| ____________________________________________________________________________________________ Granskningskommitténs rapport ____________________________________________________________________________________________
2001-03-14 Granskningskommittén 1. Inledning Granskningskommitténs uppdrag, utformat av årsmötet 1996, är att genomföra en granskning av sektionens förvaltning och dess räkenskaper. Arbetsfördelning mellan sektionens revisorer och granskningskommittén innebär att de förstnämnda genomför räkenskapsrevisionen, granskar rutiner, såsom lönerutiner och attestering av fakturor medan granskningskommittén inriktar sig på förvaltningsrevision. Inför årets revision har ett möte mellan revisorerna och Granskningskommittén ägt rum. Syftet med granskningen är att genom konstruktiv kritik av sektionens styrelse, fondstyrelsen samt annan formell och informell verksamhet inom svenska sektionen, bidra till den demokratiska processen. Det ingår i uppdraget att kontinuerligt följa verksamheten. Granskningskommitténs arbete sker främst utifrån skrivna dokument, men även muntlig information har inhämtats så att verksamheten löpande kan utvärderas och snabbt rapporteras till berörda personer. Händelser och protokoll fram till början av mars 2001 har granskats. Granskningskommittén har särskilt försökt följa frågor kring : - Översynskommitténs rekommendationer - Demokratiutredningen - IT-strategi Granskningskommittén har under tiden juni 2000 - februari 2001 hållit fyra möten. 2. Granskning av sektionsstyrelsens arbete 2.1 Arbetsformer och agerande Granskningskommittén har granskat samtliga protokoll från sektionens styrelse under tiden maj 2000 till början av mars 2001. Granskningskommittén har med glädje konstaterat att såväl tydligheten i, som rutinerna kring, protokollen avsevärt förbättrats och nu gör det möjligt att på ett helt annat sätt än föregående två år aktivt ta del i de frågor som diskuteras och beslutas i styrelsen. Detta, tillsammans med andra tecken såsom exempelvis att användandet av reservationer i styrelseprotokollen upphört, ger vid handen att styrelsen arbetar på ett mer konstruktivt sätt än tidigare. I september förra året tog styrelsen beslut om en ny arbetsordning för sektionen, vilket skulle ha skett långt tidigare. Granskningskommittén konstaterar att arbetsordningen är ett mycket ambitiöst dokument och inser att det torde ligga mycken möda i arbetet med att ta fram det. Det är dock Granskningskommitténs uppfattning att arbetsordningen i alltför hög grad detaljstyr och detaljreglerar verksamheten. Från att ha varit ett tvåsidigt dokument, inklusive Beslutsgång för styrelsen, omfattar nu arbetsordningen åtta sidor. Med en sådan detaljstyrning finns det risk för att förtroendevalda och anställda blir alltför låsta i sitt arbete. Detta understryks av det faktum att styrelsen redan efter kort tid tagit upp den nya arbetsordningen för ändring. 2.2 Utskotten I våra rapporter till förra årsmötet och till Budgetmötet hösten 2000 konstaterade vi att utskotten, framför allt C-utskottet, kom igång sent med sitt arbete. Granskningskommittén konstaterar att styrelsen tagit till sig kritiken och avser att redan i samband med årsmötet i Visby ha förslag på medlemmar i utskotten. Förslag till direktiv skall finnas till styrelsens junimöte. Avsikten är att utskottsarbetet skall komma i gång före sommaren. 2.3 Uppföljning av årsmötesbeslut Granskningen av styrelsens agerande med avseende på beslut från årsmötet 2000 har inte givit upphov till några kommentarer. 2.4 Granskning av bokslut Intäkter Årets resultat är tillfredställande, där de samlade intäkterna endast till en liten del understiger budget. Oroande är dock de fortsatt minskade inkomsterna från medlemsavgifter. Förhoppningsvis kan den nu införda autogirobetalningen vända trenden. Den genomförda medlemsvärvningskampanjen kan knappast ses som framgångsrik. Bidraget från Humanfondens sparare överträffar det budgeterade vilket endast beror på det budgettekniska upplägget. Bidraget från Humanfondens sparare budgeteras till 70 % av förväntat utfall. Utfallet är totalt 3 MSEK under prognos, vilket visar på att budgetering och inteckning