GRANSKNINGSKOMMITTÉNS RAPPORT TILL ÅRSMÖTET 1999


1. Inledning

Granskningskommitténs uppdrag, utformat av årsmötet 1996, är att genomföra en granskning av sektionens förvaltning och dess räkenskaper. Arbetsfördelningen mellan sektionens revisorer och Granskningskommittén innebär att de förstnämnda genomför räkenskapsrevisionen, granskar rutiner, såsom lönerutiner och attestering av fakturor medan Granskningskommittén inriktar sig på förvaltningsrevision.

Syftet med granskningen är att genom konstruktiv kritik av sektionens styrelse, fondstyrelsen samt annan formell och informell verksamhet inom svenska sektionen, bidra till den demokra-
tiska processen. Det ingår i uppdraget att kontinuerligt följa verksamheten.

Granskningskommitténs arbete sker främst utifrån skrivna dokument, men även muntlig infor-
mation har inhämtats så att verksamheten löpande kan utvärderas och snabbt rapporteras till berörda personer.

Den turbulens som rått i sektionen under 1998 har omöjliggjort för oss att fullfölja våra intentioner att närmare granska aktiviteterna på distriktsnivå. Istället har arbetet med nödvän-
dighet överskuggats av de frågor som hängt samman med generalsekreterarens avgång. Prio-riteringen av vår granskning har därför begränsats till:

sektionsstyrelsens arbete
radiohjälpsinsamlingen


2. Uppföljning av styrelsens behandling av årsmötesbeslut

Styrelsen beslutade vid sitt möte den 13-14 juni om åtgärder med anledning av beslut tagna på årsmötet i maj i Växjö. I verksamhetsberättelsen redovisade styrelsen de åtgärder som vidtagits.

Granskningskommittén har följt upp de åtgärder som vidtagits med anledning av följande beslut:

Kunskap om åtagandet (beslut 43)
Vi konstaterar att åtagandeutbildning har börjat få mer utrymme än tidigare samt att Policy-
gruppen fortlöpande håller utbildningar runt om i landet enligt de första att-satserna i beslutet.
Vad som däremot återstår att göra, är att se över och uppdatera de texter vi använder för att presentera Amnestys åtagande enligt den tredje att-satsen i beslutet.

Uppföljning av blixtaktioner (beslut 49)
Beslutet var bl a att omedelbart låta utarbeta riktlinjer och tips för uppföljning av blixtaktioner och att introducera denna arbetsmetod för sektionens samtliga arbetsgrupper och IS. Enligt åtgärderna skall amnestymedlemmar i Laholm utarbeta förslag till riktlinjer och tips. Vi konstaterar att såväl beslut som åtgärder saknar tidsram för beslutets genomförande, vilket försvårar uppföljningen.
Enskilda aktivister (beslut 56)
Enligt årsmötesbeslutet skall ett nytt beslut tas år 2001, men på grund av årsmötesreformen måste beslutet tas antingen år 2000 eller 2002.

Demokratin i svenska Amnesty (beslut 58)
Beslutet var bl a att snarast tillsätta en fristående arbetsgrupp med uppgift att göra en grundlig och djupgående utvärdering av sektionens demokratiska process och dess strukturer samt att en delrapport skall avläggas till årsmötet 1999.
Vi konstaterar att gruppen ännu ej kommit igång med sitt arbete, men vi har förståelse för den svåra situation som rått under året samt att styrelsen velat invänta Översynskommitténs rekommendationer.


3. Verksamhetsgranskning

3.1 Sektionsstyrelsens arbetsformer och agerande

Granskningskommittén har granskat samtliga protokoll från sektionens styrelse under tiden maj 1998 till december 1998 (således inkluderande det sista protokollet för föregående styrelse). Det måste dessvärre påpekas att detta arbete försvårats av att protokollen i några fall under en lång tid förblivit ojusterade, i flera fall är otydliga i sina beslut, samt att felaktig eller utebliven numrering av protokoll resp paragrafer förekommit. Då denna rapport skrivs (mars -99) har ännu ej protokollen från styrelsemöten den 13-14 juni 1998 resp 23-24 januari 1999 blivit justerade.

Vi vill starkt understryka det väsentliga i att styrelseprotokollen utformas på ett tydligt och informativt sätt samt snabbt justeras och distribueras.

