| ____________________________________________________________________________________________ Årsmöteshandbok - rev. den 3-4 mars 2001 ____________________________________________________________________________________________ FÖRSLAG TILL ÅRSMÖTESHANDBOK FÖRE ÅRSMÖTET Årsmötet är sektionens högsta beslutande organ. Årsmötet tar beslut i frågor om policy, arbetssätt, organisation och ekonomi. Besluten är avgörande inte endast för arbetet inom sektionens styrelse, sekretariat, grupper, distrikt, samordningsgrupper etc utan påverkar i någon mån också hela den internationella Amnestyrörelsen. Före årsmötet skall du därför förbereda dig väl genom att läsa igenom motioner, förslag och övriga årsmöteshandlingar, diskutera frågorna i din grupp och på det distriktsmöte, där årsmötesfrågorna tas upp. Ta också del av debatten i Amnesty Press. Samla argument för och emot och försök så långt som möjligt att ta ställning i de olika frågorna. För att årsmötet skall fungera smidigt behöver du känna till gängse föreningsteknik. Arbetsordningen är de regler som styr proceduren i årsmötesförhandlingarna. Läs noga igenom förslaget till arbetsordning så att du vet hur årsmötesförhandlingarna kommer att föras. ÅRSMÖTESDELTAGARE Alla som betalat sektionens medlemsavgift för föregående eller innevarande år samt uppfyllt kraven på anmälan och inbetalning av årsmötesavgift, har yttrande- och rösträtt vid årsmötet. När du begär ordet eller röstar vid votering, skall du visa ditt röstkort, som är personligt och försett med ditt deltagarnummer. Röstkortet får du i receptionen, där du skall registrera dig när du kommer till årsmötet. ÅRSMÖTET BÖRJAR Efter årsmötets öppnande upprättas först röstlängden. Dagordning och arbetsordning fastställs och därefter förrättas val av funktionärer: årsmötesordförande, sekreterare, justerare, rösträknare och redaktionsutskott. (Se dagordningen) De tilltänkta funktionärerna brukar tillfrågas i förväg, eftersom många av uppdragen är ganska betungande. Sekreterarna ansvarar för årsmötesprotokollet, som är ett beslutsprotokoll. Endast besluten i plenum redovisas, inte diskussionerna som föregår besluten. Rösträknarna räknar röster vid voteringar och val. Justerarna kontrollerar att protokollet på ett riktigt sätt återger de beslut som fattats och de frågor som behandlats. Därför bör justerarna anteckna alla beslut under årsmötet. Vid genomgång av arbetsordning, går ordföranden igenom den fastställda arbetsordningen för att undvika tidsödande procedurfrågor i de fortsatta förhandlingarna. Följande punkter på dagordningen tar upp sektionens och Amnestyfondens verksamhetsberättelser, revisionsberättelser samt ansvarsfrihet för sektionens och fondens styrelseledamöter. Årsmötets uppgift är att granska verksamheten och kontrollera att den är riktigt beskriven i berättelsen. Därefter skall årsmötet ta ställning till att godkänna den samt bevilja styrelseledamöterna ansvarsfrihet. Om styrelsen grovt misskött verksamheten eller ekonomin, kan årsmötet vägra ge den ansvarsfrihet, vilket dock är mycket sällsynt. I sådana fall kan styrelsen avsättas eller välja att avgå. Frågestunderna är till för att deltagarna skall ges möjlighet att ställa frågor till sektionens och fondens styrelser kring verksamheten. För att frågestunden skall bli meningsfull, är det viktigt att du är förberedd genom att ha läst verksamhetsberättelserna och tänkt igenom de frågor du vill ställa. DISKUSSIONSMÖTEN/SEMINARIER Beroende av den tid som står till förfogande, anordnas informations- och diskussionsmöten. Dessa möten annonseras i förväg till årsmötesdeltagarna, och syftar till att ge styrelsen möjlighet till information om och avstämning av olika frågor. Tänk gärna efter i förväg vilket diskussionsmöte du vill deltaga i. I samband med eller i anslutning till årsmötet kan också andra möten, seminarier och utbildningar hållas. Arrangörer kan till exempel vara styrelse, sekretariat, samordnings- och specialgrupper. En del av dessa möten annonseras i förväg, andra under årsmötets gång. BEREDNINGSGRUPPER Alla motioner och förslag till årsmötet behandlas först i beredningsgrupperna, innan