| ____________________________________________________________________________________________ Granskningskommitténs rapport ____________________________________________________________________________________________
Granskningskommitténs rapport till årsmötet i Växjö för verksamhetsåret 1997 01 01 - 1997 12 31 1. Inledning Vid svenska sektionens årsmöte 1995 i Borlänge beslutades att inrätta ett finansutskott och riktlinjerna för detta utskott antogs vid årsmötet 1996. Årsmötet 1997 beslutade att finansutskottet skulle byta namn till granskningskommittén. Granskningskommitténs uppdrag är att i samarbete med de av årsmötet valda revisorerna genomföra en granskning av sektionens räkenskaper och förvaltning. Arbetsfördelningen mellan granskningskommittén och revisorerna innebär att de senare genomför räkenskapsrevisionen, granskar rutiner, såsom t.ex. lönerutiner och attestering av fakturor, medan granskningskommittén riktar in sig på förvaltningsrevision. Syftet med granskningen är att genom en konstruktiv kritik och belysande av viktiga frågeställningar och problemområden bidra till den demokratiska processen inom den svenska sektionen. Granskningskommitténs granskning sker utifrån skrivna dokument, om så inte är fallet anges detta. En utgångspunkt för kommitténs granskning är att varje intresserad medlem genom att läsa protokoll, beslutsunderlag och rapporter ska kunna följa vad som händer inom den svenska sektionen. Då uppdraget är av stor omfattning gör granskningskommittén vissa prioriteringar. Förutom uppföljning av årsmötesbeslut och av styrelseprotokoll och tertialrapporter är de områden granskningskommittén under 1997 har prioriterat för granskning: - Amnestyfonden - Rekryteringen av generalsekreterare - Redovisningsprinciper 2. Uppföljning av styrelsens behandling av årsmötesbeslut Styrelsen beslutade, liksom tidigare år, vid sitt junimöte om åtgärder med anledning av beslut tagna på årsmötet i maj. I verksamhetsberättelsen redovisade styrelsen sedan de åtgärder som vidtagits. Några beslut på årsmötet 1997 rörde resolutioner till det internationella årsmötet, ICM, i Kapstaden i december 1997. Granskningskommittén har valt att följa upp hur den svenska delegationen till ICM följt de beslut som togs vid årsmötet i Uppsala samt hur styrelsen redovisar delegationens ställningstagande till medlemmarna. Granskningskommittén har också följt upp vilka åtgärder som vidtagits med anledning av beslut 44 “Utvecklingen inom Amnesty“. 2.1 Årsmötesbeslut som rör resolutioner till ICM I februari 1998 redovisade styrelsen till samtliga grupper en sammanställning över beslut fattade vid ICM. Sammanställningen redovisar det huvudsakliga innehållet i respektive resolution, den svenska delegationens ställningstagande samt det beslut som togs. Granskningskommittén anser att styrelsen genom denna sammanställning ger medlemmarna god insyn i den svenska delegationens agerande vid ICM liksom i de beslut som tagits av Amnestys högsta beslutande organ. De beslut på årsmötet som rörde ICM var beslut 43 “Översyn av riktlinjer för Amnestys biståndsarbete“, beslut 50 “Amnesty bör arbeta mot bruket av barnsoldater“, beslut 51 “Regeringspassivitet“ och beslut 54 “Utvidgande av Amnestys arbete av främjande karaktär“. Den svenska delegationen har i överensstämmelse med besluten vid årsmötet i Uppsala stött resolutionerna om översyn av riktlinjer för biståndsarbete och bruket av barnsoldater samt beträffande resolutionerna om regeringspassivitet och främjandearbetet förespråkat så små förändringar som möjligt. 