Protokoll majmötet 2011 Protokoll från 1-2 maj 2011

PROTOKOLL FÖR MÖTE MED SVENSKA SEKTIONENS STYRELSE

Tid: 5-6 maj 2011
Plats: Göteborgskontoret, Chalmers Tvärgata 8, Göteborg
Ordförande: Anna Nilsdotter
Vice mötesordförande: Michael Falk
Justerare: Maria Eklund

Närvarande

Ledamöter
Christer Arnrup
Maria Eklund
Michael Falk
Sofia Halth
Lisbeth Kohls
Anton Lidström
Anna Nilsdotter
Lars Olsson
Madelaine Seidlitz (personalrepresentant, § 157-169, § 171-174)

Sekretariatet
Lise Bergh (§ 157-169, § 171-174)
Fredrik Kron (§ 171-174)
Hannah Laustiola (§ 157-169, § 171-174)

Frånvarande
Magnus Leivik
Marie Norling
Sara Ångström (personalrepresentant)


§ 157 Mötet öppnas

Michael Falk öppnar mötet.


§ 158 Fastställande av dagordningen

Beslut

att fastställa dagordningen.


§ 159 Protokoll från möte med sektionens styrelse den 19-20 mars 2011

Michael Falk påpekar att det blivit ett syftningsfel i § 141, om hans relation till BDO. Han önskar därför förtydliga att han visste att BDO var kunder till honom men inte att de var Amnestys revisorer.

Beslut

att lägga protokollet till handlingarna med nämnda förtydligande.


§ 160 Uppföljning av öppna beslut

Styrelsen går igenom listan med öppna beslut och stryker de som är åtgärdade.


§ 161 Utvärdering av förra styrelsemötet

Styrelsen går igenom utvärderingen från föregående möte. Tekniken kring ifyllandet av utvärderingen har gått bättre än tidigare men fortfarande kvarstår tekniska problem att lösa. Hannah Laustiola meddelar att sekretariatet jobbar för att få fram en ny sorts utvärdering, förhoppningsvis kan en sådan vara klar till septembermötet.


§ 162 Rapport om per capsulambeslut

Följande beslut har fattats per capsulam sedan styrelsens marsmöte 2011:

28 mars

Beslut

att godkänna förslaget till beredningsgrupper för årsmötet 2011.


24 april

Beslut

att anta policyn för anställningsvillkor och lön till ledande befattningshavare.


POLICY FÖR ANSTÄLLNINGSVILLKOR OCH LÖN TILL LEDANDE BEFATTNINGSHAVARE

Ledande befattningshavare i Amnesty, svenska sektionen är generalsekreteraren och avdelningscheferna för Opinion & Påverkan, Kommunikation & Fundraising och Resurser & Organisation.

Generalsekreteraren har ett tidsbestämt förordnande med möjlighet till förlängning.

Generalsekreterarens lön beslutas av styrelsen.

Avdelningschefernas lön beslutas av generalsekreteraren enligt gällande kollektivavtal och lönepolicy.

Lönerevisioner sker årligen vid den tidpunkt som anges i kollektivavtalet och gäller för samma tid som anges i kollektivavtalet.

Övertidsersättning utgår inte.

Pensioner följer kollektivavtalet.

Endast fast ersättning tillämpas.

Ersättning till generalsekreteraren redovisas i årsredovisning och på www.amnesty.se


1 maj 2011

Beslut

att godkänna kodrapporten till FRII för 2011.

1 maj 2011

Beslut

att anta planen för svenska sektionens arbete med abortfrågan fram till ICM 2013 .


§ 163 Rapport från sekretariatet

Lise Bergh lyfter några höjdpunkter från sekretariatets rapport om det arbete som bedrivits sedan styrelsens marsmöte. Det nordiska samarbetet har blivit tätare, nu senast med ett möte mellan de nordiska sektionernas aktivism- och kampanjanställda som den svenska sektionen stod värd för liksom ett möte mellan de nordiska sektionernas generalsekreterare. Hon meddelar också att Amnesty fått ett nytt telefonnummer med talsvar som dirigerar telefontrafiken i tre riktningar och möjliggör längre öppettider för medlemsservice. I och med det upphör vi att kommunicera ut det gamla telefonnumret som dock kommer att finnas kvar. Lise Bergh berättar även att Angelägetfestivalen under våren har introducerat ett nytt koncept, ”The A-day” med filmvisning om mänskliga rättigheter och workshops för gymnasieungdomar, som hittills fallit mycket väl ut.