Vidare har styrelsen vid åtminstone ett tillfälle inkallats till ett extra styrelsemöte där oklarhet rått bland ledamöter om statusen för det sammankallade mötet. Det är naturligtvis väsentligt att detta undviks framöver samt att varsamhet med att utlysa extra styrelsemöten iakttages.

Sektionens ordförande har i kritiska ordalag offentligt kommenterat sektionens deltagande i Humanfonden. Granskningskommittén anser det olämpligt och mot rådande policy att sektionens ordförande offentligt och självsvåldigt ifrågasättter rådande beslut och policy. Att gällande beslut då och då ifrågasätts är en naturlig och positiv del i den interna debatten, men utan att frågan diskuterats inom styrelsen måste det anses som uppseendeväckande att sektionens ordförande i ett offentligt sammanhang framför sina personliga åsikter snarare än sektionens motivering för det tagna beslutet.

Med anledning av ett radioprogram om arbetssituationen på¨sekretariatet anmälde sektionens ordförande på egen hand, utan en föregående diskussion med hela styrelsen, detta program till radionämnden för brist på opartiskhet. Vi anser inte att sektionens ordförande med denna handling begått något formellt fel. Granskningskommittén anser dock att det varit motiverat att styrelsen i övrigt konsulterats före anmälan. Något sista datum för överklagan förelåg inte.




3.2 Granskning av protokoll

Följande paragrafer har varit föremål för särskild granskning:


§ 169 (7-8 maj 1998) IT-utredning
Granskningskommittén har under året granskat delar av innehållet på ai-snack, ett debattforum på internet.

En omfattande IT-utredning har initierats, men beslut i frågan har skjutits upp flera gånger.
Granskningskommitténs bild är att styrelsens oförmåga att i tid kunna enas kring en ny IT-strategi och IT-plan inneburit att medlemmar själva tagit initiativ till en förbättrad IT-struktur för sektionen. Detta är förståeligt. Emellertid är det väsentligt att någon form av tydlig koppling finns till det centrala arbete som sker på sekretariatet.

Sedan slutet av 1997 finns ai-snack där mer eller mindre interna amnestyfrågor diskuteras. Vem som har tillträde till detta forum är beroende av den eller de personer som administrerar verksamheten. Namnet antyder att det är ett debattforum för personer med medlemskap i den svenska sektionen av Amnesty International.

Den debatt som förts på ai-snack har delvis varit av sådan karaktär att det är tveksamt om det går att påstå att den är amnestymässig.

Verksamheten står helt utanför styrelsens kontroll, vilket ur demokratisk synpunkt kan diskuteras särskilt som tillträde till densamma kräver beslut eller agerande av någon utan för-
troendeställning.

Granskningskommittén anser att ai-snacks fortsatta verksamhet bör bli föremål för diskussion inom styrelsen.


§ 26 (13-14 juni 1998) Rådgivningsbyrån
Svenska sektionens deltagande i “Rådgivningsbyrån“ har diskuterats i styrelsen. Frågan om att vara engagerad i en organisation som är beroende av statliga medel har därmed åter aktualiserats. Granskningskommittén anser att det är i enlighet med mandatet att kunna sam-
arbeta med organisationer som tar emot statliga pengar och att det därför inte är befogat att åberopa Amnestys policy som argument mot samarbete. Det bör vidare beaktas att Amnesty var med och tillskapade denna organisation.

§ 38 (13-14 juni 1998),§xx (29 juni 1998) och §xx (6 juli 1998) Översynskommittén
I samband med styrelsens diskussioner kring tillsättandet av en kommitté för att göra en översyn av sektionens arbetsordning nämns ingenting om Granskningskommitténs roll.
Det konstateras att det finns en naturlig grupp, tillsatt av årsmötet, till vilken man kunde valt att lägga denna utredning. Vi förvånas över att Granskningskommittén överhuvudtaget inte initialt fanns med i styrelsens diskussion inför tillsättandet av den nya kommittén. Vidare anser vi att det finns en oklarhet över förfaringssättet inför tillsättningen av Översynskommittén och hade önskat att beslutsordningen tydligare återspeglats i protokollen. Granskningskommittén anser dock inte att formella fel begåtts i tillvägagångssättet.