2.2 Årsmötesbeslut 44 “Utvecklingen inom Amnesty“ Årsmötet beslutade dels att initiera en diskussion på alla nivåer inom svenska Amnesty om vart organisationen är på väg och om vilka frågor som skall stå i centrum för vårt arbete nu och i framtiden, dels att ge styrelsen i uppdrag att ansvara för beredningen, att underlag skulle presenteras för distriktsombuden i september och att medlemmarna utanför styrelsen skall ges ett avgörande inflytande i detta arbete. Vid sitt junimöte beslutade styrelsen att alla utskott skall vara delaktiga i arbetet med detta ärende och att C-utskottet har ansvaret för sammanställning och presentation vid distriktsombudsmötet av förslaget. Av styrelsens verksamhetsberättelse framgår att en diskussion initierades vid distrikts- ombudsmötet i september och att ett uppföljande seminarium vid årsmötet 1998 planeras. Det går inte att, vare sig ur styrelseprotokoll eller verksamhetsberättelsen, utläsa något om vad utskotten kommit fram till vid beredningen av ärendet, vilket underlag som presenterades för distriktsombudsmötet, hur diskussionen gick där eller hur man där beslutade att föra diskussionen vidare ut i organisationen. Granskningskommittén anser att utan att få svar på dessa frågor är det svårt att avgöra om styrelsen har fullgjort sitt uppdrag från årsmötet. 3. Verksamhetsgranskning Granskningskommittén har gått igenom protokollen ifrån styrelsens samtliga sammanträden under 1997. Syftet har varit att granska vilka frågor styrelsen hanterat under året, men också hur det hanterats. Andra områden som granskats mer ingående är Amnestyfondens verksamhet, rekrytering av generalsekreterare samt redovisningsprinciper. 3.1 Granskning av styrelseprotokoll I samband med granskningen av samtliga styrelseprotokoll under 1997, valde vi att särskilt granska följande paragrafer: §25, §69, §70, §103 och §166. Rådgivningsbyrån (Protokoll 2/97/98 §25) Beslut: “att meddela RGB:s styrelse att Amnestys tidigare beslut om att vi inte kan ställa oss bakom att RGB söker statliga medel kvarstår, men att Amnesty är intresserad av att finna andra former för fortsatt samarbete i den händelse vi blir tvungna att lämna styrelsen“. Amnestys svenska sektion är en av stiftarna av Rådgivningsbyrån för asylsökande och flyktingar. Därför hade det varit lämpligt att sektionens styrelse också hade konstruktiva förslag till att lösa RGB:s finansieringsproblem, när man nu valt att hänvisa till Amnestys principiella förbud till statliga medel för RGB:s räkning. Vidare ingår det i Amnestys hantering av flyktingfrågor att individuella ärenden normalt inte skall handläggas inom Amnesty, utan hänvisas till RGB. Beslutet kommer att få konsekvenser för Amnestys arbete med flyktingfrågor. Ansökan om bidrag till lokalhyra-Malmögrupperna (Protokoll 4/97/98 §69) Beslut: “3) att uppdra åt ordförande att besluta om en eventuell garantisumma på max 3.000 kr/månad från och med december 1997 till och med juli 1998“. Vilket var underlaget för beslutet? Det synes också oklart vad som menas med garantisumma och vad den är avsedd att täcka. Generellt bör vid delegering av beslutsgenomförande en delegationslista upprättas. Extraordinärt bidrag till den internationella rörelsen (Protokoll 4/97/98 §70) Beslut: “att avsätta 100.000 kronor i bidrag till den internationella rörelsen. Samt att summan skall belasta 1997 års budget“. Det underlag som, enligt protokollet, presenterades inför detta beslut är alltför bristfälligt. Styrelsen bör, inför ställningstagande i saken, kräva att den internationella styrelsen skriftligen informerar om orsaken till att framställan görs, t ex varför begäran verkligen är akut och inte kunnat förutses vid genomförandet av det ordinarie budgetarbetet och att behovet måste täckas direkt. (Sakupplysning. Detta fall handlade om MR-information i Mexiko och Brasilien.) Förberedelse inför EU-föreningens årsmöte (Protokoll 7/96/97 §166) Beslut: endast informationsparagraf Vi ser det som ett allmänt önskemål att information om betydelsen för vårt eget arbete vad gäller våra bidrag till och vårt deltagande i externa föreningar såsom EU-föreningen och Rådgivningsbyrån, ges i form av redovisning i AI:s styrelseprotokoll. Behandlingen av EU-föreningens årsmöte aktualiserar ett generellt önskemål, nämligen att information om Amnestys engagemang i externa föreningar redovisas i styrelsens protokoll. Redovisningen bör omfatta både ekonomiska bidrag och Amnestys deltagande i exempelvis EU-föreningen och RGB. Redovisningen skall avse de delar som har betydelse för vårt eget amnestyarbete. Bidrag till den internationella rörelsen (Protokoll 5/97/98 §103) Beslut: “att svenska sektionen lämnar ett extra bidrag till den internationella rörelsen på 500.000 kr samt att svenska sektionen skall tillskriva IEC i ärandet“. Inför detta beslut saknas helt beslutsunderlag med undantag för upplysningen att förfrågan från IS beror på kursförluster i den internationella budgeten. Det är också oklart om pengarna verkligen betalats ut, då ingenting nämns i resultatredovisningen eller kommentarerna till årsutfallet 1997. 