Majmötet 2019 Protokoll från 9-10 maj 2019

PROTOKOLL FÖRT VID MÖTE MED STYRELSEN AV SVENSKA SEKTIONEN AV AMNESTY INTERNATIONAL 9-10 MAJ 2019

Tid: Torsdag 13.00-17.30, fredag 09.30-15.30

Plats: Årsmöteshotellet, Gävle

Ordförande: Amanda Jackson

Vice ordförande: Nina Virkkala

Justerare: Ulrika Westerlund

 

Närvarande

Amanda Jackson, ordförande

Anders Hällbom

Lars Gäfvert

Gosia Håkansson (§211-218)

Mårten Rosander, kassör

Ulrika Westerlund

Nina Virkkala

Ami Hedenborg, personalrepresentant

Madeleine Seidlitz, personalrepresentant

Clara Gustafsson, suppleant

Linn Malmborg

 

Frånvarande

Adam Sjöborg, suppleant

 

Sekretariatet

Anna Lindenfors, generalsekreterare

Peter Kvist, avdelningschef

Lina Jakobsson, organisationsutvecklare

Karin Olsson, controller

 

Övriga

Hanna Roberts, föreslagen till årsmötesordförande (§ 215)

Sara Belfrage, föreslagen till årsmötesordförande (§ 215-216)

 

 

§ 199. MÖTET ÖPPNAS

Amanda Jackson förklarar mötet öppnat.

 

 

§ 200. FASTSTÄLLANDE AV DAGORDNINGEN

Styrelsen beslutar

 

att under övriga frågor lägga till punkterna personalrepresentanter och nominering av Tora Törnquist till internationella PrepCom och att med dessa tillägg fastställa dagordningen i enlighet med förslaget.

 

 

§ 201. PROTOKOLL FRÅN STYRELSENS MÖTE 7 MARS 2019

Styrelsen går igenom protokollet från styrelsens möte 7 mars 2019.

 

Styrelsen lägger protokollet till handlingarna.

 

§ 202. PROTOKOLL FRÅN STYRELSENS MÖTE 22-23 MARS 2019

Styrelsen går igenom protokollet från styrelsens möte 22-23 mars 2019.

Styrelsen påpekar att det inte står något om styrelsens kommentarer gällande sekretariatets förslag till styrelsens motionsyttranden.

 

Sekretariatet framför att dessa kommentarer antecknades separat (av sekretariatet och konsult som anlitats till stöd i motionsprocessen) och att synpunkterna är inkluderade i de slutgiltiga motionsyttrandena som kommenterats av planeringsutskottet och godkänts av ordförande.

Då styrelsen kommenterar var på underlag (förslag till motionsyttranden) som inte hade delats med rörelsen (på medlemssidorna) har styrelsen de senaste åren valt att inte protokollföra dessa kommentarer.

 

Styrelsen lägger protokollet till handlingarna.

 

 

§ 203. UPPFÖLJNING AV ÖPPNA BESLUT

Anna Lindenfors föredrar och går igenom de beslut som stängs.

 

Styrelsen bestämmer att även stänga beslutet § 107. (2016) Uppdragsbeskrivning för översyn i syfte att stärka medlemsdemokratin.

 

 

§ 204. RAPPORT OM PER CAPSULAMBESLUT

 

  • Per Capsulambeslut gällande teckningsrätten

På grund av personalförändringar i ledningsgruppen på sekretariatet beslutade styrelsen om ny teckningsrätt per capsulam.

 

Styrelsens beslut 2019-04-10

 

att följande personer, var för sig, äger rätt att teckna sektionens firma:

Sektionsordförande, Amanda Jackson

Kassör, Mårten Rosander

Generalsekreterare, Anna Lindenfors

Avdelningschef, Anna Johansson

Avdelningschef, Sofia Fjellestad

Avdelningschef, Peter Kvist

HR-ansvarig, Katja Lefwerth

 

att följande personer var för sig vid belopp upp till 15 000 kronor, två i förening vid belopp överstigande 15 000 kronor, äger rätt att teckna sektionens bank- och plusgirokonto:

Sektionsordförande, Amanda Jackson

Kassör, Mårten Rosander

Generalsekreterare, Anna Lindenfors

Avdelningschef, Anna Johansson

Avdelningschef, Sofia Fjellestad

Avdelningschef, Peter Kvist

HR-ansvarig, Katja Lefwerth

Sekretariatsanställd, Ulrika Westin

Sekretariatsanställd, Anne Parmlin

 

att återkalla alla tidigare beslut om teckningsrätt;

 

att inköp av varor, tjänster och inventarier regleras separat genom attestfunktionen som innehas av generalsekreteraren och avdelningscheferna;

 

att beslutet förklaras omedelbart justerat

 

 

§ 205. GENERALSEKRETERARENS RAPPORT

Anna Lindenfors föredrar och går igenom aktuella frågor på sekretariatet.

