Granskningskommitténs rapport till årsmötet 2006 Underlag till styrelsemöte 1-2 april 2006

Till: Årsmötet 2006
Datum: Mars 2006













GRANSKNINGSKOMMITTÉNS RAPPORT TILL ÅRSMÖTET 2006


1. Inledning

Granskningskommitténs uppdrag, enligt beslut på årsmötet 1996, är att genomföra en granskning av sektionens verksamhet, förvaltning och räkenskaper. Arbetsfördelningen mellan sektionens revisor och Granskningskommittén innebär att revisorerna genomför räkenskapsrevision, medan Granskningskommittén inriktar sig på förvaltningsrevision.

Syftet med granskningen är att genom konstruktiv kritik av sektionens och Amnestyfondens styrelser samt annan formell och informell verksamhet inom svenska sektionen, bidra till den demokratiska processen. I uppdraget ingår att kontinuerligt följa verksamheten.

Granskningskommitténs arbete sker främst utifrån skrivna dokument, men även muntlig information har inhämtats, så att verksamheten löpande kan utvärderas och snabbt rapporteras till berörda personer. Händelser och protokoll från mars 2005 till början av mars 2006 har granskats.

Granskningskommittén har från juni 2005 till mars 2006 haft fyra möten, två i Laholm och två i Göteborg.


2. Granskning av sektionsstyrelsens arbete

Arbetsformer och agerande

Granskningskommittén har granskat protokoll från sektionens styrelse under tiden mars 2005 till och med januari 2006. Vi har funnit att protokollen genomgående ger en tydlig bild av vilka frågor som prioriterats i styrelsearbetet och hur man arbetat med dessa. I protokollen redovisas också de diskussioner som ligger bakom av styrelsen tagna beslut. I vissa fall har vi dock funnit att det varit svårt att enbart utgående från protokollen förstå bakgrunden till besluten. Vi vill därför upprepa vår rekommendation från tidigare att styrelsen måste vara uppmärksam på protokollens utformning, eftersom dessa utgör en viktig del av den demokratiska kommunikationen inom sektionen.

Styrelsens arbete har efter vad vi funnit varit välfungerande till både form och innehåll. Arbetsfördelningen mellan styrelsens medlemmar har fungerat bra. Det finns en tydlig ambition att dokumentera och följa upp tagna beslut och därmed till att hålla en hög kvalitetsnivå i styrelsearbetet. Hit hör också att varje styrelsemöte utvärderas och att styrelsen genomför årliga utvecklingssamtal med alla ledamöter.

Beredningsorganisationen

Granskningskommittén har erfarit att utvärderingen av beredningsorganisationen stötte på en del oförutsedda svårigheter, men att utvecklingsarbetet pågår i enlighet med de synpunkter som framkommit. Det skulle vara välkommet med en för alla medlemmar tillgänglig sammanställning av dessa synpunkter och av de åtgärder som vidtagits eller planeras.


3. Granskning av bokslut 2005

Intäkter

Bokslutet för 2005 visade på intäkter på 44,1 Mkr och kostnader på 39,6 Mkr, vilket ger ett överskott på 4,5 Mkr. Bidraget från Humanfondens sparare blev 7,362 Mkr, vilket är betydligt mer än föregående år. Tyvärr minskar antalet sparare i Humanfonden något.

Även intäkterna från testamenten överträffar de budgeterade.

Medlemmar som betalar avgiften via autogiro ökar ytterligare och är nu uppe i 62% med stabilare inkomster och medlemskår som följd, vilket är mycket positivt. Vi kan också med glädje konstatera att de stora bidragsgivande grupperna i Halmstad, Hörby och Lund fortsätter att få in pengar på samma höga nivå, nu fantastiska 2,653 Mkr vilket utgör 85% av gruppgåvorna. Granskningskommittén ser gärna fler grupper och distrikt som på liknande sätt bidrar till sektionens ekonomi.

Intäkterna har under året ökat på ett markant sätt som inger hopp om en god utveckling även kommande år. Se tabell nedan.

