| ____________________________________________________________________________________________ Granskningskommitténs rapport inför årsmötet 2004 ____________________________________________________________________________________________  GRANSKNINGSKOMMITTÉNS RAPPORT TILL ÅRSMÖTET 2004 Granskningskommitténs rapport till årsmötet 2004 1. Inledning Granskningskommitténs uppdrag, enligt beslut på årsmötet 1996, är att genomföra en granskning av sektionens verksamhet, förvaltning och räkenskaper. Arbetsfördelningen mellan sektionens revisor och Granskningskommittén innebär att revisorerna genomför räkenskapsrevision, medan Granskningskommittén inriktar sig på förvaltningsrevision. Syftet med granskningen är att genom konstruktiv kritik av sektionens och Amnestyfondens styrelser samt annan formell och informell verksamhet inom svenska sektionen, bidra till den demokratiska processen. I uppdraget ingår att kontinuerligt följa verksamheten. Granskningskommitténs arbete sker främst utifrån skrivna dokument, men även muntlig information har inhämtats, så att verksamheten löpande kan utvärderas och snabbt rapporteras till berörda personer. Händelser och protokoll från mars 2003 till början av mars 2004 har granskats. Granskningskommittén har från juni 2003 till mars 2004 haft fyra möten, varav två i Stockholm, ett i Göteborg och ett i Malmö. 2. Granskning av sektionsstyrelsens arbete Arbetsformer och agerande Granskningskommittén har granskat protokoll från sektionens styrelse under tiden mars 2003 till och med januari 2004. Protokollen har i de flesta fall varit tydliga och rutinerna kring dem har fungerat tillfredsställande. Vi uppskattar att de nu skrivs på ett sådant sätt att det är lättare för medlemmarna att följa diskussioner, resonemang och beslut. Granskningskommittén anser det viktigt att styrelsen även fortsättningsvis är uppmärksam på protokollens utformning, eftersom de utgör en viktig del av den demokratiska kommunikationen inom sektionen. Granskningskommittén noterar att det nu finns en struktur på styrelsemötena som tydligare följer sektionens organisation, verksamhet och planering. Detta bör, som en positiv bieffekt, leda till att det blir lättare för medlemmarna att följa sina intresseområden och styrelsens behandling av dem. Protokollen har även visat på ett konstruktivt och väl fungerande styrelsearbete. Varje styrelsemöte utvärderas och styrelsen genomför årliga utvecklingssamtal med alla ledamöter. Beredningsorganisationen Efter beslut på årsmötet 2001 gjordes en översyn av styrelsens arbete i syfte att minska arbetsbördan. Översynen resulterade i en rapport med tio rekommendationer. En av dessa gällde berednings-organisationen. Styrelsen beslutade i juni 2002 att avskaffa de tidigare utskotten och i stället tillsätta så kallade uppdragsgrupper samt en permanent internationell kommitté. Uppdragsgrupperna arbetar med tidsbegränsade projekt, som till exempel handlingsplanen, utredningar beslutade av årsmötet, utvärdering av aktivistcentret i Malmö eller kampanjstrategi. Den internationella kommittén (AIK) skall följa den internationella rörelsens arbete och bistå styrelsen med besvarande av internationella enkäter och utredningar. Den nya beredningsorganisationen skall enligt beslutet 2002 utvärderas efter två år, men redan under hösten 2003 genomförde styrelsen en intern utredning av hur den nya organisationen hade fungerat under det första året. Slutsatserna var bland annat att den nya årscykeln har bidragit till att renodla styrelsearbetet och att skapa en tydligare struktur på styrelsemötena. Att arbeta i uppdragsgrupper har sammanfattningsvis varit positivt och bidragit till en minskad arbetsbelastning för styrelsen. Under det första året var ganska få aktivister involverade i uppdragsarbetet, men antalet ökade under det andra året. Granskningskommittén har dock noterat att uppgifter, direktiv och rapporter om slutförda uppdrag är svåra att hitta på de interna medlemssidorna, vilket gör det svårt för medlemmarna att följa arbetet. Den nya beredningsorganisationen skall genomgå en större utvärdering under 2004. Granskningskommittén vill påpeka vikten av att denna utvärdering görs av personer utanför styrelsen. Uppföljning av årsmötesbeslut Granskningskommittén noterar att årsmötesbesluten från 2003 har genomförts eller är på gång att genomföras. Flertalet beslut verkställdes genom att styrelsen tillsatte uppdragsgrupper