§ 164 Rapport från styrelsemedlemmar

Styrelsemedlemmarna går igenom vad de gjort sedan senaste mötet.


§ 165 Rapport från Amnestys Internationella Kommitté (AIK)

Sofia Halth meddelar att AIK:s arbete främst handlat om ICM-förberedelser, att sammanfatta resolutioner, konsultation om jämställdhetsarbetet internationellt och arbetet internationellt med framtagandet av en s k Gender Action Plan.


§ 166 Rapport från Amnestyfonden

Christer Arnrup lämnar en rapport från Amnestyfondens senaste styrelsemöte. På mötet hade Fonden besök av Francois Patuel, som är biståndskoordinator på IS. Han har under det gångna året arbetat med att kartlägga Amnestys bistånd beträffande vilka resurser som finns för detta inom rörelsen och hur de används samt att koordinera de biståndsgivande sektionerna med varandra och med teamen på IS.

Även Fondstyrelsen ägnade sig åt diverse förberedelser inför årsmötet. Amnestyfonden anordna ett seminarium då de berättar om Fondens verksamhet.

Vidare beviljade Fonden ett antal ansökningar, bl.a. till en organisation som arbetar med ursprungsbefolkningens landrättigheter i Guatemala, till en organisation som arbetar med dokumentation av MR-kränkningar i Filippinerna samt till en person som bedriver en rättsprocess i Ryssland efter att han olovligen fängslats.

Gunilla Odin, ordinarie fondsekreterare, återvänder till sin tjänst denna sommar.


§ 167 Rapport från Chairs Forum

Anna Nilsdotter rapporterar från Chairs Forum (CF). Hon har skickat ut en informell rapport till styrelsen tidigare men det kommer även en officiell rapport från IS så småningom. På mötet hölls bland annat en frågestund med den internationella styrelsen (IEC) då en del frågor om utbetalningarna till Khan och Gilmore kom upp, se mer om det under nästa punkt. Anna Nilsdotter ställde ett antal frågor till IEC om vad de tyckte om att ta fram globala riktlinjer i personalfrågor. IEC var tveksamma men ansåg att det eventuellt var en bra idé att ta upp framöver. IEC har hittills tillsatt en grupp som ska ta fram direktiven för den grupp som sedan ska genomföra utredningen. Anna Nilsdotter menar att svenska styrelsen skulle kunna driva på framöver om utredningen inte säger något om globala riktlinjer och IEC inte tar initiativ i frågan.

I övrigt meddelade den internationella kassören att alla sektioner måste inkludera samtliga juridiska enheter som är en del av sektionen i den egna ekonomiska redovisningen, ifall enhetens omsättning är betydande. Idag gör alla juridiska enheter inom den svenska sektionen en egen redovisning men dessa är inte inkluderade i sektionens årsredovisning. Kassör Maria Eklund tillägger att förhoppningsvis kan vi tolka det så att det endast är grupper som har en omsättning på över 50 000 kr som vi måste inkludera i sektionens redovisning och att det därmed inte borde bli svårt då sektionen inte har något stort antal grupper med så hög omsättning.


§ 168 Utbetalningar Khan och Gilmore

Lise Bergh redogör för de åtgärder som sekretariatet vidtagit samt de reaktioner och konsekvenser som följt i samband med att information om utbetalningarna till Irene Khan och Kate Gilmore kom ut i svensk media. Många åtgärder har vidtagits och krishanteringen har fungerat bra. Det var till att börja med en mycket intensiv fas men sekretariatet upplever att ”frågan dog” efter att den hanterats med fullständig transparens. Uppskattningsvis runt 250 medlemsavhopp härrör från reaktioner på utbetalningarna.