Tabellen visar utvecklingen av intäkter, antal medlemmar och grupper de senaste sex åren

Intäkter (Mkr) 2000 2001 2002 2003 2004 2005
Totalt 39 833 34 793 36 200 38 476 38 154 44 133
varav från medlems- och gruppavg. 13 278 12 550 12 372 12 303 12 349 12 480
i procent 33 % 36 % 34 % 32 % 32 % 28%
Medlemmar 2000 2001 2002 2003 2004 2005
Antal medlemmar 61 464 59 146 58 000 57 037 55 998 58 800
Antal grupper 259 250 249 238 227 235

Granskningskommittén konstaterar också att endast 50% av grupperna betalat avgiften till sektionen. Vi anser det därför angeläget att styrelsen fortsätter att följa upp de rekommendationer som uppdragsgruppen "Gruppernas ansvar för sektionens ekonomi" tidigare lagt fram.

Granskningskommittén har noterat SFI:s granskning av de administrativa kostnaderna och insamlingskostnaderna inom Amnesty ställt mot de totalt insamlade medlen och som är att hänföra till ändamålskostnader. Även om den anmärkning som riktades mot sektionen senare återtogs så måste konstateras att vi balanserar på gränsen till de gränsvärde som gäller för att få behålla det viktiga 90-kontot. Styrelse och sekretariat uppmanas att noga följa de av SFI uppsatta reglerna för att inte äventyra 90-kontot (se också kommentar nedan rörande Amnestyfondens protokoll).

Kostnader

Kostnaderna stannar på 39,6 Mkr, vilket är näst intill precis enligt budget. Då intäkterna varit betydligt större (44,1 Mkr) medför detta det efterstävade utrymmet för tillväxt. Påpekas skall att vi bör ha situationen vid 1999-2000 i klart minne och inte ta på de för stora spenderbyxorna igen.


4. Granskning av budget 2005

Den beslutade budgeten för 2006 är något justerad efter budgetmötet. Intäktsbudgeten är antagen på 45 025 tkr och kostnadsbudgeten på 45 727 tkr. Den är alltså underbalanserad med 702 tkr men för en gångs skull kan detta accepteras med tanke på det goda utfallet 2005. Granskningskommittén har tidigare påpekat att budgeten bör vara balanserad, vilket vi i princip vidhåller men gör avsteg för 2006. Reserverna är nu återställda på en betryggande nivå, vilket känns tryggt.

Vi ser fortfarande mycket positivt på sektionens satsning på fundraising och den tillväxt detta ser ut att skapa.


5. Uppföljning av årsmötesbeslut

Granskningen av styrelsens agerande med avseende på beslut från årsmötet 2005 föranleder inga kritiska kommentarer. Vi vill emellertid peka på att några av besluten rörde frågor som skulle behandlas på det internationella rådsmötet, och att den svenska delegationen enligt Granskningskommitténs bedömning gjorde ett bra arbete på det internationella rådsmötet i Mexiko 2005 samt att det finns ett fungerande samarbete med andra sektioner i flera frågor.


6. Granskning av protokoll, sektionsstyrelsen

Vi har granskat sektionsstyrelsens protokoll från maj 2005 till januari 2006. Protokollen har i de flesta fall varit tydliga och visar på ett väl fungerande styrelsearbete. Rutinerna kring dem har fungerat tillfredsställande. Vi anser emellertid som nämnts tidigare, att protokollen på vissa punkter fortfarande är alltför knapphändiga ibland. Som exempel kan nämnas § 23 i protokollet från styrelsens möte den 4-5 juni rörande rapportering från Amnestys Internationella Kommitté. Det hade varit intressant med kortfattad information om rapportens innehåll.

Vi är nöjda med det sätt varpå styrelsen har beaktat Granskningskommitténs rekommendationer i rapporten till årsmötet 2005.

Granskningskommittén noterar att det i styrelseprotokollet från mötet den 24-25 september anges att kritik framförts av SFI "gällande rapporteringen av ändamåls- respektive administrations- och insamlingskostnader". Det anges också att en diskussion redan då pågick mellan sektionen och SFI i ärendet. Inte desto mindre gick senare under hösten SFI ut med en offentlig kritik, som kan ha skadat sektionen. Vi finner att styrelse/sekretariat inte tillräckligt aktivt agerade i denna viktiga fråga genast när den väcktes.