och gav direktiv till dessa. Beslut 54, som handlar om att införa ett jämställdhets- och mångfaldsperspektiv sektionens organisation och verksamhet, är tilldelat en uppdragsgrupp som skall redovisa i mars 2005. Beslut 60, som handlar om dokumentation av förberedande telefonmöte, är åtgärdat genom att anteckningar finns på de interna medlemssidorna. Beslut 62 om att ta fram riktlinjer för hur frågan om decentralisering och utlokalisering skall hanteras, påbörjades inte förrän i mars i år eftersom styrelsen ville avvakta utvärderingen av Aktivistcentret i Malmö, vilket vi anser rimligt. Beslut 64 om att initiera en diskussion om gruppernas ansvar för sektionens ekonomi är tilldelat en uppdragsgrupp, som skall rapportera till styrelsens junimöte 2004. Fyra beslut, utifrån förslag från styrelsen, avsåg stadgeändringar, som nu är införda i sektionens stadgar. Av dem som årsmötet valde till olika förtroendeuppdrag, har fyra personer lämnat sina uppdrag för att tjänstgöra på sekretariatet. Ytterligare några personer har av andra skäl frånträtt sina uppdrag. Granskningskommittén ser allvarligt på detta eftersom det kan minska årsmötets förtroende för de valda samt försvåra valberedningens långsiktiga arbete. Granskning av bokslut Intäkter De senaste årens trend med minskade intäkter har dessbättre brutits under 2003. Bidragen från Humanfondens sparare blev 5 066 tkr, vilket utgör cirka 1 000 tkr mer än 2002 beroende på en återhämtning på börsen. Speciellt glädjande är att en stor andel sparare stannade kvar i Humanfonden trots den långa nedgången på börsen. Slutresultatet visar på ett överskott på 2 581 tkr för 2003, vilket skall ställas mot ett underskott på 3 582 tkr för 2002 och 6 502 tkr för 2001. Det är en glädjande förbättring, men den reala tillbakagången fortsätter med minskat antal medlemmar och grupper. Även intäkterna från medlems- och gruppavgifter fortsätter att minska. Den nedåtgående trenden bromsas något av att allt fler väljer att betala sin medlemsavgift genom Autogiro, vilket är positivt men inte tillräckligt. Tabellen visar utvecklingen av intäkter, antal medlemmar och grupper 1997 samt de senaste fem åren:
Kostnader Kostnaderna stannar på totalt 35 895 tkr, vilket är blygsamma 135 tkr under budget. Verksamheten under 2003 präglades av stor sparsamhet och neddragningar inom flera verksamheter. Årsredovisningen är tydlig och klar. Granskning av budget 2004 Det antagna förslaget till budget för 2004 är balanserat på 36 030 tkr, vilket Granskningskommittén anser är realistisk. Det är viktigt att vi under 2004 och flera år framåt ser till att kostnaderna inte blir större än intäkterna. Det är djupt olyckligt att vi hamnat på en nivå där rörelsefriheten av ekonomiska skäl är begränsad och att vi i realiteten är tillbaka på en nivå vi hade i början av 1990-talet. Budgetens uppdelning i en fast och en disponibel del har på sitt sätt tjänat ut, då valmöjligheten att anta alternativt förkasta disponibla delar knappast låter sig göras utan stora intrång i verksamheten. Styrelsen bör ta initiativ till en diskussion angående budgetens utformning. Skall den även i fortsättningen vara uppdelad i en fast och en rörlig del, bör man försäkra sig om att de rörliga delarna även i praktiken är rörliga och ger det handlingsutrymme under budgetperioden som är avsikten. Den nedåtgående spiralen fortsätter, kraftiga åtgärder måste sättas in. Medlemmarna och aktivisterna är vår värdefullaste tillgång och behövs för att vända trenden. En rejäl satsning på insamling och medlemsvärvning kan visa sig vara den enda möjligheten att vända intäkterna och aktivismen uppåt. Amnestyrörelsen måste synas och höras mer i medierna och på gator och torg. Årsmötet 2003 tog beslut om mångfald och jämställdhet inom sektionen. Granskningskommittén menar att om vi skall kunna bredda mångfalden, måste all viktig information finnas på svenska. Därför beklagar vi att en sammanfattning av årsrapporten inte översätts och att inte heller rapporten inför kampanjen Stoppa våldet mot kvinnor har översatts till svenska. Granskningskommittén konstaterar att det i skrivande stund inte finns justerade protokoll från 2001 och 2003 års Budgetmöten utlagda på de interna medlemssidorna. Uppföljning av styrelseprotokoll Granskning av styrelseprotokoll har inte föranlett några större kommentarer. Vi har noterat att Aktivistcentret i Malmö har döpts om till