1997-04-11 12.10

Amnesty International
Svenska sektionen



Finansutskottets rapport till årsmötet 1997
för verksamhetsåret 1996-01-01-1996-12-31


1. Inledning

Vid svenska sektionens årsmöte 1995 i Borlänge beslutades att inrätta ett finansutskott och riktlinjer för detta utskott antogs vid årsmötet 1996. Finansutskottets uppdrag är att i samarbete med de av årsmötet valda revisorer genomföra en granskning av sektionens räkenskaper och förvaltning.

Arbetsfördelningen mellan finansutskottet och revisorerena innebär att de senare genomför räkenskapsrevisonen, granskar rutiner, såsom t.ex lönerutiner och attestering av fakturor, medan finansutskottet riktar in sig på förvaltningsrevison.

Syftet med granskningen anser finansutskottet vara att genom en konstruktiv kritik och belysande av viktiga frågeställningar och problemområden bidra till den demokratiska processen inom svenska sektionen.

Finansutskottets granskning sker utifrån skrivna dokument. En utgångspunkt för utskottets granskning är att varje intresserad medlem genom att läsa protokoll, beslutsunderlag och rapporter ska kunna följa vad som händer inom den svenska sektionen.

Då uppdraget är av stor omfattning har finansutskottet valt att göra vissa prioriteringar. Förutom uppföljning av årsmötets beslut och uppföljning av teritalrapporterna är de områden finansutskottet prioriterat för granskning under innevarande år:

- Ungdomskampanjen
- Decentraliseringen
- Malmöverksamheten
- Relationer styrelsen/sekretariatet
- IT-strategin
- Redovisningsprinciper



2. Uppföljning av styrelsens behandling av årsmötesbeslut

Svenska sektionens årsmöte äger alltid rum i maj månad. Styrelsen har sedan flera år rutinen att vid sitt junisammanträde identifiera samtliga årsmötesbeslut som föranleder någon form av åtgärd från styrelsens sida. Vid detta tillfälle har styrelsen också översiktligt redovisat planerade åtgärder.

Finansutskottet anser att det är en mycket bra rutin, då styrelsen snabbt fångar upp de uppdrag som kräver åtgärder. Styrelsen har vid verksamhetsårets slut redovisat sina vidtagna åtgärder. Detta har kopplats till årsmötesbesluten och funnits att läsa i verksamhetsberättelsen. Den distribueras till samtliga medlemmar och redovisas därmed även inför årsmötet. Finansutskottet finner att styrelsen på denna punkt har givit rörelsen full insyn sett ur demokratisk synvinkel.

Oavsett verksamhet är det en bra regel att ange vilken person eller funktion som anvarar för genomförandet av ett uppdrag, liksom att ange en tidsram för genomförandet. Detta bidrar till ökad effektivitet samt undvikande av missförstånd.

En genomgång av styrelsens åtgärd av respektive årsmötesbeslut (bilaga till § 28 protokoll nr2/96/97) visar att i nästan samtliga fall anges vilken person eller funktion som ansvarar för respektive åtgärd. Däremot saknas fastställd tidsram för många åtgärderna.

Några av styrelsens åtgärder med anledning av årsmötesbeslut har väckt finansutskottets uppmärksamhet:


2.1 Amnestys flyktingmandat (beslut 35)

Årsmötets beslut blev att tillsätta en arbetsgrupp vars uppdrag formulerades i tre satser, kallade a, b och c. Uppdragen i a- och b-satserna finns avlämnade i en rapport. Uppdraget i c-satsen handlar om att informera och klargöra för allmänhet, enskilda människor och grupper hur AI konkret kan arbeta med flyktingfrågan samt hur organisationen samarbetar med andra människorättsorganisationer. Här har styrelsen endast svarat ”hittills har flyktingombud och samordnare erbjudits utbildning inför kampanjen”.
Finansutskottet anser inte att uppdraget i c-saten är fullgjort. Om det inte är möjligt att utföra ett uppdrag inom verksamhetsåret är det lämpligt att de redan vidtagna åtgärderna kompletteras med en redovisning av kommande åtgärder, tidplan och ansvarig för dessa för att hela uppdraget ska anses vara fullgjort.