Under en diskussion som uppstod i anslutning till Granskningskommitténs genomgång av sektionsstyrelsens protokoll konstaterades att svårigheter med att genomföra handlingsplanen och olika projekt ofta beror på förhållanden i grupper och distrikt snarare än på brister i planering och handläggning inom styrelse och sekretariat. Det finns dock projekt som lyckats på alla nivåer av svenska sektionen, till exempel kampanjen Stoppa våldet mot kvinnor.


7. Amnestyfondens protokoll

Liksom tidigare ger en genomgång av Amnestyfondens protokoll intryck av en effektiv och ansvarsfull handläggning. Eftersom fonden fortfarande har en närmast unik ställning inom den internationella rörelsen är dess verksamhet av stor betydelse.

Många ansökningar förmedlas av det internationella sekretariatet (IS). Granskningskommittén anser fortfarande att en del av dessa ärenden borde vara bättre beredda av IS innan de föreläggs fondstyrelsen, detta för att undvika bordläggningar och fördröjda beslut. Även om protokollens beskrivningar av ärendena är mycket kortfattade framgår det klart att verksamheten gäller mycket angelägna och ibland brådskande fall.

Huvuddelen av de behandlade ärendena gäller asyl- och flyktingärenden eller hotade personers skydd i hemlandet. Den näst största kategorin handlar om rehabilitering av tortyroffer.

Även om Amnesty International i grunden inte är någon biståndsorganisation skulle det vara välkommet om några av de andra större sektionerna startade motsvarigheter till Amnestyfonden. Fondprotokollen visar att behovet är stort. Kanske borde en framstöt i ärendet göras av den svenska styrelsen.

Granskningskommittén noterar med tillfredsställelse att dess tidigare framförda synpunkter till stor del har beaktats. Vi är medvetna om att den i sammanhanget nödvändiga sekretessen sätter gränser för graden av öppenhet i fondprotokollen då det gäller redovisningen av enskilda ärenden. För en ökad kunskap inom rörelsen om fondens möjligheter och begränsningar vore det likväl en tillgång om protokollen i generella termer kunde ge en antydan om gällande praxis och aktuella motiveringar, främst då det gäller avslag av lämnade ansökningar.

Granskningskommitténs tidigare framförda önskemål om en mer genomarbetad budget, där man kan följa verksamheten i ekonomiska termer, har i allt väsentligt tillgodosetts, vilket tacksamt noteras. Då SFI, Stiftelsen För Insamlingskontroll, gick ut med ett pressmeddelande om att Amnesty riskerade att förlora sitt 90-nummer på grund av för höga administrationskostnader, var det ett falskt larm. Granskningskommittén har dock funnit att det är onödigt svårt att få ett klart begrepp om hur de avgörande siffrorna tas fram.

I sekretariatets "Kommentar till ekonomiskt årsutfall 2005" står det beträffande fondens ekonomi: "Inte bara SFI utan även media är intresserade av den procentuella fördelningen mellan de olika funktionerna. SFI:s gräns är att insamlings- och administrationskostnaderna maximalt får uppgå till 25%. För 2005 är detta nyckeltal 24%."
I SFIs föreskrifter för kontrollgirokonto står det i 13§:

"- - - För samtliga insamlingsformer skall därför gälla - såvida inte
synnerliga skäl föreligger - att genomsnittligt minst 75% av de totala
intäkterna ska gå till insamlingens ändamål. Om insamlingsorganisationen
överskridit procentgränserna tre år i följd skall kontrollgirokontot
återkallas såvida inte synnerliga skäl föreligger."

