Extra möte med sektionens styrelse 2 juni 1998 Protokoll från 1-2 juni 1998

Protokoll nr 2/1998/1999

Extra möte med sektionens styrelse den 2 juni 1998

Närvarande :
Ordinarie ledamöter: Jesper Hansén, Robert Hårdh, Johanna Strandh, Christian Gräslund, Susann Olsson, Eric Ericson, Hanna Roberts, Cecilia Kaijser, Jesús Alcalá.

Suppleanter: Jenny Wessblad, Maja Åberg, Åsa Fahlbeck

Övriga: Ann-Marie Orler och Kerstin Höijer

Övriga närvarande: Bertil Ottosson, Eva Ottosson, Nils Hyll, Anna Dahlbäck, Mikael Johannesson, Anna-Karin Wesslenius, Amelie Bendz, Heinz Schmidt.



§ 13 Mötet öppnas

Mötet öppnas av sektionens ordförande Jesús Alcalá , som informerar om att anledningen till att han kallat till extra styrelsemöte är för att diskutera tillsättning av pressekreterare och ledningsfrågor. Generalsekreteraren har trots vädjan från ordförande om att vänta med beslut om tillsättning av pressekreterartjänsten meddelat HTF-klubbens ordförande att det ska ske förhandling snarast (Jmfr §16). Jesús Alcalá menar att man ska vänta med beslutet tills en översyn av sekretariatets organisation gjorts.

Styrelsen tar del av de brev som har inkommit till styrelsemötet från Bo Lindblom, Siv Eriksson, grupp 100 genom Joakim Jardenberg, Ingemar Öberg, Göran C-O Claesson och Lisbeth Segerlundh.

Under denna punkt förs en diskussion om förtroende. Jesús Alcalás utgångspunkt är hans åsikt att det är allvarligt att generalsekreteraren inte följer hans vädjan om att avvakta med beslutet om tillsättning av pressekreterare. Han menar att det gränsar till trolöshet mot huvudman i icke-straffrättslig mening. Jesús Alcalá anser vidare att förtroende är något som man ska vinna, och som ej kan ges in blanco. Det byggs upp efterhand. Jesper Hansén framhåller att man måste skilja på personligt och professionellt förtroende. Personligt förtroende byggs upp steg för steg. Som professionell måste man inledningsvis utgå från att man har förtroende för alla tjänstemän. Han jämför med den internationella styrelsen. När nya personer väljs in i IEC börjar man inte med att bygga upp ett förtroende för den internationelle generalsekreteraren Pierre Sané, utan det finns från början. Jesper Hansén framhåller vidare att den internationella styrelsen har uttryckt oro över det som händer i den svenska sektionen. Han påpekar att generalsekreteraren enligt gällande arbetsordning äger rätt att fatta beslut om anställningar, eftersom denna befogenhet är delegerad till generalsekreteraren. Christian Gräslund framhåller att Jesús Alcalá är del i styrelsen och att det är viktigt att styrelsen gemensamt fattar beslut och uttrycker sitt förtroende för generalskreteraren. Robert Hårdh vill ha en nyansering av begreppet förtroende. Han exemplifierar med att han inte kan ge kollegerna i styrelsen ett förtroende in blanco, men han tror att de kommer att göra ett gott arbete. Johanna Strandh anser att det är nödvändigt att styrelsen har ett professionellt förtroende för alla tjänstemän så länge de sköter sina uppgifter. Susann Olsson påpekar att det verkar som om styrelsen med undantag för Jesús Alcalá har ett professionellt förtroende för generalsekreteraren och menar att det är styrelsens plikt som arbetsgivare. Jesús Alcalá upprepar att det ligger på generalsekreteraren att vinna hans förtroende, då den grundläggande frågan är vem som är arbetsgivare. Johanna Strandh framhåller att det är viktigt att uttala professionellt förtroende för såväl generalsekreteraren som för övriga tjänstemän, och att detta är en förutsättning för samarbetet mellan styrelse och personal. Jesper Hansén menar att man som anställd kan kräva förtroende av arbetsgivaren, även när personer i t ex styrelsen byts ut. Robert Hårdh och JennyWessblad framhåller vikten av samarbete, inte minst inom styrelsen. Susann Olsson påpekar att man alltid måste respektera andras åsikter och att man aldrig kan säga att någon annans åsikt är fel. Hon frågar Jesús Alcalá, eftersom större delen av styrelsen tycks vilja uttrycka yrkesmässig respekt för generalsekreteraren, om han kan acceptera denna ståndpunkt.