2.2 Nya videofilmer (beslut 39)

En del av årsmötesbeslutet omfattar uppdraget att avsätta medel till nya filmer och att styrelsen ska ansvara för att dessa produceras. Styrelsen konstaterar redan i juni-96 dels att särskilda medel för nyproduktion av filmer inte finns avsatta dels att produktion av videofilmer inom ramen för svenska sektionens verksamhet i det närmaste är uteslutet på grund av de höga kostnaderna.

Finansutskottet uppfattar att styrelsen således inte avser att fullgöra ett årsmötesbeslut. Skälet (brist på avsatta medel) kan inte anses godtagbart efter att beslutet väl är taget. Noteras kan att styrelsen tillstyrkte motionen utan några ekonomiska (eller andra) kommentarer inför beslutet.

Detta aktualiserar dels diskussionen om koppling mellan styrelsens åtgärder av årsmötesbeslut och budget, dels betydelsen av ”prislapp” på de till årsmötet inlämnade motionerna och förslagen.

Styrelsens åtgärder med anledning av övriga delar av beslut nr 39 finner finansutskottet vara tillfredsställande.


2.3 Nytänkande inom det fackliga nätverksarbetet (beslut 40)

Ett förslag kommer att läggas fram inför årsmötet -97. Det finansutskottet vill uppmärksamma under årsmötesbeslut § 40 är att årsmötet ansåg att personerna i utredningsgruppen primärt skulle komma från sekretariatet, styrelsen och den fackliga gruppen. Styrelsen har däremot valt att ge B-utskottet i uppgift att utreda frågan.

Årsmötet hade sannolikt ett syfte med att vilja bredda utredningsgruppen utöver enbar styrelsemedlemmar, eftersom sammansättningen i gruppen angavs så noggrant. Även om sekretariatets personal och fackliga gruppen fått möjlighet att avge synpunkter till B-utskottet, så är det skillnad mot att vara ansvarig för resultatet av uppdraget inför årsmötet.

Mot bakgrunden ovan samt med beaktande av vad som står under rubriken ”relationer och arbetsformer mellan sektionens styrelse, sekretariatets ledning och sekretariatets personal” i finansutskottets rapport, är det inte lämpligt att frångå den sammansättning på arbetsgruppen som årsmötet angav.


2.4 Uppföljning av blixtaktioner (beslut 46)

Årsmötesbeslutet är formulerat i fyra att-satser, där att-sats två uppdrar till styrelsen att utarbeta riktlinjer och tips för uppföljning av blixtaktioner (BA). Denna att-sats har styrelsen förbigått utan att kommentera, vilket lämnar uppdraget obesvarat.

Att-sats tre begär att styrelsen omedelbart ska inleda en försöksverksamhet med fall där det finns en adress. Styrelsen redovisar att de skrivit till IS med presentation av ett fall. Detta fall fann IS inte lämpligt och skulle återkomma med ett mer utförligt svar. På detta väntar styrelsen fortfarande.

Att skriva till IS om ett fall kan inte anses vara liktydigt med att inleda en försöksverksamhet. Skulle det vara så att det fall som presenterats för IS är det enda möjliga, är det angeläget att redovisa det eftersom det indikerar att uppföljning av BA inte är en aktivitet att lägga resurser på.

Att-sats fyra uppdrar åt fondstyrelsen att utreda vilka konsekvenser verksamheten kan få för biståndsarbetet. Fondstyrelsen har inte redovisat några åtgärder med anledning av detta uppdrag.


2.5 Antalet grupper (beslut 61)

Uppdraget är formulerat i tre att-satser. Den första har styrelsen besvarat med hänvisning till en utredning som redovisats. Den andra att-satsen (”att denna analys läggs till grund för en förnyad satsning på att starta nya grupper”) har styrelsen besvarat med en hänvisning till ungdomssatsningen. Ungdomssatsningen avser endast att starta ungdomsgrupper (gymnasieålder), vilket inte är vad årsmötet avsåg med beslutet.