4. Analys av verksamhetsbudget för 1998

4.1 Redovisningsprinciper

Rapportering per kostnadsslag och program
Vi upprepar vårt påpekande från föregående år vad gäller redovisningen av enskilda kostnadsslag i programredovisningen. Det är fortfarande inte möjligt att utläsa t.ex. fördelningen av löne- eller resekostnad mellan program.
Vi hänvisar till mål 6 i Handlingsplanen “att styrelsen ska utveckla instrument för utvärdering av verksamhetsrapporteringen.“

4.2 Ekonomisk rapport för 1998

Årets resultat är tillfredsställande ställt i relation till budget för 1998. Intäkterna överstiger beräknat utfall och kostnaderna ligger i paritet med budgeterad nivå.

Intäkterna visar ett utfall på 3,5% över budget totalt. Trots att antalet betalande medlemmar
har sjunkit med 4.286 har deras andel av totala intäkterna ändå bibehållits på en nivå av 35%
tack vare en avgiftshöjning på 20 kr per medlem.
Att utfallet av gruppavgifterna endast uppgår till 75% av budget är anmärkningsvärt och bör
analyseras med tanke på att avgiften numera är så låg att varje grupp borde kunna betala den
utan alltför stor ansträngning.

Under kontot Försäljning “Almanackan och övrigt“ redovisas ett stort överskott, vilket till största delen förefaller härstamma från “övrigt“. För ordningens skull bör därför intäktslagen
separeras och namnges efter tyngden i deras intäktsgenerering.

Vi noterar vidare att Human- och Hjälpfonden tillsammans hade ett utfall på 2.018 kkr över budget och att antalet sparare i dessa fonder ökade med 1.240 personer.

Frivilliga bidrag från grupperna minskade ytterligare under 1998. Detta innebär att det s.k. medlems- och aktivistrelaterade bidraget till sektionens finansiering minskar från 38 till 37%.
Samtidigt ökade bidraget till Fonden med 200 kkr. Vid årsmötet i Göteborg, då beslut togs om sänkning av gruppavgiften, framfördes argumentet att frivilliga bidrag skulle öka totalt sett.

Programkostnader visar även i år en minskning både i förhållande till budget och utfall 1997.
En förklaring är ändrade redovisningsprinciper, mot vilket vi inte har något att invända.
Givet denna förklaring finns det en del programområden, vilka vi ändå vill kommentera.
För Samordningsgrupper har endast 70% av budgeterade medel använts bl.a. beroende på att inga större land- eller temaseminarier anordnats. Det framgår däremot inte av vilken orsak detta inte skett. För specialgrupper som underspenderats med 41% framgår bristande behovsanalys i budgetprocessen, vilket bör beaktas vid kommande budgetering.

Medlemmar och organisation
Under kontot oförutsedda kostnader nämns i kommentarerna till årsutfallet att budget överskridits med 78 kkr på grund av konsulttjänster.
Vi har tidigare under året till styrelsen påpekat den onormalt höga kostnaden för konsult-
tjänster , vilka dock inte alla återfinns under det nämnda kontot.
För massmediaseminarium, mediarådgivning till Generalsekreteraren samt rekrytering av Pressekreterare har under 1998 fakturerats sammanlagt 326.500 kronor. Av dessa har efter förhandling med konsulten krediterats 40.000 kronor.
Vår kritik riktar sig mot den gamla styrelsen ( fram till maj -98 ) samt mot Generalsekreteraren för brister i upphandlingsrutiner.
Vi rekommenderar att fasta rutiner skapas för framtida upphandling av konsulttjänster.
Därav skall då framgå ett högsta belopp som GS och/eller kassör är bemyndigad att ensam göra en beställning av utan styrelsens godkännande.
Vidare bör av uppdragsbeskrivningen framgå klart vilket uppdrag konsulten har att utföra.

Att ett konto benämns oförutsedda kostnader innebär slutligen inte att det inte bör ställas samma krav på budgetföljsamhet som övriga konton.

Programmet ungdomskampanj visar överskott på grund av att utvärdering av ungdomssats-
ningen 1997 ej har genomförts, vilket borde ha gjorts.

Insamlingsarbetet med en totalkostnad på 2.083,2 kkr (81,4%) fördelar sig på många olika aktiviteter, vilka på intäktssidan motsvaras av huvudkontona Insamlingar, AmnestyGiro,
Amnestysupporter, Speciella insamlingsprojekt och Humanfonden.
Vad som saknas i redovisningen är en direkt koppling mellan de olika kostnadsaktiviteterna
och aktuellt intäktskonto.
Vi hänvisar här till tidigare styrelsebeslut från juni-97 om “ nya och förbättrade mätinstrument för verksamhetsuppföljning“.