Vid GK:s genomgång av räkenskaperna visade det sig att de här två formuleringarna inte nödvändigtvis har samma innebörd - dels kan det finnas andra poster, dels kan man redovisa den procentuella andelen av faktiskt använda pengar, vilket inte alltid är detsamma som de totala intäkterna. För undvikande av missförstånd vore det en fördel om sektionen och fonden i presentationer av utfallet höll sig till den beskrivning som ges i SFI:s stadgar, dvs att 75% av de totala intäkterna ska gå till insamlingens ändamål. Med tanke på den allmänna opinionens känslighet då det gäller administrativa kostnader och att fonden också i år ligger så nära den tillåtna gränsen är det viktigt med största möjliga klarhet.


8. Grupper och distrikt

Granskningskommittén har även i år följt Amnesty Business Groups (ABG) arbete. Vi har noterat att en översyn pågår av samarbetsavtalet mellan svenska sektionen och ABG och att ABG arbetat med att utveckla sin aktivistorganisation även utanför Stockholm.

Granskningskommittén konstaterar att det finns tecken som tyder på att den nedåtgående trenden i antalet grupper bröts under förra året. Vi tycker naturligtvis att det är tillfredsställande men anser att styrelse/sekretariat vid redovisning av antalet grupper i sektionen bör göra en uppdelning i olika sorters grupper, till exempel ungdomsgrupper. Även specialgrupper bör redovisas.

Skaraborgsdistriktet har i brev till sektionsstyrelsen meddelat att de har beslutat upplösa distriktet och att distriktet från 2006-01-01 skall vara vilande. Anledningarna till beslutet är flera, bland annat att de upplever att distriktet är en onödig nivå mellan sektionen och grupperna.

Granskningskommittén anser att Skaraborgsdistriktets beslut är beklagligt och oroande, eftersom distrikten har ett flertal viktiga funktioner inom svenska sektionen. Vi vill särskilt nämna distriktens betydelser när det gäller:

1. regional samverkan för utåtriktade aktiviteter inom ett område

2. gemensam organisation för kontakter med skolan

3. gemensam organisation då det gäller internutbildning

4. gemensam organisation av möten där man upprätthåller kontakten med styrelse och sekretariat och där man kan nå medlemmar som inte så gärna tar sig hela vägen till sektionens årsmöten

5. gemensam organisation då det gäller offentliga möten, t ex med framträdande av tidigare fångar eller sakkunniga i olika frågor

6. gemensam organisation av insatser då det gäller flyktingfrågor

7. gemensam organisation då det gäller ekonomisk verksamhet, t ex en permanent loppmarknad som kan vara för stor att hantera av en ensam grupp.


9. Distriktscenter

Granskningskommittén har under de senaste åren påtalat de otillfredsställande förhållanden som rått på distriktskontoren i Malmö och Göteborg, med hänsyn till dålig arbetsmiljö, deltider och upprepade projektanställningar. Vi hälsar därför med stor tillfredsställelse att förhållandena nu förbättrats. Vi vill dock påpeka att Malmölokalen exponerar personal och frivilliga på ett sätt som kan innebära en säkerhetsrisk, och rekommenderar därför styrelsen att bevaka möjligheten att på sikt finna en bättre lokal, eventuellt i samutnyttjande med andra frivilligorganisationer inom MR-området.


10. Rekommendationer

Granskningskommittén vill sammanfattningsvis särskilt understryka följande:

1. Styrelse och sekretariat måste bevaka att vår kostnadsfördelning och sättet att redovisa den är enligt SFIs normer och tillse att Amnesty inte riskerar att ånyo utsättas för kritik som gör att allmänhetens tillit till Amnesty äventyras.

2. Det är inte acceptabelt att en stor andel av grupperna underlåter att betala gruppavgift till sektionen, trots att avgiften reducerats kraftigt. Även om avgiftens ekonomiska betydelse är marginell, är det en solidaritetshandling att betala avgiften. Styrelsen bör finna sätt att ändra på förhållandet.

3. Styrelsen bör se nedläggningen av Skaraborgsdistriktet som ett illavarslande tecken och prioritera arbetet med att öka aktivismen. Det är viktigt att den nu framlagda strategiplanen omsätts i verklig handling.



Laholm i mars 2006

Svenska sektionens Granskningskommitté

Bo Lindblom

Jan Nygren (Sammankallande)

Kerstin Sundman

Roland Kadefors