av bidraget från Humanfondens sparare måste behandlas med stor försiktighet. Det är av stor vikt för sektionens utveckling att de påbörjade insatserna på breddad fundraising ger resultat. Kostnader Redovisade kostnader understiger budget med 1,1 MSEK Vissa, mot bakgrund av handlingsplan och årsmötesbeslut, anmärkningsvärda avvikelser mot budget bör dock noteras : Utredningar och aktioner Lands och temakampanjer 27% under budget Flyktingfrågor 33% under budget Medlemsaktiviteter Aktionsmaterial 100% under budget Främja de mänskliga rättigheterna MR undervisningen 780% över budget Medlemmar och organisationer Personalutbildning 30% under budget Information och kommunikation Marknadsföring & Info. Mtrl. 50% under budget Finansiell stabilitet och tillväxt Medlemmarna 47% över budget 2.5 Granskning av budget 2001 I juni1997 tog styrelsen beslut om ny budgetmodell som tydligt skall visa en koppling till handlingsplanen och utformas som en långsiktig ekonomisk planering där handlingsplanens delmål kopplas till siffror. Vidare skall den visa en översikt över det gångna året, innevarande år och de två kommande åren. Detta för att underlätta uppföljning och tydliggöra gjorda prioriteringar. Granskningskommittén har flera gånger påpekat att beslutet från 1997 ännu inte i sin helhet är genomfört, senast i rapporten till budgetmötet 2000. Styrelsen bör tillse att budget för 2002 är utformad på beslutat sätt. I GK:s rapport till budgetmötet kommenterades styrelsens beslut att ta 4 MSEK av Humanfondsreserven i anspråk i årets budget, trots ovissheten om utfallet för år 2000 p.g.a. den skakiga börsen och nedgången för Humanfonden. Utfallet från Humanfonden blev 3 MSEK mindre än 1999. Det är betydligt svårare att minska på utgifterna än att öka dem varför vårt budskap om återhållsamhet i ökningstakten anses befogad. 2.6 Uppföljning av styrelseprotokoll Följande paragrafer har varit föremål för särskild granskning: § 11 ( AU-protokoll 3 september 2000 ) Projektanställning Göteborg Generalsekreteraren meddelade att en rapport om 1999 års fundraisingprojekt i Göteborg skulle presenteras på styrelsens septembermöte. Granskningskommittén konstaterar att denna rapport ännu ej föreligger och framhåller vikten av att projekt av det här slaget utvärderas. 2.7 Handlingsplanen 2000-2004 Handlingsplanen är tillsammans med budgeten sektionens viktigaste planeringsinstrument. Det är därför av avgörande betydelse att årsmöte och organisationen som helhet tar sig tid till att diskutera dessa dokument. Det handlar inte bara om organisation utan om vårt arbete för de mänskliga rättigheterna. Ett allmänt intryck Granskningskommittén har, är att en fortlöpande diskussion om genomförandet av handlingsplanens olika mål nu sker inom styrelsen och på sekretariatet. Den koppling till budget som eftersträvats verkar också komma att realiseras. När årsmötet 1992 beslutade om den första fyraåriga handlingsplanen betonades behovet av uppföljning och utvärdering. Granskningskommittén vill understryka detta behov. Med tanke på att knappt ett år gått av den period Handlingsplanen omfattar anser Granskningskommittén det för tidigt att nu kommentera genomförandet. 3. Granskning av fondstyrelsens arbete 3.1 Arbetsformer och agerande Granskningskommitténs uppfattning är att arbetet inom fondstyrelsen även i år fungerat väl. Budgetförslag presenterades som utlovat på budgetmötet. Till nästkommande år är det önskvärt att Fondens handlingar utsänds tillsammans med sektionens, så att det ges utrymme för förberedelse. Biståndsverksamheten har varit god. Viktigt är att finna nya inkomstkällor när nu Radiohjälpspengarna är slutförbrukade. 3.2 Uppföljning av styrelseprotokoll Protokollen, som endast har begränsad spridning, är som tidigare tydliga och lätta att följa dock förefaller justering dra ut på tiden. En ny rutin som snabbar upp justering av protokoll bör införas. Protokoll fram till november (fondstyrelsen hade inga möten varken under december eller januari) har granskats. Följande paragrafer har varit föremål för särskild granskning: § 246 ( 8 april 2000 ) Autogirosatsning Ingen uppföljning av detta beslut har dokumenterats § 17 ( 18 juni 2000 ) Samarbetsformer med IS Ingen uppföljning av detta beslut har dokumenterats § 85 ( 26-27 augusti 2000 ) Utskott Oklart beslut om utskottens sammansättning § 97 ( 7-8 oktober 2000 ) Generellt stöd Ingen uppföljning av detta beslut har dokumenterats. 