3.2. Amnestyfonden 3.2.1 Rapport med kommentarer till budgetmöte Till budgetmötet avlämnades följande rapport: “Amnestyfonden är att betrakta som en egen juridisk person utifrån att den just är en fond och har sin bas i en stiftelseurkund. Den har därmed en speciell ställning i Amnestyrörelsen. De flesta av fondens ärenden är i någon del konfidentiella vilket ytterligare bidrar till att ge fonden en särställning. Fonden har genom åren haft karaktären av en för medlemmarna relativt stängd verksamhet. Svenska sektionens årsmöte är tillika fondens årsmöte. Årsmötesdeltagarna tar ställning till om ansvarsfrihet ska beviljas den avgående styrelsen. En ny styrelse för det kommande verksamhetsåret väljs. Mot denna bakgrund anser granskningskommittén det viktigt att Amnestyrörelsen ges större insyn i såväl fondens verksamhet (både i planeringsstadiet och efter genomförandet) som budget respektive utfall och bokslut. Naturligtvis ska vederbörlig hänsyn tas till alla konfidentiella handlingar. I dåvarande finansutskottets rapport till budgetmötet 1996 efterlystes en budget med verksamhetsplan för fonden. Då det fortfarande saknas både en årlig verksamhetsplan och en årlig budget för fonden, vill vi åter betona vikten av att dessa dokument tas fram. Fonden sammanställer en månatlig rapport, “Fondens ekonomi“, där en ekonomisk uppföljning av fondens verksamhet under innevarande år görs. “Fondens ekonomi“ är f.n. ett sätt att mäta pengar i enbart plus och minustermer. Kopplat till en verksamhetsplan och en budget kan även grad av måluppfyllelse mätas och “Fondens ekonomi“ får ytterligare en dimension. “Fondens ekonomi“ är dock ett bra instrument för att kontinuerligt följa den ekonomiska situationen i fonden. Uppdelningen i intäkter, kostnader och utbetalning med respektive kommentarer är informativ. Granskningskommittén har dock några synpunkter på rapportens utformning: - Redovisningen är i vissa delar svårförståelig för den oinsatte (tabellen som redovisar månatlig statistik kunde t.ex. förses med förklarande kommentarer). - Det är omöjligt att i redovisningen följa vilka projekt och vilka länder biståndet går till. Här kan det vara lämpligt att använda uppdelningen i “Guidelines for AI relief work“ (p.2 “Beneficiaries and purposes of relief“). Därigenom möjliggörs en koppling till fondens verksamhetsberättelse vars struktur har likheter med den angiven i “Guidelines...“ (p.1). - När en budget och en verksamhetsplan gjorts för fonden bör de budgeterade beloppen ingå som jämförande kolumner både vad gäller intäkter och kostnader. I “Riktlinjer för fondstyrelsens praktiska arbete“ finns bestämmelser om behandling av konfidentiellt material. Där anges bl.a. alla aktörer som kan delges konfidentiellt material. Granskningskommittén finns inte bland dessa. Med anledning av det rekommenderar granskningskommittén en komplettering så att även granskningskommittén kan ta del av konfidentiellt material vid behov. Vi vill dock påpeka att hittills har vi inte haft några problem med att få ta del av begärt material.“ Sedan granskningskommittén rapporterat till budgetmötet har fonden kompletterat “Riktlinjer för fondstyrelsens praktiska arbete“ med att ange att granskningskommittén har möjlighet att ta del av konfidentiellt material. Även om det inte hör till det verksamhetsår som skall granskas, vill vi ändå notera att fonden beslutade vid sitt sammanträde den 18 januari 1998 att göra en budget, vilken skall diskuteras på fondens styrelsemöte den 15 mars 1998. Fonden beslutade vid samma styrelsemöte (18 januari 1998) att komplettera “Fondens ekonomi “ med förklarande kommentarer. Granskningskommittén anser att dessa åtgärder är ett steg mot större öppenhet beträffande fondens verksamhet. Dock kan en budget, om den är tänkt att gälla för 1998, inte bli ett reellt verktyg eftersom den ännu inte är gjord trots att det är tre månader in på verksamhetsåret. 