Riktlinjer för boendekostnader i samband med aktivist- och medlemsevenemang

Bakgrund

Amnesty International Sverige vill, utifrån ett uttalat jämlikhets- och tillgänglighetsperspektiv, skapa förutsättningar för medlemmar att delta vid sektionens medlems- och aktivistevenemang, oavsett personers ekonomiska förutsättningar. 

Riktlinjer för boendekostnader under aktivist- och medlemsevenemang

• Dessa riktlinjer omfattar samtliga aktivist- och medlemsevenemang som arrangeras av sekretariatet för svenska sektionen av Amnesty International. 

• Riktlinjerna för boendekostnad gäller jämte svenska sektionens Miljöpolicy och Inköpspolicy. Enligt Miljöpolicyn ska svenska sektionen ständigt eftersträva att göra de, utifrån de aktuella förutsättningarna, bästa miljömässiga och etiska valen i den dagliga verksamheten. Enligt Inköpspolicy, ska offertförfrågningar från flera leverantörer tas in och övervägas vid varje större evenemang. 

• Amnesty Sverige subventionerar kost- och logi för aktivister och medlemmar som deltar i aktivist- och medlemsevanemang som arrangeras av sekretariatet för Amnesty Sverige. Detta innebär att aktivister och medlemmar förväntas att bidra till kost och logi genom att betala en mindre summa. Amnesty Sverige subventionerar inte resekostnader för att delta i aktivist- och medlemsevanemang. 

• Amnesty International Sverige vill dock, utifrån ett uttalat jämlikhets- och tillgänglighetsperspektiv, skapa förutsättningar för aktivister och medlemmar att delta vid sektionens medlems- och aktivistevenemang, oavsett personers ekonomiska förutsättningar. Om aktivister och medlemmar inte har ekonomiska förutsättningar att betala fastställd kostnad för kost och logi och/eller resekostnader, bekostar Amnesty Sverige deras deltagande fullt ut. 

• Vid bokningar av boende ska samtliga jämlikhetsaspekter beaktas. Om deltagare behöver extra stöd i form av ledsagare, bekostar sektionen ledsagares boende. Övriga tillgänglighetsaspekter beaktas, exempelvis tillgång till hörselslinga, rullstolsramp och framkomlighet utanför/i lokaler.

• Normalstandard för aktivist- och medlemsevenemang som arrangeras av sekretariatet för svenska Amnesty ska motsvara vandrarhemsstandard eller lägre hotellstandard. 

• Svenska sektionen bokar som regel dubbel- eller trippelrum. Om medlemmar eller aktivister önskar enkelrum, sker det till självkostnadspris. Dock bör förtroendevalda och anställda ges möjlighet att bo i enkelrum om de förväntas tjänstgöra i hög grad under evenemanget.

• När evenemang för aktivister och medlemmar arrangeras ska kostnader för boende beaktas särskilt, men den totala kostnaden för hela arrangemanget bör avgöra hur och var det genomförs. Exempelvis kan en utbildning som arrangeras i en storstad ha en jämförelsevis hög boendekostnad, men en lägre totalkostnad om kostnader andra omkostnader m.m. blir lägre. 

• Svenska sektionen bör undvika att genomföra evenemang samtidigt och i samma stad som större externa event, såsom mässor, konserter eller sportevanemang. Detta eftersom tillgång på lediga rum minskar och priset därmed höjs.

• Avståndet mellan evenemanget och boendet bör vara rimligt, för att skapa förutsättningar för aktivister och medlemmar att delta fullt ut. En riktlinje är att resan mellan boende och evangemang inte överskrider 60 minuter med allmänna kommunikationsmedel. 

• Evenemang är subventionerade för medlemmar och aktivister. En avgift tas ut om personer avbokar sent eller inte deltar trots anmälan. 

• I samband med anmälan till ett evenemang, ska sekretariatet tillhandahålla information om hur mycket evenemanget förväntas kosta sektionen per deltagande person. Detta sker för att öka transparensen kring vad varje evenemang kostar att genomföra. 

• Möjlighet till avsteg från riktlinjerna finns och ska i sådant fall godkännas av Avdelningschef eller Generalsekreterare. Jämlikhets- och tillgänglighetsaspekter ska beaktas i dessa fall och har företräde framför kostnadseffektivitet.