Distriktscenter. Granskningskommittén anser att den förra beteckningen är att föredra, eftersom den ger tydligare signaler om aktivism. Protokollet från januarimötet 2004 (§ 101) nämner att bössinsamlingar spås att på sikt försvinna, vilket Granskningskommittén anser är en olycklig formulering, eftersom bössinsamlingar är en viktig del av arbetet med att lokalt ge rörelsen ett ansikte utåt och en betydelsefull intäktskälla för många lokala grupper och aktivister. I samma protokoll (§ 105) justeras en redan beslutad budget, vilket inte är godtagbart enligt vår mening. Handlingsplanen 2000-2004 Arbetet med den rådande handlingsplanen avslutas i och med årsmötet 2004, som har till uppgift att anta en ny handlingsplan för perioden 2004 - 2010. Redan i vår rapport till årsmötet 2003 underströk Granskningskommittén vikten av att utvärdera arbetet med den liggande handlingsplanen för att i arbetet med kommande plan ha möjlighet att ta med erfarenheter i form av fördelar och eventuella svårigheter och brister. Utöver den rapport som styrelsen presenterade för årsmötet 2003 har Granskningskommittén inte kunnat spåra något arbete med utvärderingen under det gångna året. Vi anser att det är en stor och allvarlig brist att en ny handlingsplan har tagits fram utan att man i processen har tagit hänsyn till erfarenheterna från den tidigare planen i form av en professionell och analyserande utvärdering med bland annat viktiga nyckeltal. Granskningskommittén anser att hela sektionen bör få ta del av resultat och erfarenheter, innan man går in i arbetet med en ny plan. Genomförande Granskningskommittén anser att arbetet med handlingsplanen har fungerat tillfredsställande under året. Framför allt fungerar planen som ett styrdokument för sekretariatets planering och för budgetarbetet. Det är helt omöjligt för Granskningskommittén att på egen hand - utan vägledning från en central utvärdering - dra några slutsatser om hur sektionen har lyckats uppfylla handlingsplanens olika mål under det sista året av handlingsplanens period. Lokal förankring Handlingsplanen fungerar bra som styrdokument för det centrala arbetet, men Granskningskommittén anser att mer borde ha gjorts för att ge handlingsplanen en större betydelse hos de aktiva medlemmarna. Handlingsplanen kan och bör göras betydligt mer tillgänglig. Tydligare kopplingar mellan kampanjer/aktioner och handlingsplanens huvudmål bör presenteras. Grupper och distrikt skulle till exempel kunna få regelbundna uppföljningar och förslag på hur de själva kan arbeta för att uppfylla delmålen i sektionens gemensamma handlingsplan. Det går inte heller i den tidigare nämnda rapporten att utläsa hur styrelsen ser på handlingsplanen som lokalt styrdokument. Uppföljning Vad gäller uppföljningen av handlingsplanen, kvarstår i stort Granskningskommitténs synpunkter från förra året, nämligen svårigheten att som medlem följa sektionens arbete med handlingsplanen och hur vi gemensamt når olika delmål. Utvärderingsprocessen bör därför - enligt årsmötesbeslut från 2003 - fastställas i samband att handlingsplanen antas och vara betydligt mer kontinuerlig än vad som har varit fallet under arbetet med nuvarande handlingsplan. Detta är extra viktigt i år, då vi förlänger handlingsplaneperioden med två år. Revidering Det finns mål som styrelsen redan för två år sedan ansåg inte vara realistiska. Det är fortfarande oklart för Granskningskommittén hur styrelsen har valt att hantera dessa mål. Det hade varit rimligt att en gång under fyraårsperioden göra medlemmarna uppmärksamma på dessa mål och lägga fram förslag på revideringar till årsmötet. Med den nya handlingsplaneperioden på sex år, anser Granskningskommittén det rimligt att styrelsen till exempel på varje beslutande årsmöte låter medlemmarna ta del av en utvärdering samt förslag på nödvändiga revideringar. 