Amelie Bendz menar det är extraordinära omständigheter som gjort att Jesús Alcalá valts till ordförande och menar att den tidigare styrelsen inte lyssnat på ett tidigt stadium. Hon påpekar att bägge parter måste gå varandra till mötes. Jesper Hansén svarar att den förra styrelsen har utvärderat sitt arbete och funnit vissa brister i sitt agerande vid tillsättningen av generalsekreteraren. Han upprepar att det enligt arbetsordningen, som har funnits under många styrelser, är generalsekreteraren och inte styrelsen som tillsätter alla tjänster, inklusive pressekreterarens. Maja Åberg menar att det är naturligt att diskutera arbetsordningen, som normalt brukar fastställas på styrelsens junimöte. Jesús Alcalá förklarar att han avser att lägga fram ett förslag till ändrad arbetsordning till nästa styrelsemöte. Han menar att nuvarande arbetsordning strider mot sektionens stadga och att den är vag. Han anser det viktigt för att styrelsen att engagera sig i vad som händer på sekretariatet, eftersom styrelsen har arbetsgivaransvar. Han finner det anmärkningavärt att generalsekreteraren valde att gå vidare med MBL-förhandling beträffande pressekreterartjänst trots ordförandens vädjan. Han framhåller att han vill att sekretariatet ska fungera och att det ska fungera bra. Bra samarbete förutsätter att sekretariatet följer de beslut som styrelsen fattat. Åsa Fahlbeck påpekar att då styrelsen fattade beslut om tillsättning av generalsekreteraren, ifrågasattes detta beslut av personalen. Susann Olsson anser att det inte borde finnas några problem om generalsekreteraren har följt de förordningar som finns. Jesús Alcalá upprepar att han inte kan ge förtroende i förväg och menar att samarbete även förutsätter kommunikation och gemensamma mål. Han vill ha samarbete och diskussion. Christian Gräslund påtalar att det är styrelsen som har arbetsgivaransvar. Men av praktiska skäl kan ett kollektiv som träffas med två månaders mellanrum inte utöva detta arbetsgivaransvar dag för dag. Nuvarande generalsekreterare är anställd med delegerade befogenheter enligt gällande arbetsordning. Ann-Marie Orler framhåller att även hon vill att sekretariatet ska fungera väl. Beträffande pressekreterartjänsten har man avvaktat sedan mitten av 1997 med beslut om fast anställning, så att den nya generalsekrereteraren ska få göra denna tillsättning. Processen för anställningen har inneburit att en extern konsult anlitats som tillsammans med en representant från personalen genomfört intervjuer med sju personer och sedan valt ut fyra bland dessa, vilka Ann-Marie Orler träffat. Därefter har samråd skett med intervjugruppen. En MBL-förhandling planeras att äga rum samma vecka, och något anställningsbeslut är inte fattat.

Jesús Alcalá sammanfattar att det är svårt att fatta något beslut i förtroendefrågan, men att de framförda åsikterna kommer att framgå av protokollet. Han konstaterar att styrelsen uttryckt ömsesidig respekt och vilja att samarbeta.

Här uppstår en fråga om vad som står i sektionens stadga om styrelsens ansvar. Kerstin Höijer upplyser om att det regleras i §5.4. Där står att "styrelsen ansvarar för att årsmötets beslut genomförs och har ett övergripande ansvar för sektionens ekonomi och verksamhet". Om sekretariatet står i §5.5 att "för att genomföra styrelsens beslut och ge servcie till distrikt, grupper och medlemmar skall sektionen upprätthålla ett sekretariat". Jenny Wessblad framhåller att sektionens stadga är grundläggande och går före arbetsordningen. Den som har delegerat beslutsrätt har när som helst möjlighet att ta tillbaka delegeringen. Jesper Hansén menar att styrelsen visserligen har rätt att besluta, men av praktiska skäl överlåter beslutsrätten till generalsekreteraren.