Det faktum att antalet grupper har minskat under en längre tid är ett bekymmer som diskuterats i svenska sektionen de senaste åren. Mot den bakgrunden anser finansutskottet att styrelsen tagit alltför lättvindigt på sitt uppdrag rörande antalet grupper.

Den tredje att-satsen (att utse några personer som ska lägga fram förslag på hur man bäst stöttar dels grupper med problem, dels nya grupper) har styrelsen hänskjutit till beslut 60 där den tillämpliga att-satsen endast är en rekommendation till distrikten.

Det innebär att ett konkret uppdrag från årsmötet till styrelsen har av styrelsen förändrats till en rekommendation från styrelsen till distrikten. Finansutskottet finner detta principiellt felaktigt, då uppdraget riskerar att endast utföras delvis eller inte alls samt att ansvarsfrågan blir mycket oklar.



3. Verksamhetsgranskning

Finansutskottet har valt att fokusera granskningen kring vissa programområden ( i bilaga 1 Analys av budget och utfall verksamhetsåret 1996 finns en förteckning över dessa programområden) där vi anser det finns principiella frågeställningar som behöver lyftas fram och där Amnestys riktlinjer kan behöva preciseras eller ändras.


3.1 Ungdomskampanjen

På årsmötet 1996 togs beslut att inleda en långsiktig satsning på sektionens ungdomsarbete.

Vid styrelsens möte 960608-09 presenterades ett underlag beträffande ungdomskampanjen. Där framfördes att arbetet måste komma igång omedelbart och att detta skulle komma att kräva extra resurser på sekretariatet bl.a i form av en projektanställning från hösten 1996 och så länge kampanjen varar. Finansieringen föreslås ske genom omdisponeringar inom rådande ramar under 1996. För 1997 kommer extra medel att krävas. Beslut fattas att avsätta resurser för genomförande av ungdomskampanjen 1997 och att finansiering under 1996 sker genom omdisponeringar av budget. Det anges också att vidare diskussioner kommer att föras i samband med att ramarna för budgeten sätts. Av protokollet framgår ej vilka omdisponeringar som skall göras i 1996 års budget.

I det budgetförslag som presenterades för styrelsen på dess möte 960921-22 anges att åtminstone 310 kkr för ungdomskampanjen ska finansieras genom sponsring. Förhandlingar pågår, är frågan inte löst till styrelsens decembermöte ska sekretariatet återkomma med förslag på omfördelning i budget.

Vid sitt möte 961130-961201 beslutar styrelsen att ungdomskampanjen skall finansieras genom sponsring. Om man inte lyckas hitta sponsorer för kampanjen uppdras åt sekretariatet att återkomma till styrelsen i januari med åtgärdsförslag. Innan beslutet fattas diskuterar styrelsen huruvida kampanjen skall utgå eller finansieras genom omprioriteringar i budgeten, om man inte kan hitta sponsorer.

Vid mötet 970125-26 presenterar sekretariatet ett förslag på finansieringen av kampanjen om man ej hittar sponsorer. Styrelsen beslutar att uppdra åt sekretariatet att återkomma till AU i februari med ett finansieringsförslag utifrån prioriteringar som styrelsen angivit.

Fr o m september arbetar en projektanställd på sekretariatet med ungdomskampanjen. Vilka premisser gäller för denna tjänst? Kan den upphöra med omedelbar verkan om styrelsen fattar beslut om att kampanjen skall utgå? Är man, om sponsorsavtal ej går att få fram, tvingad att göra omdisponeringar i budget? Vilka omdisponeringar har gjorts i budget 1996?

