelsen vill se en lista med samtliga organisationens styrdokument, samt vilka som skulle påverkas och behöva förändras för att vara förenliga med föreslaget ramverk;

  • styrelsen påpekar att alla styrande dokument såsom t ex budget, styrelsens arbetsordning och direktiv för samtliga utsedda grupper inte ryms inom föreslaget ramverk;

  • Styrelsen påpekar att ansvarsfördelningen i relation till fastställande av styrdokument är otydlig mellan styrelsen och generalsekreteraren; 

  • styrelsen påpekar att det bör vara olika befattningar som ansvarar för att fastställa ett styrdokument respektive att genomföra det som står i styrdokumentet, samt att dokumentansvarig bör vara den part som lägger fram dokumentet till styrelsen för fastställande. 

 

Styrelsen ger sekretariatet i uppdrag att se över ramverket utifrån styrelsens medskick och att återkomma med ett reviderat förslag till ett senare styrelsemöte. 

 

  

§ 69. 2020 [punkt 6.2] POLICY FÖR IT- OCH INFORMATIONSSÄKERHET 

Lena Arvidson föredrar. 

 

Styrelsen påpekar att ansvarsfördelningen vad gäller “fastställd av” och “ansvarig för genomförande” inte följer föreslaget ramverk för styrdokument, samt att styrelsen har haft synpunkter på det föreslagna ramverket, vilket medför att styrelsen inte kan godkänna föreslagen policy för IT- och informationssäkerhet. 

 

Styrelsen framför inga övriga synpunkter gällande innehållet i föreslagen IT- och informationssäkerhetspolicy. 

 

Styrelsen ger sekretariatet i uppdrag att se över ansvaret för faställnadet och genomförandet av policyn utifrån styrelsens medskick och att återkomma med ett reviderat förslag till ett senare styrelsemöte. 

 

 

§ 70. 2020 [punkt 7] ÖVRIGA FRÅGOR

Det föreligger inga övriga frågor till mötet. 

 

 

§ 71. 2020 [punkt 8] MÖTET AVSLUTAS

Parul Sharma avslutar mötet. 

 

 

Parul Sharma

Ordförande

 

Anna Fairbrass

Vice ordförande

 

Ulrika Westerlund

Ledamot

 

Lina Jakobsson

Sekreterare