4. Distrikt och grupper 4.1 Distriktens roll Till årsmötet i Malmö år 2000 rapporterade Granskningskommittén om sin granskning av distriktens verksamhet. Som en följd av årsmötesbeslut och direktiv för C- och D-utskotten arbetar en grupp bestående av medlemmar från dessa utskott med att utreda distriktens ekonomiska och juridiska status. Gruppen har lämnat en delrapport till styrelsen. Rapporten redogör för arbetets fortsatta uppläggning. Man skall bland annat kartlägga distriktens struktur. Utredningen kommer att pågå även under nästa verksamhetsår. Granskningskommittén fortsätter att följa hur den genomförs och vad den kommer fram till. 5. Särskilt granskade områden 5.1 Översynskommitténs rekommendationer Översynskommittén lämnade sin slutrapport i november 1998. Rapporten samman-fattades i tio rekommendationer för demokrati och effektivitet inom svenska sektionen. Granskningskommittén har följt hur styrelsen har genomfört dessa och vi konstaterar att flertalet av rekommendationerna är genomförda. En rekommendation handlar om att förbättra arbetsmiljön på sekretariatet. Det är ett arbete som ständigt måste pågå och som måste ha hög prioritet. Personalomsättningen är mycket hög och personalen har önskat en bättre personalvård. Styrelsens åtgärder har varit att efterfråga en rapport om omsättningen, att tillsätta en arbetsmiljögrupp på sekretariatet och att besluta om att utvecklingssamtal skall föras med personalen. Rapporten, som lämnades till styrelsens marsmöte, pekar på behovet av ett övergripande personalpolitiskt program för sekretariatet. Med tanke på den höga personalomsättningen anser Granskningskommittén att det är av högsta vikt att ett sådant program läggs fram. Rekommendationen om att initiera ett projekt om Amnestys historia är inte genomförd, men styrelsen lade till marsmötet ett förslag om hur man skall gå vidare. En slutrapport om hur de tio rekommendationerna har genomförts kommer att lämnas till årsmötet. Styrelsen har regelbundet diskuterat Översynskommitténs rekommendationer och dessa torde nu som riktlinjer till styrelsen ha fyllt sin funktion. 5.2 Demokratiutredningen Årsmötet i Växjö 1998 beslutade att tillsätta en grupp med uppgift att göra en grundlig och djupgående utvärdering av sektionens demokratiska process och dess strukturer. Gruppen skulle avlägga en slutrapport till årsmötet år 2000. Eftersom Demokratiutredningsgruppen (DUG) tillsattes så sent och efter ett år kraftigt decimerades, kommer slutrapporten ett år senare än beslutat. Granskningskommittén konstaterar att DUG har genomfört sitt arbete på ett seriöst och professionellt sätt genom enkäter, intervjuer, besök på distriktsombudsmöte samt ordnat tre seminarier, ett i samband med årsmötet i Malmö och två referensseminarier på sekretariatet i Stockholm. Gruppens förslag om Representativ demokrati, Styrelsens arbete, Årsmötet och om Personalens roll i organisationen läggs fram till årsmötet i maj. 5.3 IT-strategi Granskningskommittén kan bara konstatera att den omfattande IT-utredning som initierades under förrförrförra (!) styrelsen ännu inte har gett något märkbart resultat. Med tanke på frågans betydelse för ett effektivt arbete, och den potential till förnyelse som ligger i IT som verktyg anser Granskningskommittén det som högst väsentligt att styrelsen prioriterar detta arbete. 6. Avslutning I vår granskning riktar vi främst vår uppmärksamhet på brister i beslut och underlag för att på så sätt lyfta fram de frågeställningar där förändringar kan bidra till förbättringar i den demokratiska processen. Om någon därför saknar vår uppmärk-samhet på positiva förändringar, skall detta inte tolkas som att sådana inte har skett. Stockholm i mars 2001 Svenska sektionens Granskningskommitté Magnus Breidne (sammankallande) Birgitta Grind Jan Nygren Kerstin Sundman
____________________________________________________________________________________________
|