Finansutskottet anser att finansieringsfrågan vid stora satsningar speciellt sådana där projektanställningar görs, måste vara löst i förväg. Helst bör prislapp och förslag till finansiering finnas med i underlaget då sektionens årsmöte fattar beslut som får ekonomiska konsekvenser. Det faktum att finansieringen av ungdomskampanjen ej är klar skapar oro i rörelsen och kan på sikt få konsekvenser för engagemanget bland de aktiva.


3.2 Decentralisering och dess konsekvenser

Årsmötet 1996 beslöt genomföra en kraftig omstrukturering av sektionens resurser i och med att gruppavgiften till sektionen reducerades till 1.500 kronor per år samtidigt som distrikten skall ha rätt att ta ut en gruppavgift och fritt förfoga över densamma.

På sektionsnivå innebär dessa beslut att man minskar kunskapen om sektionens totala ekonomiska resurser liksom en del av den centrala styrningen av verksamheten. Sektionens synliga reserver, dvs eget kapital i balansräkningen, kommer också på sikt att minska. Samtidigt ökar naturligtvis distriktens möjligheter att utifrån en egen resursbas initiera och genomföra aktiviteter inom det egna distriktet. Reserver kan också komma att byggas upp på distriktsnivå. Frågan är efter vilka principer.

Strukturförändringen medför konsekvenser på internationell nivå genom att en större del än tidigare undandras den internationella budgetens finansiering genom att man minskar underlaget för avgiftsberäkningen till IS.

Då Sverige är en av de 10 största sektionerna vad gäller finansieringen av IS blir detta ur solidaritetsaspekt en viktig konsekvens av omläggningen.

Sektionens intäktsbudget för 1997 minskar med 1.580 kkr vad avser gruppavgifter, vilket grovt kalkylerat kan beräknas innebära c:a 470 kkr mindre till den internationella budgeten.

Det är nu flere år sedan ett principbeslut togs på det internationella rådsmötet att alla medel insamlade i AI:s namn tillhör rörelsen i sin helhet.

Av ovan nämnda skäl bör det vara ett minimikrav att rapporteringen från distrikten blir sådan att vi har en total bild av sektionens ekonomiska ställning.

Vidare bör regler skapas för vad som får fonderas inom distrikten, för att sådana tillgångar skall kunna ingå i underlaget för beräkningen av den internationella avgiften.

Slutligen bör också den omvända ekonomiska rapporteringen, d v s från centrum till grupper och distrikt, vara tät och regelbunden.


3.3 Malmöverksamheten

Under 1993 beslöt styrelsen att på försök starta försäljningverksamhet i Malmö.

Bakgrunden var en utredning om Amnestys försäljningsverksamhet som dittills fört en blygsam tillvaro och aldrig lyckats uppnå någon substantiell del av sektionens intäkter.

Genom utökad postorderförsäljning, utlokaliserad från sekretariatet till ett distrikt, skulle man bredda den finansiella basen.

De formella besluten vid styrelsemötet den 18-19 september 1993 var:

att starta en decentraliserad försäljningsorganisation på projektbasis
att efter en utvärdering i oktober 1994 ta ställning till en eventuell förlängning
att sektionen är ekonomiskt ansvarig för verksamheten
att uppdra åt D-utskottet att utarbeta en målbeskrivning för försäljningsverksamheten och presentera denna på
AU:s möte den 10 oktober
att uppdra åt styrelsens D-utskott att i samarbete med aktuellt disktrikt utarbeta utvärderingsbara mål för
utlokaliseringen.

Den 30-31 oktober 1993 togs beslutet att förlägga verksamheten till Malmö efter erbjudande från distrikt 1 att ta över densamma.

Därefter har verksamheten utvärderats vid ett par tillfällen samt diskuterats på årsmöten och budgetmöten, då den gått med kraftig förlust under åren 1994-1996. Vid styrelsens möte 970125-26 beslöts att avveckla verksamheten i sin nuvarande form. Avvecklingen skall vara slutförd vid 1997 års utgång. Att man ändå kunnat fortsätta verksamheten efter 1994 trots de ursprungliga besluten beror på att styrelser och årsmötet 1996 ändrat kraven för verksamhetens fortbestånd.

