Extrainsatt möte 26 mars 2020 Protokoll från 26 mars 2020

Signerat protokoll från styrelsemöte 26 mars

 

PROTOKOLL FÖRT VID MÖTE MED STYRELSEN AV SVENSKA SEKTIONEN AV AMNESTY INTERNATIONAL 26 MARS 2020

 

Plats: Videokonferensmöte

Tid: Kl 12.00-13.00

Ordförande: Amanda Jackson

Justerare: Linn Malmborg (vice ordförande), Lars Gäfvert (ledamot)

 

Närvarande

Amanda Jackson, ordförande

Anna Fairbrass

Clara Gustafsson, suppleant

Lars Gäfvert

Linn Malmborg

Malgorzata Håkansson

Mehjar Azzouz, suppleant

Mårten Rosander, kassör

Nina Virkkala

Ulrika Westerlund

 

Sekretariatet

Anna Lindenfors, generalsekreterare

Lina Jakobsson, organisationsutvecklare

 

 

§ 176. 2020 MÖTET ÖPPNAS

Amanda Jackson förklarar mötet öppnat.

 

 

§ 177. 2020 FÖRSLAG OM ATT SKJUTA FRAM ÅRSMÖTET 2020 

Styrelsen har kallat till ett extrainsatt styrelsemöte med anledning av hur årsmötet 2020 ska hanteras utifrån den uppkomna situationen med Covid-19. 

Anna Lindenfors föredrar. 

 

Efter att styrelsen den 18 maj fattade beslut om att genomföra årsmötet digitalt har sekretariatets ledning behövt ställa om flera delar av verksamheten och se över vilka prioriteringar som i nuläget behöver göras för att värna organisationen. Sekretariatets ledning har utifrån det återkommit till styrelsen med information och underlag om risker kopplade till att genomföra ett digitalt årsmöte 9/10 maj (kort sammanfattning nedan) och har utifrån detta föreslagit styrelsen att skjuta fram årsmötet.  

 

Sekretariatet motiverar sitt förslag enligt följande;

 

  • Att beakta den uppkomna situationens inverkan på organisationens verksamhet har den senaste tiden dragit så stora resurser från organisationens ledning att möjliga IT-lösningar inte i tillräcklig grad har analyserats. Stora delar av sekretariatets resurser måste nu fokuseras på att ställa om kritiska delar av verksamheten för att Amnesty som organisation ska klara den uppkomna situationen på ett så bra sätt som möjligt. 

 

  • En digital omställning kräver en hel del resurser vad gäller att välja verktyg, att utbilda sekretariatet och presidiet i verktyget, att anpassa arbetsordningen till en digital hantering som godkänns av styrelsen, att informera årsmötesdeltagarna och eventuellt testa verktyget med årsmötesdeltagarna före årsmötets genomförande. Resurser som sekretariatet i nuläget inte är helt säkra på kommer att finnas tillgängliga under den period när detta måste ske, då det för närvarande inte går att förutse hur stor del av personalen eller andra nyckelpersoner kopplade till årsmötet (förtroendevalda, presidiet, IT-konsulter etc) som kommer att bli sjuka den närmaste tiden. Denna osäkerhetsfaktor ger sekretariatet små marginaler att på kort tid ställa om till att genomföra ett helt digitalt årsmöte. 

 

  • Ovan nämnda förarbete är nödvändigt oavsett hur många punkter på årsmötets dagordning som ska genomföras, alltså även om årsmötet endast öppnas för att behandla frågan om att bordlägga dagordningens punkter till ett extra medlemsmöte längre fram. Det är viktigt att värna medlemsdemokratin och att ett digitalt årsmöte inte exkluderar personer eller grupper på grund av bristfälliga möjligheter att sätta sig in i teknik och det digitala tillvägagångssättet. Detta är centralt då sektionens tidigare erfarenheter av en digital anpassning av årsmötet inte har varit helt tillfredställande. Bland annat var det till exempel flera årsmötesdeltagare som, när omröstningarna till förtroendevalen var digitala, upplevde det som svårt och därför valde att avstå från att rösta. 

 

  • Oavsett mötets längd och innehåll måste en röstlängd upprättas och det är i dagsläget inte utrett hur vi säkerställer att det inte föreligger någon kupprisk. 

 

  • Sekretariatets ledning och medarbetare arbetar nu hemifrån, vilket också skapar ytterligare utmaningar vad gäller att koordinera och planera för en digital anpassning av årsmötet.

 

Styrelsen diskuterar tre alternativ;

  1. att sammankalla till ett digitalt, extrainsatt medlemsmöte för att lägga fram ett förslag till medlemmarna om att skjuta fram årsmötet;

  2. att genomföra ett digitalt årsmöte i enlighet med styrelsens tidigare beslut, som främst behandlar de formella delarna av årsmötet och bordlägger andra delar till ett senare tillfälle. 

  3. att styrelsen fattar beslut om att skjuta fram årsmötet till ett senare tillfälle. 

 

Styrelsen diskuterar konsekvenserna av respektive förslag och framför att de helst vill följa stadgarna och genomföra ett digitalt årsmöte i enlighet med styrelsens tidigare beslut. Samtidigt vill styrelsen respektera det riskscenario som sekretariatet har lagt fram och förstår att den uppkomna situationen kan kräva extraordinära åtgärder. Styrelsen är mån om att fatta det beslut, som givet situationen, blir det bästa för organisationen på både kort och lång sikt.

 

Vad gäller det tredje alternativet med ett extrainsatt medlemsmöte påpekar sekretariatet att ett sådant möte, enligt gällande tidsplan, skulle hamna efter den tidpunkt då handlingarna till det ordinarie årsmötet skulle skickas ut och att beslutet skulle komma när inpå planerat datum för årsmötet. Styrelsen svarade att det skulle vara ett mindre problem och acceptabelt att i det sammanhanget vänta med att skicka ut de ordinarie handlingarna. 

 

Styrelsen framför att ett beslut i enlighet med sekretariatets förslag kräver att även amnestyfondens styrelse är beredd att sitta kvar tills dess att årsmötet kan hållas, samt att alla förtroendevalda medlemmar informeras. Detta är viktigt då styrelsen är medveten om att ett beslut om att flytta fram årsmötet innebär ett brott mot sektionens stadgar. Det kommer att vara upp till årsmötet att bedöma om ett avsteg från stadgarna var försvarbart givet situationen som orsakats av Covid-19, men styrelsen bedömer det som högst troligt att medlemmarna skulle förstå att ett sådant beslut inte skulle vara en åtgärd för att tillskansa sig egen vinning utan istället skulle utgå från att ta ansvar för organisationens bästa givet en svår situation i och med Covid-19. 

 

Styrelsen diskuterar också hur ett eventuellt beslut om att skjuta fram årsmötet ska kommuniceras till medlemmarna. 

 

Styrelsen beslutar 

 

att ge planeringsutskottet i uppdrag att processa frågan vidare och återkomma med ett förslag i styrelsens forum.

 

 

§ 178. 2020 MÖTET AVSLUTAS 

Amanda Jackson avslutar mötet. 

 

 

Amanda Jackson

Ordförande

 

 

Linn Malmborg

Vice ordförande

 

 

Lars Gäfvert

Ledamot

 

 

Lina Jakobsson

Sekreterare