Extrainsatt styrelsemöte 12 november 2020 Protokoll från 12 november 2020

Signerat protokoll extrainsatt styrelsemöte 12 november 2020

 

PROTOKOLL FÖRT VID MÖTE MED STYRELSEN AV SVENSKA SEKTIONEN AV AMNESTY INTERNATIONAL VID EXTRAINSATT STYRELSEMÖTE 12 NOVEMBER 2020

 

Tid: 12 november 2020 kl 16.00-17.00

Plats: Videokonferens

Ordförande: Parul Sharma

Vice mötesordförande: Anna Fairbrass

Justerare: Mehjar Azzouz

 

Närvarande

Parul Sharma, ordförande

Anna Fairbrass

Anna Tibblin

Clara Gustafsson

Malgorzata Gosia Håkansson

Ulrika Westerlund

Mehjar Azzouz, suppleant

Tuija Geelnard, suppleant

Beatrice Schönning, personalrepresentant 

Madelaine Seidlitz, personalrepresentant 

 

Sekretariatet

Anna Lindenfors, generalsekreterare

Lena Arvidson, avdelningschef (§ 45)

Elisabeth Lundgren, förändringsledare (§ 44) 

Lina Jakobsson, organisationsutvecklare

 

 

 

§ 41. 2020 [punkt 1] MÖTET ÖPPNAS

Parul Sharma förklarar mötet öppnat.

 

 

§ 42. 2020 [punkt 1.1] FASTSTÄLLANDE AV DAGORDNINGEN

Anna Lindenfors framför att hon under övriga frågor vill lägga till en punkt om det extrainsatta styrelsemötet den 25 november. 

 

Styrelsen beslutar

 

att under punkten övriga frågor lägga till “det extrainsatta styrelsemötet den 25 november” och att med detta tillägg anta dagordningen. 

 

 

§ 43. 2020 [punkt 1.2] VAL AV JUSTERARE

Styrelsen beslutar

 

att utse Mehjar Azzouz till justerare för detta mötesprotokoll. 

 

 

§ 44. 2020 [punkt 2] SEKTIONENS UPPDRAG 

Anna Lindenfors föredrar underlaget och framför att det efter att den långsiktiga riktningen antogs 2016 har fattats flera beslut på internationell nivå som påverkar sektionernas uppdrag. Underlaget ska betraktas som ett arbetsdokument som syftar till att säkerställa att generalsekreteraren och styrelsen har samsyn kring sektionens uppdrag. 

 

Styrelsen diskuterar innehållet i dokumentet tillsammans med Anna Lindenfors och Elisabeth Lundgren. Personalrepresentanterna framför att det behöver förtydligas hur dokumentet ska förhållas till den långsiktiga riktningen, samt skillnaderna mellan de två förslagen. Styrelsen framför att det behöver förtydligas varför dokumentet ska antas av styrelsen. Styrelsen frågar också vad som skiljer de två förslagen åt.

 

Sekretariatet framför att de två förslagen inte innebär några ideologiska skillnader, men att sekretariatet vill lämna till styrelsen att besluta vilken skrivning som bäst beskriver sektionens uppdrag. Det som skiljer innehållet från den långsiktiga riktningen är 1.) det specifika uppdraget att “bygga rörelse”, vilket omfattar mer än att arbeta med aktivism och 2.) uppdraget att bevaka MR-frågor i Sverige.  

 

Styrelsen lägger dokumentet till handlingarna. 

 

 

§ 45. 2020 [punkt 3] INFORMATION OM KOSTNADSBESPARINGAR 

Anna Lindenfors föredrar och berättar att ledningsgruppen har inhämtat information om andra organisationers och andra sektioners organisationsstruktur och därefter landat i ett förslag till organisationsstruktur som för närvarande håller på att färdigställas. 

 

Lena Arvidsson informerade om att det har genomförts planeringsworkshops i tvärgrupper bestående av sekretariatets medarbetare för framtagande av den taktiska verksamhetsplaneringen. Parallellt med detta har gjorts en översyn  av sekretariatets kostnader, samt vilka kostnader som kan minskas utan att det påverkar verksamheten. Utgångspunkten i arbetet med de kostnadsanpassningarna  är att ekonomi/budget, verksamhetsplan och organisationsstruktur ska ligga i linje med varandra.  Information gavs också att prognosen i dagsläget ser bättre ut än tidigare informerats om.

 

 

§ 46. 2020 [punkt 4] UPPLÄGG ÅRSMÖTET 2021

Lina Jakobsson föredrar två förslag till upplägg för digitalt årsmöte 2021.

 

Styrelsen diskuterar de två förslagen och föreslår vissa förändringar. 

 

Styrelsen beslutar

 

att styrelsens majmöte flyttas från fredagen den 7 maj till torsdagen den 29 april;

 

att årsmötet 2021 hålls den 3-9 maj med följande upplägg 

 

Måndag (3/5): Öppning av årsmötet Ca kl 17.00-20.00 

Tisdag-torsdag kväll (4-6/5): motionsberedning och kandidatutfrågning

Fredag (7/5): Styrelsens möte om motionsberedningen Ca kl 16.00-17.00

Söndag (9/5): 

Eftermiddag: Utrymme för eventuell slot om utvalda frågor 

Eftermiddag/kväll: Avslut, val och beslut: Ca kl 15.30 - 19.00 

Kväll: Styrelsens konstituerande möte: Ca 19.15-20.00

 

 

§ 47. 2020 [punkt 5] ÖVERSYN AV VÄGLEDANDE DOKUMENT OM JÄV 16.55-17.00

Parul Sharma föredrar och framför att vägledande dokument om jäv behöver ses över för att fungera som ett stöd i hur styrelsen ska förhålla sig till jävsfrågor. 

Styrelsen beslutar

 

att ge sekretariatet i uppdrag att göra en översyn av det vägledande dokumentet om jäv och presentera på styrelsens februarimöte 2021. 

 

 

§ 48. 2020 [punkt 6] ÖVRIGA FRÅGOR

 

  • Extrainsatt styrelsemöte den 25 november

 

Styrelsen beslutar 

 

att avbesluta det extra styrelsemötet den 25/11 och flytta frågan om översynen av ledningsgruppens kompetens och representativitet till styrelsens decembermöte.

 

 

§ 49. 2020 [punkt 7] MÖTET AVSLUTAS

Parul Sharma avslutar mötet. 

 

 

 

Parul Sharma

Ordförande

 

 

Anna Fairbrass

Vice ordförande

 

 

Mehjar Azzouz

Ledamot

 

 

Lina Jakobsson

Sekreterare