3.2.2 Mål, utvärdering och rapportering Fondens kärnverksamhet utgörs av insamlade pengar som sedan fördelas på olika biståndsprojekt inom Amnestys åtagande, vanligtvis kanaliserade genom olika organisationer. Fondens pengar går alltså till verksamheter med tydlig projektkaraktär. Granskningskommittén anser att för varje biståndsprojekt ska fonden ställa upp ett eller flera mål. Varje biståndsprojekt ska sedan utvärderas utifrån de uppställda målen. Granskningskommittén har inte kunnat finna en modell för uppföljning och utvärdering av projekt, en uppgift de haft åtminstone sedan maj 1997. Det är mycket angeläget att uppgiften blir slutförd snabbt. Fonden utnyttjar ibland tillfällen som uppstår till uppföljning av ett projekt eller kontakt med en organisation på ort och ställe (exempelvis i samband med resor av andra skäl till för fonden aktuellt land). Det är utmärkt att ta vara på den möjligheten men uppföljningen behöver dessutom ske mer systematiskt. Eftersom fonden har ett relativt konkret uppdrag - att kanalisera pengar till olika biståndsprojekt inom Amnestys åtagande - anser granskningskommittén att rutiner för redovisning av fondens verksamhet till bidragsgivarna ska finnas. Denna redovisning kan mycket väl bestå av en bearbetning av verksamhetsberättelsen. Ansträngningar ska dock göras att nå större grupper än dem som kan nås av en verksamhetsberättelse. Både vad gäller uppställandet av mål och rutiner för utvärdering och redovisning är kategorierna i “Guidelines for AI relief work“ (punkt 2 “Beneficiaries and purposes of relief“) lämpliga att använda. Med tanke på fondens utmärkta initiativ att ansöka om Radiohjälpens höstinsamling - som ju också beviljats - anser granskningskommittén det viktigare än någonsin att fonden skyndsamt bygger upp de efterfrågade rutinerna. 3.2.3 Amnestyfonden och handlingsplanen Svenska Amnestys handlingsplan 1996 - 2000 omfattar både svenska sektionen och Amnestyfonden. Följande mål berör Amnestyfonden: Mål 1 “Vi ska arbeta för att göra varje människa i Sverige medveten om vad mänskliga rättigheter innebär“ Mål 4 “Vi ska utveckla och effektivisera vårt kampanjarbete“ Mål 6 “Vi ska utveckla vår planering och uppföljning av Amnestyarbetet“ Mål 7 “Vi ska engagera oss i organisationen och i Amnestys arbetssätt“ Mål 8 “Vi ska utveckla vårt samarbete med Amnesty i andra länder“ berör alla Amnestyfonden. För att uppfylla målen på det mest effektiva sättet krävs en medveten och långsiktig planering. Granskningskommittén har inte funnit några dokument som visar på planering eller systematisk uppföljning av målen i handlingsplanen för fondens del. Detta aktualiserar åter - och med styrka - behov av en verksamhetsplan för fonden. 3.2.4 Fondens stadgar En genomgång av fondens stadgar visar att de reglerar allt väsentligt. En detalj, som i sig saknar praktisk betydelse, är punkt 2 e i stadgarna: “För styrelsebeslut fordras att minst fyra ledamöter är eniga. Vid lika röstetal är ordförandes röst utslagsgivande“. Då endast sju personer i styrelsen är röstberättigade och det fordras att minst fyra ledamöter är eniga, kan aldrig en situation med lika röstetal uppstå. Granskningskommittén rekommenderar en motion om stadgeändring där detta korrigeras. 