Därefter följer diskussion om styrelsens agerande och fortsatta syn på situationen. Lars Olsson undrar hur svenska sektionens krishanteringsberedskap ser ut överlag och om det finns ett system med parallell krishanteringsorganisation som hanterar kriser om de blir långvariga. Han menar att det kan behövas för att undvika att generalsekreteraren och ordföranden tvingas lämna en stor del av sina andra uppgifter åt sidan medan krishanteringen pågår. Lise Bergh svarar att svenska sektionen tyvärr är för liten för att kunna ha en parallell grupp som sköter kriser utan att samtidigt ha andra arbetsuppgifter och att det därför kommer att fortsätta vara en grupp nyckelpersoner som hanterar kriser av det här slaget.

Lisbeth Kohls anser att det vore bra om nästa styrelse diskuterar hur kriskommunikationen mellan styrelse och sekretariatet ska se ut, så att det finns en plan redo om det uppkommer liknande situationer. Anna Nilsdotter konstaterar att styrelsen jobbat en hel del med riskhantering och att det blir ett viktigt och naturligt steg att driva på den processen även fortsättningsvis. Även hon anser att det är viktigt med en dokumenterad process och påminner om att kommunikation samt ansvarsfördelning mellan styrelse och sekretariat ska vara en del av vår kommande plan för riskhantering, enligt de diskussioner styrelsen hade när processen inleddes. Hon anser vidare att det är viktigt att transparens och riskhantering finns med i nästa handlingsplan, eftersom vi satt upp som ambition att vi ska vara ledande bland ideella organisationer i Sverige i den frågan.

Den närmaste tiden kommer styrelsen publicera ett brev i nästa nummer av Amnesty Press som utkommer den 25 maj. Det finns en uppenbar risk att sektionen tappar fler medlemmar genom det men en bedömning gjordes tidigare och styrelsen kom fram till att det var värt att gå ut till samtliga medlemmar trots det. Styrelsen anser att det stärker förtroendet för organisationen och ger medlemmarna argument för att bättre bemöta andra, medlemmar och icke-medlemmar i bekantskapskretsen såväl som på stan vid aktioner. Efter den internationella utredningen är klar blir ett ytterligare steg att gå vidare med uppdateringar till medlemmarna på interna och externa webben.

Apropå krishantering generellt undrar Sofia Halth om sekretariatet sett någon anledning att agera kring situationen med Postkodlotteriet (PKL) och deras personalresor som media har tagit upp. Hon är inte helt tillfredsställd med det svar från PKL som styrelsen tidigare har delgivits. Sekretariatet svarar att det är viktigt att vara medveten om att PKL inte är en samarbetspartner till Amnesty, utan att Amnesty är en förmånstagare i lotteriet. Däremot har sekretariatet skrivit till PKL och påpekat att deras interna problem spiller över på förmånsorganisationerna och att det därför är viktigt att de tar itu med det. Lise Bergh framhåller att PKL måste ta hänsyn till vad deras förmånsorganisationer tycker eftersom deras affärsidé bygger på att organisationerna finns med.


§ 169 Övriga frågor

Inför styrelsens konstituerande möte den 8 maj

Styrelsen går igenom dagordningen utan synpunkter.


Möteskalender för styrelseåret 2011-2012

Den föreslagna möteskalendern gås igenom men ska beslutas om först på det konstituerande mötet.

Anton Lidström tar upp frågan om att hålla vissa styrelsemöten på distans. Han menar att det kunde vara ett sätt att korta av både mötestiden och resetiden något. Hannah Laustiola påpekar att sekretariatet är i en process att köpa in videokonferenssystem och att det är en fråga som kan bli aktuell att ta upp igen när det systemet finns på plats.


Jäv i förhållande till BDO

Lise Bergh har på uppdrag av styrelsen konsulterat advokatfirman Danowskys för att undersöka om det föreligger jäv med anledning av att sektionens revisionsfirma BDO är kunder till Michael Falks företag. Hon meddelar att advokatfirman ansåg att jäv inte förelåg, men att Michael Falk bör undvika att delta utifall att några beslut fattas av styrelsen rörande BDO. Det är dock årsmötet, inte styrelsen, som fattar beslut om val av revisorer.


§ 170 Utvärdering av styrelseåret [styrelseintern]

Styrelsen utvärderar året som gått under ledning av Anna Nilsdotter.