beslut tas i plenum. Förhandlingarna sker bakom stängda dörrar (årsmötet brukar besluta att endast plenumförhandlingarna skall vara offentliga) och inga slutgiltiga beslut fattas. Årsmötet arbetar i en eller flera beredningsgrupper. Beredningsgrupperna brukar arbeta parallellt och styrelsen ger förslag till hur motionerna skall fördelas mellan dem. Styrelsen kan även föreslå att årsmötet i beredningsgrupperna debatterar andra frågor än sådana som är föremål för motioner eller förslag. Du väljer själv i vilken beredningsgrupp du skall deltaga. Om ni är fler deltagare från samma arbetsgrupp är det bra om ni fördelar er på olika beredningsgrupper, så att fler områden blir bevakade. Beredningsgruppen leds av en ordförande, som till sin hjälp har en rapportör. Rapportören är föredragande i plenum, när besluten tas kring de motioner och förslag, som beredningsgruppen har behandlat. Man brukar tillfråga dem som skall vara ordförande och rapportör i förväg, så att de får en möjlighet att förbereda sig. Val av beredningsgruppernas funktionärer förrättas i anslutning till styrelsens förslag till beredningsgrupper. Beredningsgruppens uppgift är att ta ställning till motioner och förslag, som ligger inom gruppens område, för att på så sätt underlätta beslutsfattandet i plenum. Genom rapportörerna får deltagarna i plenum en redogörelse för de diskussioner som ägt rum i beredningsgrupperna samt förslag till beslut i olika frågor. Beslutsförslagen redovisas i rapporter från de olika beredningsgrupperna. Rapporterna skrivs ut och kopieras så att varje deltagare har dem, när besluten skall tas i plenum. I plenum är beredningsgruppens förslag huvudförslag. Alla som deltar i en beredningsgrupp skall tänka på att grupperna inte får hamna i tidsnöd. Alla motioner och förslag inom gruppens område skall hinna bli behandlade så allsidigt som möjligt. Försök därför att fatta dig kort i debatten, så att fler inlägg kan göras och frågorna kan belysas från olika håll. Var dock inte rädd för att yttra dig även om du är årsmötesnybörjare. Din åsikt är lika betydelsefull som alla andras vid årsmötet. PLENUM Av dagordningen framgår när behandling och beslut sker i plenum, då alla årsmötesdeltagare är samlade. Årsmötet i plenum skall behandla: - motioner - styrelsens förslag - val av styrelse, fondstyrelse, revisorer, granskningskommitté och valberedning - andra ev underlag som styrelsen sänt ut - uttalanden i vissa frågor. Dessa har redaktionsutskottet förberett - förslag till handlingsplan/lägesrapport kopplad till handlingsplan. Observera att det i plenum är beredningsgruppernas förslag till beslut som är huvudförslag, d.v.s. det är de som ligger som grund för debatt och beslut. Den motion som ändrats av beredningsgruppen kan dock - om någon begär det - tas upp igen i plenum. Eventuella motioner och förslag som inte hunnit behandlas av plenum inom den tid som anges i kallelsen, bordläggs till nästkommande årsmöte. Det är samtliga årsmötesdeltagares ansvar att se till att tiden för årsmötet inte överskrids och att den debatt som ägt rum i beredningsgrupperna inte i onödan upprepas i plenum. VALBEREDNINGEN Valberedningens uppgift är att få fram kandidater till bl.a. sektionens styrelse. De som kandiderar har som regel under en längre tid varit aktiva i grupper och distrikt och nominerats av dessa. Styrelsekandidaterna bör vara föreningsvana personer som är beredda att avsätta mycket tid för uppgiften. Vanligt är att nya kandidater till styrelsen först blir nominerade som suppleanter för ett år. Valberedningens förslag till styrelse finns med i årsmöteshandlingarna, där även andra kandidater som nominerats inom den tid som anges i kallelsen presenteras. Valberedningen presenterar också sitt förslag för årsmötet i plenum (se dagordningen) och redogör för övriga nomineringar. Tänk på att om du nominerar någon till styrelsen, skall du först fråga om han eller hon accepterar kandidaturen. Du bör dessutom vara beredd att presentera din kandidat inför årsmötet i plenum. Kandidaterna ges dessutom möjlighet att presentera sig själva och årsmötesdeltagarna har möjlighet att ställa frågor till dem.
|