 

 

§ 206. RAPPORT FRÅN STYRELSENS UTSKOTT OCH KONTAKTPERSONER

Ledamöterna berättar vilka möten de har deltagit i och vad de har arbetat med sedan föregående styrelsemöte.

 

 

§ 207. PLACERINGSPOLICYN OCH EXTRAINSATT GA-MÖTE

Peter Kvist föredrar och framför att förslaget till placeringspolicy nu lyfts till styrelsen för beredning och att tanken är att styrelsen därefter fattar beslut om policyn på styrelsens septembermöte.

 

Peter Kvist framför att förslaget till placeringspolicy bygger på FRIIs vägledning och branschstandard. Det som lagts till och utvecklats i förhållande till nuvarande placeringspolicy är främst, förslag  på etiska riktlinjerna, förslag på breddning av mandatet gällande tekniska instrument som Amnesty har rätt att använda samt krav på återrapportering av efterlevnaden.

 

Styrelsen ger sekretariatet medskick till färdigställandet av policyn.  

- årlig återrapportering i uppföljningscykeln

- förändra skrivningar som är personspecifika

- döpa om ordlista till definitioner med hänvisning till varifrån de kommer

- specificera vilka aspekter av kol som avses eller ta bort skrivningen helt.

- fokusera på konventionerna i sig inte enbart de som svenska staten har undertecknat.

- för att göra policyn möjlig att efterleva använda begrepp som “alltid undvika” eller “att sträva efter” istället för “alltid avstå” eller “skall”.

 

Den internationella styrelsen har kallat till ett extrainsatt GA-möte gällande ett förslag om att Amnesty ska avyttra allt som är investerat i fossila bränslen och i möjligaste mån återinvestera i förnyelsebara alternativ. Detta krävs för att Amnesty ska kunna inleda önskade samarbeten med andra aktörer.

 

Styrelsen är kritisk till processen och beredningen av denna fråga men kommer att rösta för förslaget.

 

 

§ 208. RAPPORT AVSEENDE REVISIONER AV IT-VERKSAMHETEN

Peter Kvist föredrar och sammanfattar det som framkommit i uppföljningen av den IT-revision som genomfördes 2011 och följts upp 2012 och 2014. Nästa steg blir att ta fram en informationssäkerhetspolicy. Styrelsen delegerar till planeringsutskottet i uppdrag att titta vidare på prioriteringar gällande detta.

 

 

§ 209. UPPFÖLJNING AV LÖNE- OCH UTVECKLINGSSAMTAL MED GS SAMT FASTSTÄLLANDE AV GS LÖN

Denna punkt protokollförs ej.

 

 

§ 210. UTVÄRDERING AV STYRELSEÅRET

Denna punkt protokollförs ej.

 

 

§ 211. FÖRSLAG TILL HUR ORGANISATIONENS MELLANSTRUKTURER KAN FÖRSTÄRKAS

På oktobermötet fattade styrelsen ett beslut som styrelsen vill följa upp särskilt.

§ 103. MEDLEMSDEMOKRATIPROJEKTET

att ge sekretariatet i uppdrag att fortsätta utveckla avdelningsmodellen.

att ge sekretariatet i uppdrag att till majmötet 2019 återkomma med förslag angående hur existerande strukturer kan förstärkas för att effektivt kunna utföra den nya representativa demokratiska funktionen, i de fall årsmötet fattar beslut om ny demokratisk modell. Utgångspunkter bör vara att utvärdera och beakta resurser, mandat, inflytande och befogenheter.