3.3 Rekrytering av generalsekreterare Granskningskommitténs uppgift är att granska uppläggning och handhavande av själva processen i rekryteringsarbetet - inte utvärdering och bedömning av kandidaterna som sådana. Styrelsen är som representant för medlemmarna anförtrodda att besluta om alla tjänstetillsättningar. Styrelsen delegerade ansvaret till en särskild rekryteringsgrupp bestående av tre styrelserepresentanter och under ett visst skede även tf. generalsekreterare. Personalen involverades i processen genom en referensgrupp, bestående av tre fackliga representanter. Granskningskommittén har vid sammanträffande dels med representanter för styrelsens rekryteringsgrupp, dels med representanter för personalens referensgrupp fått parternas redogörelse för rekryteringsprocessen. Vi har också tagit del av det skriftliga material som utväxlats mellan parterna. Enligt granskningskommittén har styrelsen handlagt rekryteringen formellt helt riktigt. Den har heller inte överträtt sitt mandat. Ändå har en konflikt uppstått mellan parterna. För att förebygga konflikter vid framtida tjänstetillsättningar bör följande rutiner tydliggöras: Plan att arbeta efter Styrelsen fastställer en plan för rekryteringen efter samråd med den lokala fackklubben. Planen ska beskriva processen samt innehålla tidsangivelser. Gemensamma avstämningstillfällen ska bl.a. finnas med, liksom tid för MBL-förhandling och beräknat datum för styrelsens beslut. Om planen revideras ska fackklubben utan dröjsmål meddelas detta och skälen därtill. Fackklubben skall medverka till att följa planen. Kommunikation Kommunikation ska vara “aktiv“ från båda parter, dvs. uppgift ska lämnas till part så snart något viktigt för processen finns att meddela. Kommunikation ska vara tydlig. Bristande eller otydlig kommunikation ger utrymme för både förväntningar och tolkningar som inte är gemensamma. Spelregler Kommunikationsvägarna mellan berörda parter (styrelsen respektive fackklubben) ska vara klart definierade från början, t.ex. att styrelsen överlåter rekryteringsarbetet till en delegerad grupp och att fackklubben utser en referensgrupp. Reglerna i svenska sektionens av Amnesty International stadgar gäller liksom svensk arbetsrättslagstiftning. Kommunikationsvägarna kan åskådliggöras på följande sätt:  3.4 Redovisningsprinciper 3.4.1 Rapportering per kostnadsslag och program I sekretariatets programredovisning redovisas programkostnaderna per program och programområde. Denna redovisning ger enbart den totala programkostnaden för respektive program och programområde. Enskilda kostnadsslag (t.ex. resekostnader, porto, löner mm), fördelning av kostnadsslag mellan program och programområden samt kostnadsbeloppen på enskilda kostnadsslag bör även redovisas. För att bättre kunna överblicka hur enskilda kostnadsslag påverkar programmen bör programkostnaderna kompletteras med en rapport, där programkostnaderna specificeras på de kostnadsslag som ingår i den direkta programkostnaden. 3.4.2 Dolda intäkter redovisas Sektionen erhåller bidrag från företag i form av varor och tjänster. Bidragen kan erhållas i samband med en specifik kampanj, vid ett sponsringsprojekt eller som ett generellt stöd för Amnesty som organisation. Några exempel på sådana bidrag är när Amnesty får gratis tryckmaterial, tryckning av informationsmaterial och reklam i tidningar och tidskrifter. Det sammanlagda värdet av sådana bidrag under ett år kan uppgå till betydande belopp. Dessa bidrag är dels ett mått på företags och organisationers positiva inställning till Amnesty som organisation och dels minskar bidragen sektionens kostnader och påverkar därigenom både sektionens budget och får konsekvenser för genomförandet av sektionens handlingsplan. Det är av betydelse att dessa bidrag redovisas och de konsekvenser dessa kan ha för olika program beaktas vid budgetprocessen och vid fastställandet av den slutliga budgeten. 3.4.3 SFI rapporten Stiftelsen för insamlingskontroll (SFI) beviljar efter ansökan från en ideell organisation ett s.k. 90 konto och har till uppgift att övervaka att insamlade medel går till de ändamål som den ideella organisationen har utfäst. Denna granskning som SFI gör baseras på organisationens årsredovisning där intäkter och kostnader redovisas i enlighet med de direktiv som SFI har angivit. SFI-rapporten används vid jämförelser mellan andra ideella organisationer och denna årliga rapport utgör även grunden för att den ideella organisationen skall få fortsatt tillstånd att nyttja 90 kontot. SFI-rapporten är ett viktigt instrument för allmänheten att utöva en kontroll av bidragsmottagande ideella organisationer. Granskningskommittén anser därför att medlemmarna även skall kunna ta del av denna SFI-rapport. 