Fråga finns om denna punkt ska behandlas utan personalrepresentanternas närvaro. Sekreteraren påpekar ordalydelsen i stadgans §9.3 enligt vilken "personalrepresentanten deltar i beslut om alla frågor, utom sådana som är föremål för förhandlingar". Styrelsen efterfrågar personalrepresentantens syn på frågan. Maja Åberg menar att tillsättningen har kopplingar till allmänna frågor om arbetsmiljö och personalomsättning och att hon och Cecilia Kaijser kan man deltaga i denna diskussion. Johanna Strandh påpekar att personalomsättningen inte finns med på dagordningen, men att det är en viktig fråga som behöver diskuteras med fylligare underlag. Jesús Alcalá ber personalrepresentanten redovisa frågor om arbetsmiljö och personalomsättning. Maja Åberg informerar om att personalomsättningen är hög, och att hon och personalhandläggaren Catarina Friborg fått i uppdrag att närmare kartlägga den. Problematiskt med den höga personalomsättningen är att ständiga nyrekryteringar kostar mycket, att det är arbetsamt för personalen att ofta behöva skapa nya relationer och att det är menligt för dem som sekretariatet ska ge service till, då de måste vänja sig vid nya handläggare. Ett fåtal personer på sekretariatet står för kontinuitet och kunskap. I den redovisning som styrelsen fått framgår inte skälen till att personer slutat. Sådana skäl har framkommit i intervjuer som genomförts av Maja och Catarina. Maja Åberg menar att stämningen på sekretariatet är mycket dålig, och att man känner av konflikten varje dag Det finns också en konflikt mellan ledningsgrupp och övrig personal.Personalen anser att styrelsen först under de senaste månaderna lyssnat på personalen.

Jesper Hansén framhåller att styrelsen vill arbeta med att lösa konflikten. Maja Åberg menar att konflikten kommer att eskalera om pressekreterartjänsten tillsätts med någon annan än den som för närvarande innehar vikariatet, och att ledningsgruppen och personalen har olika uppfattning. Ann-Marie Orler påpekar att hon inte diskuterat frågan med ledningsgruppen. Hon framhåller vidare att hon dels tagit in en personalrepresentant i ledningsgruppen, och dels att hon tagit initiativ till en "konfliktgrupp" för att finna lösningar på problem.

Vid den slutna delen av styrelsemötet, där endast av årsmötet valda ledamöter deltog, fattas följande beslut:

- ge personalen möjlighet att komma med synpunkter direkt till styrelsen;

- ta del av ansökningshandlingarna från de fyra sökande som vid rekryteringen bedömdes som mest meriterade;

- ta del av bedömningsgruppens analys;

- besluta om tillsättningen av pressekreterartjänsten vid det kommande styrelsemötet i juni.

Beslutet är inte enhälligt; vid omröstningen avgjorde ordförandens utslagsröst. Mot beslutet reserverade sig Johanna Strandh och Jesper Hansén med motiveringen:
att GS följt den arbetsordning som råder i svenska sektionen,
att GS inte på något sätt överskridit sina befogenheter,
att styrelsen inte på någon punkt funnit någon brist i GS tillvägagångsätt och/eller kunnat uttala någon kritik därom,
att med detta som bakgrund och med hänsyn till omständigheterna då beslutet fattades (tiden på dygnet 02.00, bristen på underlag, ny tillträdd styrelse), det är felaktigt att frångå arbetsordningen.

Styrelsen uppdrar åt Jesper Hansén, Robert Hårdh och Jenny Wessblad att å styrelsens vägnar formulera ett pressmeddelande i syfte att klargöra att Svenska sektionen har som policy att inte diskriminera någon yrkesgrupp t ex vid tillsättning av tjänster vid sekretariatet.