 

Styrelsen diskuterar att förslaget om representativ demokrati utgör en grundstruktur. Om förslaget går igenom är det viktigt att diskutera med varje lokalavdelning vilket extra stöd de behöver för att kunna genomföra uppdraget och den verksamhet de vill bedriva, inklusive frågor gällande mandat, roller och befogenheter (utöver det som specificeras i förslaget). Det är också viktigt att det pågående utvecklingsarbetet inom aktivismen och jämlikhetsarbetet kopplas samman med förändringarna av organisationsstrukturen.

 

 

§ 212. OM KONSULTATION INFÖR NÄSTA STRATEGISKA PERIOD OCH HÖSTMÖTET

Anna Lindenfors föredrar och beskriver de delar av processen som ska leda fram till svenska sektionens konsultationssvar till det internationella sekretariatet/internationella styrelsen gällande nästa strategiska period (deadline 31 juli).

  • Frågan kommer att diskuteras med medlemmarna på årsmötet

  • Det har gått ut information och en enkät med frågor i Insats (också specifikt skickad till AIK)

  • Sekretariatet kommer att ha workshop med personalen

  • Styrelsen kommer att ha en workshop med ledningsgruppen i samband med junimötet

 

På höstmötet (megahelgen) kommer diskussionerna med medlemmarna att fortsätta, utifrån det som sker på Global Assembly, med fokus på den svenska planeringen.

 

 

§ 213. INFÖR STYRELSENS KONSTITUERANDE MÖTE - DAGORDNING

Inga tillägg till dagordningen.

 

§ 214. INFÖR STYRELSENS KONSTITUERANDE MÖTE - STYRELSENS MÖTESKALENDER 2019/2020

Lina Jakobsson föredrar förslaget till möteskalender och en lite förändrad cykel gällande bland annat hur styrelsemötena struktureras utifrån beredning och beslut, vilket också föreslås avspeglas i protokollen.

 

Styrelsens medskick

  • behålla strukturen för när öppna beslut återrapporteras till styrelsen

  • eventuellt lägga till en utbildningsdag i anslutning till septembermötet

  • lägga till en punkt om styrelsens arbetsordning på junimötet, för medskick och därefter beslut på septembermötet

  • i den mån det går främst förlägga beredning och beslut till styrelsens fysiska möten och rapporter till styrelsens digitala möten.

  • positiva till föreslagen förändring av protokollen

 

 

 

 

§ 214. INFÖR STYRELSENS KONSTITUERANDE MÖTE - TECKNINGSRÄTTEN

Det konstituerande mötet kommer att besluta om teckningsrätten på nytt eftersom årsmötet ska välja ny kassör (Mårten Rosander ställer upp för omval).

 

 

§ 215. INFÖR ÅRSMÖTET

Styrelsen diskuterar årsmötets olika delar och styrelsens roll- och ansvarsfördelning på årsmötet, går igenom förändringar i granskningskommitténs rapport. Hanna Roberts och Sara Belfrage, styrelsens förslag till årsmötesordförande, deltar på delar av punkten.

 

 

§ 216. UPPFÖLJNING REGIONALT FORUM (INKL. SITUATIONEN PÅ AIS OCH CIVIL OLYDNAD)

Anna Lindenfors uppdaterar styrelsen om situationen på det internationella sekretariatet.

Sara Belfrage presenterar AIKs beredning av innebörden i begreppet “civil olydnad” och vilka ställningstaganden det kan medföra om Amnesty skulle börja använda denna metod.

 

 

§ 217. ÖVRIGA FRÅGOR

 

  • Personalrepresentant

Amanda Jackson tackar Ami Björson för hennes tid som personalrepresentant i styrelsen och berättar att sekretariatet har valt Madeleine Seidlitz (omval) och Beatrice Schönning till personalrepresentanter i styrelsen.

 

  • Nominering av Tora Törnquist till den internationella beredningskommittén

Amanda Jackson föreslår att styrelsen i sin nominering av Tora Törnquist till det internationella organet PrepCom ska lyfta fram Toras erfarenheter av organisationsutveckling och governancefrågor.

 

 

§ 218. MÖTET AVSLUTAS

Amanda Jackson avslutar mötet.

 

 

 

Amanda Jackson

Ordförande

 

 

 

Nina Virkkala

Vice ordförande

 

 

 

Ulrika Westerlund

Justerare

 

 

 

Lina Jakobsson

Sekreterare