4. Analys av verksamhetsbudget för 1997 4.1 Ekonomisk rapport för 1997 I tabellen “Årsutfallet fördelat på programområden“ presenteras en sammanställning av årets utfall per programområde. Budgeten för 1997 specificeras utgående från de tre huvudkostnadsslagen direkta programkostnader (Progr), direkta lönekostnader (DL) och administrativa kostnader (ADM). För respektive huvudkostnadsslag jämförs avvikelsen (Diff%) mellan årsutfallet och budget (Budg): Programkostnaderna visar på en minskning med 987 tkr (-7,9%). I bilaga 1 finns delprogrammen inom respektive programområde närmare specificerade. De stora nerdragningarna har skett inom: 2. Medlemsaktiviteter; Medlemsutbildning med 122 tkr (-46,2%), i tertialrapporten är förklaringen att “några utbildningar har ställts in p g a för få anmälningar, vidare har man slagit samman fyra utbildningar till två“ och samordningsgrupper med 67 tkr (-44,4%). Inom programmet “har flera seminarier och möten uppskjutits både från IS och samordningsgruppernas sida. Flera av dessa kommer i stället att äga rum under 1998“.  5. Information och kommunikation; Amnesty Press med 372 tkr (-17,2%), där “var 1997 första året som det endast publicerades 6 nummer. Det var därför svårt att veta exakt vad det skulle kosta“. Samt 6. Finansiell stabilitet och tillväxt; Insamlingsarbete med 745 tkr (-22,6%). “Det har under året skett några omfördelningar som berört detta program, bl a har pengar härifrån lagts på medlemsvärvning. Dessutom användes inte alla de budgeterade medlen som egentligen var avsedda för externa utskick för att utöka vårt givarregister.“ Ökning av programkostnader har skett inom: 4. Medlemmar och organisation med 193 tkr (10,8%) där Ungdomssatsningen ökade med 322 tkr (68,8%) mot budget samt 6. Finansiell stabilitet och tillväxt; Försäljning 281 tkr (80,3%). Det saknas en systematisk genomgång av programmen i den tredje tertialrapporten som förklarar över- eller underutnyttjande av budgeterade resurser och en utvärdering av programmet vilket vore önskvärt. De direkta lönekostnaderna visar på en genomsnittlig kostnadsökning på 190 tkr (3,7%) för 1997. Ökningen av de direkta lönekostnaderna har skett inom programområdena 2. Medlemsaktiviteter 101 tkr (5,9%) samt 5. Information och kommunikation 101 tkr (9,2%). Inom 4. Medlemmar och organisation har de direkta lönekostnaderna minskat med 86 tkr (-15,1%). De totala personalkostnaderna har ökat med 4,7% under året och är 1% högre än de direkta lönekostnaderna. En ökad flexibilitet i utnyttjande av personalresurserna mellan programområden på sekretariatet är önskvärd. Administrationskostnaderna, dvs kostnaderna för sekretariatet, administrativ personal och avskrivningar visar på en ökning på 1.277 tkr, dvs 14,4%. Av ökningen svarar de kortare avskrivningstiderna för 991 tkr, dvs om denna räknades bort skulle de administrativa kostnadsökningen har varit 3,2%. Detta visar på betydelsen av att de fasta kostnaderna följs upp löpande. Det är av vikt i budgetsammanhang, att även de olika kostnadsslagen i verksamheten analyseras löpande, där möjligheter till minskning av kostnader och effektivisering av verksamhet kontinuerligt tas tillvara. Sammantaget visar årsutfallet för sektionskostnaderna på en ökning på 480 tkr (1,8%) i förhållande till budgeten. Att kostnadsökningen blivit så låg beror på de stora neddragningarna i programkostnaderna, som således fått finansiera ökningen av personalkostnaderna och de administrativa kostnaderna. Den totala kostnadsökningen inklusive IS avgiften mot budget blev 2,2% för 1997. Jämförs denna mot intäktsökningen på 0,8% för 1997 så har kostnaderna för verksamheten ökat mer än intäkterna. 4.2. Personal Av tabellen nedan framgår fördelningen av anställda per programområde för åren 1996, 1997, utfall 1997 samt 1998. Personalstyrkan har ökat med 0,20 tjänster i jämförelse med 1996 för 1997 och är 26,95 tjänster. För budgetåret 1998 minskar personalstyrkan med 1,25 i jämförelse med 1996 till 25,50 tjänster.  