3. Granskning av fondstyrelsens arbete Arbetsformer och agerande Granskningskommittén beklagar att en konflikt inom fondstyrelsen ledde till att en ledamot lämnade sitt uppdrag. En uppdragsgrupp arbetar med att se över fondstyrelsens interna arbete och skall redovisa till aprilmötet. Det är vår förhoppning att det interna arbetet och arbetsklimatet i Amnestyfondens styrelse kan förbättras. Rutinerna för justering av protokollen har ändrats så att de snabbare skall finnas tillgängliga, men det finns utrymme för ytterligare förbättringar. Granskningskommittén har tidigare påpekat, och gör det igen, att budgetarbetet inom fonden bör ske på samma sätt som i sektionen. De senaste åren har fondens budget presenterats på budgetmötet, men Granskningskommittén anser att ett budgetförslag bör sändas ut tillsammans med sektionens förslag inför budgetmötet. I budgetförslaget bör framgå utfall under året, innevarande års budget samt förslag till kommande års budget. Uppdragsgrupper För att minska styrelsens arbetsbörda, har vissa uppgifter under året lagts på så kallade Uppdragsgrupper. Uppföljning av styrelseprotokoll Granskning av protokollen har inte givit upphov till några direkta kommentarer. Fondens ekonomi är fortsatt ansträngd och något mindre bistånd betalades ut 2003 än 2002, som dessutom var betydligt mindre än året innan. Det är vår förhoppning att den för fonden och sektionen beslutade gemensamma insamlingsorganisationen ger ett ökat utrymme för fondens biståndsverksamhet. AmnestyGuard, som under en längre tid varit på dagordningen, utvecklades under året och blev ett väsentligt intäktsslag för fonden. 4. Grupper och distrikt Specialgrupper Granskningskommittén har tagit del av Amnesty Business Group´s (ABG) verksamhetsberättelse för 2003 och en verksamhetsplan för 2004. Under förra året genomfördes en extern översyn av ABGs roll. Översynen resulterade i ett antal rekommendationer om rollfördelning och ansvar. Ett arbete pågår för att se över strukturerna och förbättra arbetsformerna. Granskningskommittén fortsätter att följa arbetet. Distrikt I december 2001 tog styrelsen beslut om att mäta aktivism utifrån vissa kriterier och nyckeltal, som på ett bättre sätt skulle mäta aktivismen i sektionen än att bara räkna antalet grupper. Granskningskommittén har tagit del av nyckeltal från de tre senaste åren och kan bland annat konstatera att andelen grupper som betalat avgiften till sektionen har sjunkit från 80 procent 2001 till 62 procent 2003 och att viljan att betala skiljer sig mycket mellan distrikten. Det går inte att utläsa någon klar tendens. Granskningskommittén har noterat att Region Väst numera är upplöst. Distriktens verksamhetsberättelser finns utlagda på de interna medlemssidorna. Tidigare fanns de upptryckta till deltagarna på årsmötet. Vår förhoppning är att de fortsättningsvis kommer att finnas tillgängliga för årsmötesdeltagarna. Regionkontor/Aktivistcenter Granskningskommittén har tagit del av utvärderingen av Distriktscentret i Malmö, som var klar till styrelsens marsmöte. Projekttiden skulle gå ut i maj i år, men styrelsen tog beslut om att förlänga projekttiden till sista december och under tiden utreda frågan om decentralisering och utlokalisering. Granskningskommittén har under de två senaste åren fört samtal med de anställda i Göteborg och Malmö för att få en bild av arbetsmiljön och situationen för sektionens utlokaliserade/decentraliserade personal. Vi har kunnat konstatera flera problem, framför allt beträffande arbetsledning och styrning. Vi noterar dock att styrelsen och sekretariatet har tagit dessa frågor på allvar och arbetar med dem. 5. Avslutning och rekommendationer I vår granskning riktar vi främst uppmärksamhet på brister i beslut och underlag för att på så sätt lyfta fram frågeställningar där förändringar kan bidra till en bättre demokratisk process. Med utgångspunkt i denna rapport ger Granskningskommittén sektionsstyrelsen följande rekommendationer: - att styrelsen inför arbetet med budget för 2005 initierar en diskussion angående budgetens utformning, - att med så liten fördröjning som möjligt presentera en analyserande utvärdering av sektionens handlingsplan 2000 - 2004 samt förklara hur erfarenheterna har beaktats i arbetet med framtagandet av handlingsplanen för den kommande sexårsperioden, - att utreda hur den nya handlingsplanen bättre kan föras ut som ett styrdokument för aktiva medlemmar i sektionen, - att utarbeta ett dokument som presenterar hur sektionen kontinuerligt kan arbeta med uppföljning och utvärdering av den nya handlingsplanen för år 2004 - 2010, samt att dokumentet distribueras till grupper och distrikt tillsammans med Handlingsplanen, - att, utifrån vad som är ekonomiskt möjligt, hitta en form för att låta översätta en sammanfattning av årsrapporten samt rapporten inför kampanjen Stoppa våldet mot kvinnor till svenska. Stockholm i mars 2004 Svenska sektionens Granskningskommitté Birgitta Grind (sammankallande) Jan Nygren Christine Pamp Kerstin Sundman
|