Finansutskottet ifrågasätter inte årsmötesbeslut men anser att verksamheten i sitt ursprungliga upplägg fick alldeles för vidlyftiga proportioner med en centralt belägen affärslokal och ett varulager på c:a 1.500 kkr vid starten. Dessutom har det varit svårt för den enskilde medlemmen, som i sin tur formar årsmötesbesluten, att få ordentlig insyn i verksamhetens ekonomi.

Mot bakgrund av den erfarenhet detta projekt givit, anser vi, att vid framtida ekonomiska projekt, vars främsta syfte är att öka sektionens intäkter, måste utvärderingen av projektets fortsatta drift eller nedläggning upprätthållas striktare genom de ursprungligen fastställda kontrollstationerna.

Finansutskottet föreslår vidare att en summering utav erfarenheterna av Malmöverksamheten skall göras för att man skall kunna dra nytta av lärdomarna i framtiden.


3.4 Relationer och arbetsformer mellan sektionens styrelse, sekretariatets ledning och sekretariatets personal

Amnesty International har tagit som sin uppgift att bl.a. värna om åsiktsfrihet och respekt för individen. För att vara trovärdig ska - och vill - Amnesty vara en demokratisk organisation. Det är av yttersta betydelse att vi är effektiva i vårt arbete för de mänskliga rättigheterna. För att vara detta måste vi bl.a. lösa alla problem som uppstår inom organisationen. Först då kan vi ägna kraften åt det vi ska - nämligen vårt uppdrag.

På svenska sektionens årsmöte 1996 aktualiserades en diskussion, som funnits även tidigare. I diskussionen, som togs upp av årsmötesdeltagare, talades om en förtroendekris mellan å ena sidan styrelsen och sekretariatets ledning och å andra sidan sekretariatets personal. Kritik framfördes även mot styrelsens arbetsformer och i diskussionen framfördes både oro och känslor av misstro. Bristande demokrati i rörelsen anfördes också.

Den styrelse som avgick på årsmötet 1996 lovade en genomgripande utredning med anledning av diskussionen, ett löfte som den nytillträdda styrelsen aktivt övertog. En grupp, bestående av tre ledamöter ur C-utskottet till 95/96-års styrelse, tillsattes. De avlämnade sin rapport i oktober 1996.

Utredningen berör bl.a. styrelsens sammansättning, personalrepresentation i styrelsen, riktlinjer för styrelseledamöter och utbildning till styrelsens ordförande och ledamöter.

Finansutskottet anser att utredningen belyst en del viktiga områden. Dessutom har den arbetsordning för styrelsen som styrelsen beslutat, tagit hänsyn till en del av den kritik som framfördes på årsmötet. Däremot anser finansutskottet att om rörelsen ska komma till rätta med den förtroendekris och den oro för bristande demokrati som uttrycktes på årsmötet 1996, måste fler frågor lyftas upp.

Rollfördelningen mellan styrelsen och sekretariatet behöver belysas ytterligare. Frågor som arbetssituationen på sekretariatet och styrelsens arbetsgivarroll behöver behandlas.

En tydlig arbets- och rollfördelning samt en kontinuerlig användning av uppföljnings- och utvärderingsinstrument är nödvändiga förutsättningar för en effektivisering av vårt arbete för de människor som utsatts för kränkningar av mänskliga rättigheter.

Med uppföljnings- och utvärderingsinstrument avser finansutskottet följande;

Styrelsen: Instrument för ekonomisk planering och prioriteringar av verksamheten;
budgetprocessen,
handlingsplan, löpande analys och utvärdering av programbudgeten

Sekretariatet: aktuella riktlinjer och policybeslut för verksamheten, instrument för programutvärdering,
kvalitetsstyrning, internutbildning

AI-strukturer: instrument för utvärdering av stödet från sekretariatet, instrument/processer för analys av behov för utveckling och främjande av aktivistarbetet.