Fördelningen av tjänster per programområde framgår av bilaga 2. 4.3. Utveckling av tertialrapporten I årets tredje tertialrapport är det betydligt lättare att följa upp verksamheten i jämförelse med motsvarande rapport för 1996, vilket granskningskommittén med tillfredsställelse har noterat. Två grundläggande problem kvarstår dock. Hur skall kopplingen mellan budget och handlingsplanen konkret utformas? Granskningskommittén anser att styrelsen har en bra målsättning beträffande den nya budgetmodellen. “Den nya budgetmodellen ska visa en tydlig koppling till handlingsplanen och ska utformas som en långsiktig ekonomisk planering där handlingsplanens delmål kopplas till siffror. Budgeten ska innehålla en översikt över det gångna året, innevarande år och de två kommande åren för att underlätta uppföljning och utvärdering och tydliggöra vilka prioriteringar som görs och när de görs. Den ska vara flexibel så att den kan anpassas till förändrade omständigheter. Den ska fungera, både när intäkterna ökar och när de minskar.“ Hur skall delmålen utvärderas? Den nya budgetmodellen skall enligt styrelsen “.. vara ett medel för att underlätta utvärderings- och uppföljningsarbetet. Vi föreslår att sekretariatet får i uppdrag att utarbeta riktlinjer och mätinstrument för detta.“ Enligt granskningskommittén kräver detta att de anställda inom programavdelningen gör en genomgång av verksamheten inom respektive delprogram. Den genomgången skall förklara över- respektive underutnyttjande av budgeterade resurser. Samtidigt bör även en utvärdering av delprogrammen göras. Dessa synpunkter bör sedan ingå i tertialrapporten. Med tanke på att den nya budgetmodellen skall främja en långsiktig ekonomisk planering är det prioriteringar i handlingsplanens huvudmål och delmål, både på sekretariats- och distriktsnivå, som blir det primära. Styrelsens förutsättningar för att göra korrekta prioriteringar är beroende på hur väl utvärderingen kan göras. Av denna anledning bör arbetet med att utarbeta riktlinjer och mätinstrument för detta vara av högsta prioritet. Vid styrelsens junimöte beslöts att: - ge sekretariatet i uppdrag att utarbeta nya och förbättrade mätinstrument för verksamhetsuppföljning samt redovisa tidsramarna för detta uppdrag till AU-mötet i augusti (§30) samt - uppdra åt sekretariatet att beakta dessa prioriteringar i sin fortsatta planering (§31). samt vid styrelsens septembermöte att: - arbeta med nuvarande budgetmodell och att använda tertialrapporten som underlag för beslutstillfällen under året (§67). Granskningskommittén anser det vara av största vikt att dessa beslut genomförs och att rapportering sker i samband med tertialgenomgångarna under 1998. Samt att decentraliseringsprocessen och distriktens deltagande i verksamheten får en systematisk uppföljning vid tertialgenomgångarna. 5. Avslutning I vår granskningsrapport riktar vi vår uppmärksamhet på brister i beslut och underlag för att på så sätt lyfta fram de frågeställningar där förändringar kan bidra till att främja den demokratiska processen. Detta får som konsekvens att positiva förhållanden och förbättringar som har skett inom styrelsens ansvarsområde under det gångna verksamhetsåret inte får den uppmärksamhet det skulle förtjäna. Vår verksamhetsgranskning är av naturliga skäl inriktad på styrelsens ansvarsområde. Men då Amnesty har som målsättning att kunna utvärdera programverksamheten inom sektionen, förutsätter detta en ökad förståelse bland medlemmar, grupper och distrikt att även de aktivt skall delta i utvärdering av sin egen verksamhet, eftersom det är en del av sektionens hela programverksamhet. Detta innebär att en ny form av rapportering behöver skapas som möjliggör att resultatet av dessa utvärderingar kan beaktas i tertialrapporter, budgetprocessen och vid prioriteringar av målen i sektionens handlingsplan. Amnesty International Svenska sektionen - Granskningskommittén Thomas Back, Eva Sandhammar, Elisabeth Stålhane, Tony Öhrling
|