Personalkostnader har ett kraftigt budgetöverdrag med 14,7%, dels beroende på löneökning utöver avtalet, dels ett avgångsvederlag till avgående Generalsekreteraren.
Vid budgetering av löner skall även hänsyn tas till ev. kompensation utöver avtal, eftersom denna faller under den fasta budgetdelen.
Dessutom har kostnaderna för övertidsersättning dragit oacceptabelt mycket över budget med 39% och en ökning med 87% jämfört med 1997. Som anledning anförs arbetsbelastning, särskilt på datasidan. Detta område bör få hög prioritering under den tillträdande styrelsens mandatperiod.

4.3 Personal

Sekretariatet hade den 31 december 1998 26,5 fasta tjänster, inklusive Amnestyfonden.
25 tjänster var förlagda till sekretariatet i Stockholm och 1,5 tjänst fanns på regionkontoret i Göteborg. Antalet tjänster minskade under 1998 med 0,75. 1997 ökade personalstyrkan med 0,2 tjänster.

Personalomsättningen på sekretariatet är stor. Under 1998 var omsättningen 17% fram till den 21 september. Under 1997 var den 7%. I Granskningskommitténs rapport till Budgetmötet tog vi upp konflikterna på sekretariatet och ansåg att styrelsen har ett ansvar för en god arbetsmiljö och en engagerad personalvård. Även Översynskommittén tog i sin slutrapport upp problemen med arbetsmiljön och rekommenderade att dessa bör åtgärdas så snart som möjligt.
Vi konstaterar att man har tagit problemen på allvar. Ett arbete har påbörjats på sekretariatet för att förbättra arbetsmiljön och relationerna bland personalen. Som ett led i det arbetet har man under våren påbörjat en översyn av sekretariatets organisation, vars första steg är att programavdelningen har delats upp på tre “team“ med ansvariga samordnare. Förändringen skall gälla tills man gör en mer grundlig översyn. Granskningskommittén anser det vara av största vikt att översynen görs tillsammans med den nya Generalsekreteraren och att han eller hon får en möjlighet att påverka organisationen.

5. Amnestyfonden

Amnestyfonden har under året, bortsett från de medel som inkommit genom Radiohjälpsin-
samlingen, lyckats samla in ett något större belopp än tidigare år. Samtidigt har utbetalda belopp varit större än de som samlats in.
Fondens underskott i verksamheten för det gångna året måste anses helt acceptabelt mot bakgrund av det framstod som troligt att Radiohjälpsinsamlingen skulle komma att ge ett avsevärt överskott under 1999.

Radiohjälpsinsamlingen har på revisorernas anmodan inte tagits upp som en intäkt under året,
eftersom medlen inte finns tillgängliga under 1998. Något inkonsekvent har intäkter från skiv-
försäljningen tagits upp trots att dessa inte influtit förrän under 1999.

Det avtal som tecknats med Stiftelsen Radiohjälpen är oklart formulerat och har frångåtts under insamlingen, varför det är svårt att värdera när och i hur stor omfattning medel kommer att tillfalla fonden. Först efter det att fonden rekvirerat pengar för bestämda ändamål kommer de att överföras från Radiohjälpen till fonden. Det är synnerligen viktigt att avtalet med Radio-
hjälpen följs upp och att det klargörs vad det egentliga innehållet i avtalet är.


6. Avslutning

I vår granskning riktar vi vår uppmärksamhet på brister i beslut och underlag för att på så sätt lyfta fram de frågeställningar där förändringar kan bidra till förbättringar i den demokratiska processen. Om någon därför saknar vår uppmärksamhet på positiva förändringar som skett inom styrelsens ansvarsområde, skall detta inte tolkas som en motsättning.
Oenighet om vissa saker är å andra sidan inget att beklaga. Tvärtom bör det vara en drivkraft för utveckling av styrelsens arbete.

Svenska sektionens Granskningskommitté
Magnus Breidne
Birgitta Grind
Per Stadig
Tony Öhrling

____________________________________________________________________________________________

Skapat av : Anette Holmquist	Index: ORG 50/010/1999	Kategori: Organisation - Årsmöten - Inför
Ändrat:	År: 1999	Status: Medlem

____________________________________________________________________________________________