Mot bakgrund av problemet med bristande förtroende anser finansutskottet att de givna direktiven varit för begränsade, vilket har medfört att endast en del av problematiken har berörts i den av styrelsen tillsatta utredningsgrupp. Finansutskottet anser att en ny utredningsgrupp bör tillsättas där även personer som representerar sekretariatet samt distrikten/samordningarna bör ingå.


3.5 IT Strategi

Under de senaste åren har sektionen gjort betydande investeringar inom IT området i form av sekretariatets interna dokumenthanteringssystem Lotus Notes, AI:s hemsida på Internet, registerhanteringssytem (Crystal Reports) och redovisningssystem (BRAVO). 80 användare är idag inkopplade till Lotus Notes men antalet användare är obegränsat genom kommunikationsmöjligheterna med internet. Totalt finns 20.000 externa AI dokument avseende åren 1990-1997 inlagda i Lotus Notes. På internet finns det ca 3000 externa AI dokument inlagda och antalet besök på AI:s hemsida är 135 om dagen (mars 1997). För 1997 motsvarar detta ca 50.000 besök. Genom detta har vi skapat helt nya förutsättningar för att distribuera, hantera, bearbeta, lagra, selektera och rapportera information och data. Det är angeläget att denna infrastruktur som IT representerar med sina nya förutsättningar kommer medlemmarna till del som ett stöd för verksamheten på alla amnestynivåer.

Aktivistutredningen visar på nya möjligheter som internet medför.”Fler kan ta del av en diskussion ute i internetvärlden om de mänskliga rättigheterna, det är ett lätt sätt att kommunicera med andra Amnesty medlemmar i världen och vi kan nå ut med aktuell information mycket snabbt.

Styrelsen fastställde på sitt decembermöte riktlinjer för hanteringen av sektionens IT-frågor med följande innehåll: ”
att ansvaret för uppföljningen av IT-strategi och -policy ligger på C-utskottet (ytterst styrelsen)
” och
”att C-utskottet gör en utredning med syfte att se över sektionens IT-situation och den önskade framtida utvecklingen [med följande direktiv...]”. För att förverkliga denna strategi behöver Amnesty medlemmarnas aktiva stöd och engagemang.

Finansutskottet anser det vara av yttersta vikt att nu även arbetsgrupper, distrikt, samordningsgrupper, specialgrupper, aktionsgrupper, ad hoc grupper och nätverk bildar projektgrupper som får i uppdrag att bestämma innehållet i den informationsdatabas som respektive grupp anser sig behöva för sin verksamhet.

En sådan informationsdatabas kan rent fysiskt vara kopplat till sekretariatets interna Lotus Notes dokumenthanteringssystem. Denna bör innehålla information, som är "gammal och beprövad” och som i praktiken har visat sig vara användbart men även ny information och data som kan stödja aktivistverksamheten , såsom information för aktivistarbetet, kampanjstrategi, riktlinjer , planeringsstöd, verksamhetsstatistik, nyckeltal mm.. Amnestyrörelsen behöver skapa en informationsdatabas för varje amnestystruktur i sektionen. Den skall utgöra vårt kollektiva minne, biblioteket vi kan gå till och få råd och tips ifrån och som skall fungera som en kunskapskälla för nya generationer av aktivister. I detta uppbyggnadsarbete bör rörelsen som helhet delta.



4. Analys av verksamhetsbudget för 1996

Finansutskottet saknar en genomarbetad analys av årets utfall relaterat till kostnaderna i verksamhetsbudgeten för 1996. I handlingsplanen är ett av Amnestys mål att vi skall utveckla planering och uppföljning av Amnestyarbetet (mål 6) och styrelsens analys av verksamhetsbudgeten är ett av de instrument som bör ingå i denna utveckling.

