Punkt: 4. Uppföljning av fundraisingprojektet Truths & Rights Underlag till styrelsemöte 11 december 2019

Till: Styrelsen

Från: Sekretariatet

Datum: 2019-11-28

Punkt: 4. Uppföljning av fundraisingprojektet Truths & Rights

 

BESLUTSUNDERLAG



Rapportering och avstämning Fundraisingkonsert 2021

 

Bakgrund

Följande beslut fattades på sektionsstyrelsens möte i september: 

 

Styrelsen beslutar

att ge sekretariatet i uppdrag att starta ett projekt med syfte att genomföra en fundraisingkonsert 2021;

att ge sekretariatet i uppdrag att till styrelsens decembermöte 2019 återkomma med förslag på rapportering och avstämningspunkter inklusive avvikelserapportering avseende konsertprojektet 2021.

 

Modell för styrelsens uppföljning av fundraisingprojektet “Fundraisingkonsert”

När styrelsen önskar tillsätta en grupp för att specifikt följa ett område/fråga/verksamhet finns två alternativ; utskott och särskild uppdragsgrupp. För utskott gäller följande: 

 

“Ledamöternas uppdrag inom utskotten är att

  1. tänka visionärt och strategiskt inom aktuellt arbetsområde;

  2. lyfta eventuella behov av frågor för bredare diskussion inom styrelsen till ordföranden;

  3. diskutera det specifika arbetsområdet inför styrelsemöten om frågan är aktuell;

  4. vara “bollplank” till sekretariatet om så är delegerat av ordförande eller styrelsen.”

 

Då projektet tills stor del är planerat krävs inte att styrelsen tänker visionärt och strategiskt. Inte heller krävs bredare diskussioner inom styrelsen, då det är ett projekt som ska följas på operativ nivå. Syftet med den form som sekretariatet föreslår syftar till uppföljning och ökad insyn, varför en särskild uppdragsgrupp är en bättre form än utskott. 

 

I styrelsens arbetsordning beskrivs möjligheten att utse tidsbegränsade grupper för särskilda områden:

19.  Särskilda uppdragsgrupper

Styrelsen utser tidsbegränsade uppdragsgrupper, arbetsgrupper och enskilda personer ansvariga för särskilda områden. Där det är lämpligt söker styrelsen utanför styrelsen för att säkerställa erforderlig kompetens och utveckling av medlemmarna. När så är relevant, ska uppdragsgruppen tillsättas utifrån styrelsens antagna riktlinjer för tillsättandet av uppdragsgrupper. Generalsekreterarens eventuella ansvar i relation till  uppdragsgrupper och arbetsgrupper som styrelsen utser ska tydligt definieras i varje enskilt fall.

 

Sekretariatet föreslår att styrelsen inom sig tillsätter en tidsbegränsad uppdragsgrupp alt en enskild person, som följer projektet på en mer fördjupad nivå mellan styrelsemötena. Syftet med uppdragsgruppen/utsedd person är att styrelsen genom denna ges möjlighet till ökad insyn i projektet för att kunna följa upp kritiska frågor gällande verksamhet och ekonomi. Önskemål är att den/de personer styrelsen utser, kommer ingå i styrelsen även efter årsmötet 2020, för att säkerställa kontinuitet. 

 

Ingen förändring görs i delegation, dvs vad som stadgas i Roll- och ansvarsfördelning mellan styrelse och generalsekretare gäller även för projektet “Truths and Rights”. På sekretariatet delegerar generalsekreteraren rapporteringsansvaret till styrgruppen för projektet, som består av sekretariatets tre avdelningschefer. 

 

Former för uppföljning av projektet

  • Projektets styrgrupp och styrelsens utsedda person/grupp utvecklar tillsammans en plan för frekvens för uppföljning utifrån projektplanen, samt vilka områden/nyckelfrågor som uppföljningen ska fokusera på. Att styrgrupp och styrelsens utsedda person/grupp enas om innehåll och frekvens på uppföljning är högsta prio i början av 2020. Sekretariatets löpande rapportering till utsedd grupp/person är i första hand muntlig. 

  • Vid avvikelser från projektplan ansvarar projektets styrgrupp för att styrelsens utsedda grupp får en skriftlig avvikelserapport med information om avvikelsen, vad som gjorts för att förebygga avvikelsen och vilka åtgärder som tagits.

  • I samband med tertialrapportering samt rapporter från styrelsens utskott och kontaktpersoner ges styrelsen en rapportering om projektets utveckling. I samband med Go/No Go-besluten i juni och december 2020, ges styrelsen en fördjupad presentation av Go/No Go-beslutsunderlaget. Däremellan kan styrelsens utsedda person/grupp välja att informera styrelsen om särskilda delar av projektet.  

 

 

OBS! Tidsplanen utvecklas löpande, varför det finns verksamheter och aktiviteter som ännu ej är tidssatta. 



Styrelsen föreslås besluta

 

att inom sig tillsätta en uppdragsgrupp/en enskild person, som består av namn vars uppdrag är att följa projektet Truths and Rights och återrapportera till styrelsens möten under projektets gång.