§ 171 Insamlingsrätt för grupper

Lise Bergh redogör för underlaget. Åtta stycken grupper har ännu inte lämnat in sin ekonomiska redovisning för 2010. Viktigt att notera är att flera av de grupperna har lagt ner under året samt att en av dem ska bli en sektionsgrupp. Därmed kvarstår egentligen bara en grupp som fortfarande är en redovisningsgrupp. Däremot måste styrelsen fatta ett formellt beslut om att frånta samtliga sju grupper sin rätt att bedriva insamling i Amnestys namn. Vidare meddelar Lise Bergh att Örebrodistriktet fortfarande inte har deponerat sina pengar hos sektionen i enlighet med beslutet från föregående styrelsemöte. Sekretariatet bedömer att det främst beror på att det varit svårt att komma i kontakt med dem men har förhoppning om att få in pengarna.

Styrelsen diskuterar kort hur man ska förhålla sig till frågan som var uppe även förra året kring hur rutinerna ska se ut gällande grupper som fråntagits sitt insamlingstillstånd samt hur distrikt som inte inkommer med redovisning ska hanteras.

Beslut

att grupp 37, 75, 77, 61, 86, 90, 132 och 163 förlorar sin rätt att bedriva insamling i Amnestys namn,

att uppdra åt sekretariatet att ta fram riktlinjer för hur insamlingstillstånd för grupper dras in och sedan eventuellt beviljas på nytt, senast till septembermötet 2011,

att uppdra åt sekretariatet att återkomma till styrelseforum med information om hur motsvarande situation hanteras gällande distrikten.


§ 172 Inför årsmötet

Genomgång av årsmötet

Styrelsen går igenom dagordningen för årsmötet inklusive de seminarier som styrelsen ansvarar för.

Diskussion om tillsättningen av diskrimineringsombud följer liksom en genomgång av Granskningskommitténs rapport. Styrelsen går även igenom sin arbetsfördelning och roll vid årsmötet.

Beslut

att utse Hanna Berheim och Kurt Andersson till diskrimineringsombud.


Livesändning

Det framkommer vid mötet att det både inom styrelsen samt i förhållande till sekretariatet har uppfattats olika om livesändningen av årsmötet ska sändas på medlemssidorna eller externt.

Sofia Halth framhåller att det i de tidigare diskussionerna var hennes bestämda uppfattning att styrelsen diskuterade sändningen utifrån att den skulle vara intern. H on anser att styrelsen därmed inte fått tillräckligt underlag angående mervärdet i att sända externt.Vidare menar hon att sekretariatet borde handla efter en sorts försiktighetsprincip, det vill säga hellre sända internt eftersom beslutet är fattat av styrelsen utifrån uppfattningen att det skulle sändas internt, även om sekretariatet har en annan uppfattning.

En majoritet av styrelsen har också uppfattat sändningen som intern eller är osäkra på vad som sades vid de tidigare mötena. Protokoll och underlag från tidigare möten anger enbart ”webben” som plattform för sändningen och specificerar inte om det med det avsågs internt eller internt. Anton Lidström föreslår att man i efterhand skulle kunna sända delar av det inspelade materialet externt men att själva livesändningen enbart bör sändas internt och får medhåll från resten av styrelsen.

Styrelsen fattar inget nytt beslut men önskar i protokollet förtydliga sitt tidigare beslut om livesändning av årsmötet med att det avser den interna hemsidan.


§ 173 Rapport från Sierra Leone

Lars Olsson och Sofia Halth berättar om deras resa till sektionen i Sierra Leone inom ramen för partnerskapet. Syftet med resan var att jobba med en kapacitetsutvecklingsplan för sektionen där samt hålla i så kallade governance workshops. Styrelsen i AI Sierra Leone var mycket nöjda, och utbytet mellan ledamöterna från den svenska styrelsen och den sierra leonska styrelsen var mycket bra anser Lars Olsson.


§ 174 Mötet avslutas

Anna Nilsdotter avslutar mötet.





Anna Nilsdotter
ordförande




Michael Falk
vice mötesordförande





Hannah Laustiola
sekreterare





Maria Eklund
justerare





Förklaringar:
AIK – Amnestys internationella kommitté
CF – Chairs Forum, internationellt ordförandemöte
ICM – (International Council Meeting) det internationella rådsmötet
IEC – (International Executive Committee) internationella styrelsen
IS – Internationella sekretariatet
MR – Mänskliga rättigheter
PKL – Postkodlotteriet