Finansutskottet har gjort en analys av verksamhetsbudgeten för 1996. På grund av att uppgifter om direkt lön saknas för delprogrammen inom respektive programområde i verksamhetsbudgeten 1996 har vi i sammanställningen infört motsvarande uppgifter som finns för programkostnader i budgeten för 1997. Dessa uppgifter finns angivna i kolumnen fördelade kostnader 96 direkt lön. Totalt utgör dessa budgeterade lönekostnader 4.744 kkr som skall fördelas på programområdena 1 - 6, vars totala budgeterade kostnader utgör 15.387 kkr. De direkta lönekostnadernas andel av programkostnaderna är 30.8% (4.744 kkr/15.387 kkr). I kolumnen relation direkt lön/direkta programkostnader har vi angivit de direkta lönekostnadernas andel av programkostnaderna. Dessa varierar från 8% (programområde 6) till 117% (programområde 2). I kolumnen andel av tjänst direkt lön/medellön (medellön 1996 = 301 kkr) har vi angivit hur många anställda som arbetar inom respektive programområde. Någon sammanställning av uppgifter per programområde av årets utfall av direkta lönekostnader har ej gjorts, då dessa uppgifter saknas p.g.a att dessa inte har redovisats.

För en närmare specifikation av utfallet per delprogram se bilaga 1 Analys av budget och utfall verksamhetsåret 1996.

Av sammanställningen framgår att årets kostnader var 74 kkr (- 0.2%) lägre än budgeterat. vilket innebär att verksamheten väl har hållit sig inom de budgeterade ramarna. Betraktar vi närmare hur utfallet förhåller sig till de budgeterade kostnaderna per programområde kan vi däremot se stora avvikelser. Lägre programkostnader inom programområdena utredning och aktioner - 579 kkr (- 23.8%), medlemmar och kampanjer - 205 kkr (- 14.7%) samt internationella rörelsen - 577 kkr (- 4.7%), totalt - 1.361 kkr, har finansierat de ökade personalkostnaderna på 1.193 kkr (+ 14.8%). Andelen genomförda program är 95.2% baserat på de direkta programkostnaderna.





Tabellen personalkostnader visar hur kostnadsökningen har fördelats på perioderna 9601-9608, ökning 6.3% och 9609-9612 ökning 31.9%, dvs större delen av ökningen har skett under det sista tertialet.

De ökade personalkostnaderna fördelar sig enligt följande (belopp i kkr)





Finansutskottets analys av budgetutfallet för 1996 visar på ett flertal problem.

Utfallet av de direkta lönekostnaderna per programområde saknas. Vi vet inte hur arbetstiden för de 15.76 tjänster inom programavdelningen har fördelats per programområde. Omprioriteringar under året är vanliga i all verksamhet, men när sådana görs bör styrelsen vara informerad om att dessa görs. Programområdets resultat baseras på de direkta programkostnaderna och de anställdas arbetsinsats. För att kunna presentera en korrekt utvärdering som underlag för nya beslut bör sekretariatet kunna redogöra för samtliga resursinsatser.

För att kunna utvärdera verksamheten beöver styrelsen få uppgifter om de problem som har framkommit i samband med programmens genomförande. Den årliga verksamhetsrapporten till medlemmarna ger information om vad rörelsen har gjort. En analys av budgetutfallet av programbudgeten bör ge svar på hur väl rörelsen har lyckats. Beror problemen på bristande ekonomiska eller personella resurser på sekretariatet? Är styrelsens direktiv oklara eller felaktiga? Saknas det engagemang, tid, finns det prioriteringskonflikter bland grupper, distrikt och samordningar? Finns det problem med att få svar från IS, IEC eller andra myndigheter och organisationer som försenar verkställigheten av programmen? Frågorna är många men som organisation behöver vi få svaren för att se hur vi skall kunna finna andra alternativ och lösningar. Detta förutsätter en löpande genomgång av verksamheten inom respektive program av ansvarig anställd. Styrelsen behöver få relevant information som förklarar eventuella över- eller underutnyttjande av budgeterade resurser.

Beträffande det stora överskridandet av lönekostnaderna i förhållande till budget är flertalet av dessa kostnader av sådan art att dessa kunde ha redovisats tidigare som en upplupen kostnad. Det är inte självklart att högre lönekostnader som ingår i basbudgeten skall finansieras genom minskade kostnader i programbudgeten. Problemen med hanteringen av kostnadsökningarna visar på att en löpande månadsvis budgetuppföljning behöver införas. I dagens läge presenteras kostnadsbudgeten som fyra summaposter i den månatliga rapporteringen till styrelsen. Läget för att införa en mera detaljerad rapportering per programområde är nu goda genom att sekretariatet har fått ett nytt redovisningssystem (BRAVO) där en sådan rapportering inte kräver större arbetsinsatser.

En utvärdering av program och en analys av framtida effekter saknas. Hur väl har rörelsen lyckats med sitt arbete? Vad kan göras bättre? Bör omprioriteringar i programverksamheten alternativt i verksamhet som ingår i basbudgeten göras?

Kopplingen till handlingsplanen 1996-2000 saknas i budgeten. Vilka är de delmål som rörelsen har avsett att prioritera och hur väl har dessa uppnåtts? Hur skall de utvärderas och graden av måluppfyllning mätas? I handlingsplanens mål används begrepp som; fler, utveckla, effektivisera, utbilda, bättre och engagera. Hur skall dessa beskrivas och mätas i samband med en verksamhetsrapportering och en utvärdering av program? Dessa är exempel på tänkbara frågeställningar som behöver belysas i samband med en analys av årets programverksamhet.

På programavdelningen fanns det 15.76 tjänster under 1996. Enligt bilaga 1 - Analays av budget och utfall verksamhetsåret 1996 - bestod de fördelade kostnaderna av direkt lön 301 kkr och administrativa kostnader 590 kkr, totalt 891 kkr per tjänst inom programavdelningen. Vid årets slut är de verkliga kostnaderna 346 kkr respektive 681 kkr, totalt 1.027 kkr. De fördelade kostnaderna har ökat under året med 15.3%. För att vi skall kunna uppnå bästa möjliga resultat inom Amnestys arbete för de mänskliga rättigheterna krävs det uppföljnings- och utvärderingsinstrument samt kunskap. Kostnaderna för sekretariatet skall vara ett medel genom vilket sektionen stödjer, engagerar och skapar aktiviteter bland sina medlemmar.


4.1 Redovisningsprinciper

Vi har ovan berört frågeställningen om redovisningen av personalkostnader, där finansutskottet anser att dessa skall redovisas som en upplupen kostnad baserad på en realistisk uppskattning av kostnaderna, i det fall vi inte känner till den slutliga kostnaden.

Intäkter som avser Humanfonden bör även de redovisas varje månad som lika stora månadsposter baserade på det budgeterade beloppet alternativt på det faktiska värdet, om detta är lägre än det som har budgeterats som intäkt.

Avskrivningarna bör även de periodiseras och redovisas som månatliga kostnader.


5. Avslutning

Finansutskottet kan konstatera att distributionen av vår granskningsrapport inte kan ske inom den tidsram som har faställts enligt stadgan. Vi beklagar detta.

De slutliga underlag som finansutskottet behövde för sin granskning kunde vi ta del av först den 18 mars 1997. Tiden för vår interna diskussion har därav blivit för knapp för att möjliggöra ett utskick av rapporten 6 veckor innan årsmötet. För kommande verksamhetsår bör finansutskottet kunna ta del av preliminära icke justerade underlag betydligt tidigare så att vi å vår sida skall kunna uppfylla våra tidsramar.



Amnesty International
Svenska sektionen - Finansutskottet

Thomas Back
Eva Sandhammar
Elisabeth Stålhane
Tony Öhrling

Bilaga 1 Analys av budget och utfall verksamhetsåret 1996

____________________________________________________________________________________________

Skapat av : Sven Bodin	Index: ORG 50/010/1997	Kategori: Organisation - Årsmöten - Inför
Ändrat: 98-01-05	År: 1997	Status:

____________________________________________________________________________________________