| ____________________________________________________________________________________________ Granskningskommitténs rapport ____________________________________________________________________________________________
2000-03-15 Granskningskommittén 1. Inledning Granskningskommitténs uppdrag, utformat av årsmötet 1996, är att genomföra en granskning av sektionens förvaltning och dess räkenskaper. Arbetsfördelningen mellan sektionens revisorer och Granskningskommittén innebär att de förstnämnda genomför räkenskapsrevisionen, granskar rutiner, såsom lönerutiner och attestering av fakturor medan Granskningskommittén inriktar sig på förvaltningsrevision. Syftet med granskningen är att genom konstruktiv kritik av sektionens styrelse, fondstyrelsen samt annan formell och informell verksamhet inom svenska sektionen, bidra till den demokratiska processen. Det ingår i uppdraget att kontinuerligt följa verksamheten. Granskningskommitténs arbete sker främst utifrån skrivna dokument, men även muntlig information har inhämtats så att verksamheten löpande kan utvärderas och snabbt rapporteras till berörda personer. Detta innebär att händelser och protokoll fram till början av mars 2000 har granskats. Granskningskommittén har under verksamhetsåret särskilt försökt följa frågor kring : - Översynskommitténs rekommendationer - distriktens roll - användning av medel från radiohjälpskampanjen - IT-strategi Granskningskommittén har följt den diskussion som uppkommit i samband med att Jesús Alcalá, sektionens ordförande, polisanmälts. Granskningskommittén noterar att styrelsen agerade snabbt genom ett extra insatt möte vid vilket man konstaterade att anklagelserna inte berörde Amnesty. I övrigt har Granskningskommittén inte funnit anledning att agera eller på annat sätt ta upp denna händelse. Granskningskommittén har under tiden juni 1999 - mars 2000 hållit fem möten. 2. Granskning av sektionsstyrelsens arbete 2.1 Arbetsformer och agerande Granskningskommittén har granskat justerade protokoll från sektionens styrelse under tiden maj 1999 till februari 2000. Kritiken från tidigare, angående protokollens kvalitet, kvarstår dessvärre även om en viss förbättring synes ha inträtt. Det är av största vikt att protokollen snabbt justeras samt på ett tydligt sätt återspeglar beslutsprocessen och därmed gör det möjligt för medlemmarna att aktivt ta del i de frågor som diskuteras och beslutas i styrelsen. Granskningskommittén ser allvarligt på det faktum att protokollet från årsmötet 1999 ej skickades ut inom den tid som är angiven i sektionens stadgar. Granskningskommittén har inte i detalj kunnat följa utskottens arbete men kan konstatera att tillsättningen av utskotten skett sent samt att de har haft få möten. Granskningskommittén har haft anledning att tillskriva styrelsen med anledning av det bemötande valberedningen fick i samband med sitt besök på ett styrelsemöte. Även om styrelsens ordförande beklagat det inträffade vill Granskningskommittén ändå understryka vikten av att styrelseledamöter respekterar valberedningen och inser att den utgör en viktig del av sektionens demokratiska process och ansvarar inför årsmötet. Slutligen finner Granskningskommittén det högst anmärkningsvärt att en ny arbetsordning för sektionen ännu inte föreligger. Enligt styrelsens planering skulle ett förslag till ny arbetsordning finnas till styrelsemötet i september. Med tanke på att en ny generalsekreterare tillsattes i maj är det synnerligen olyckligt att arbetet tagit sådan tid. Dessvärre drar Granskningskommittén den slutsatsen att styrelsen har svårt att nå en samsyn i dessa frågor (se även våra kommentarer kring Översynskommitténs rekommendationer). 2.2 Uppföljning av årsmötesbeslut På grund av årsmötesreformen finns inga beslut från årsmötet 1999 att följa upp. Däremot upprepar Granskningskommittén sina konstateranden från rapporten till årsmötet 1999 angående följande beslut från årsmötet 1998: Enskilda aktivister (beslut 56) Enligt årsmötesbeslutet skall nytt beslut tas år 2001, men på grund av årsmötesreformen måste beslut tas antingen i år eller om två år, år 2002. Demokratin i svenska Amnesty (beslut 58) Granskningskommittén konstaterar att arbetet med en grundlig och djupgående utvärdering av sektionens demokratiska process är försenad. 2.3 Uppföljning av styrelseprotokoll Följande paragrafer har varit föremål för särskild granskning: § 24 ( 12-13 juni 1999 ) Rådgivningsbyrån Granskningskommittén anser att frågan borde ha genomlysts bättre och tagits upp i ett bredare forum. Något formellt fel har dock ej begåtts. § 26 ( 12-13 juni 1999 ) MR-fonden Granskningskommittén konstaterar att beslutet att Amnesty skall avsäga sitt huvudmannaskap i MR-fonden tagits snabbt och att det är synnerligen svårt att genom protokollet förstå beslutsprocessen. Med tanke på frågans vikt ifrågasätter vi gången för beslutet. 2.4 Granskning av budget 2000 Den nya budgetmodellen skall visa en tydlig koppling till handlingsplanen och utformas som en långsiktig ekonomisk planering där handlingsplanens delmål kopplas till siffror. Vidare skall den visa en översikt över det gångna året, innevarande år och de två kommande åren, för att underlätta uppföljning, utvärdering och tydliggöra gjorda prioriteringar. (Styrelsebeslut i juni 1997). Granskningskommittén ser det som önskvärt att förtydliga kopplingen till den svenska handlingsplanen och då även ner till del- och strategimål. Den nya handlingsplanen innebär en sådan möjlighet. Humanfondens sparare är idag sektionens tredje största bidragsgivare. Det är enbart medlemsavgifterna och gåvor-insamlingar som är större. Vi kan förvänta oss att spararnas bidrag kommer att vara sektionens andra största intäktskälla inom något år. Vi anser det därför viktigt med definitionen vad gäller Humanfonden. Det bör poängteras att intäkterna är beroende av att enskilda sparare valt att en del av deras sparande skall tillfalla Amnesty. 2.5 Granskning av bokslut 1999 - Intäkter Årets resultat är tillfredsställande ställt i relation till budget för 1999. Intäkterna överstiger beräknat utfall och kostnaderna ligger i nivå med budget. Intäkterna visar ett utfall på 12% över budget vilket är helt hänförbart till utfallet från Humanfonden och Hjälpfonden. Glädjande är att antalet sparare i Human- och Hjälpfonden fortsätter att öka och att detta tillsammans med börsens goda utveckling bidrar till en god plattform för sektionens ekonomi. Med tanke på ovanstående finner Granskningskommittén det mycket uppseendeväckande att sektionens ordförande, i sin reservation mot beslut att öka marknadsföringen av Humanfonden ( Styrelseprotokoll § 105 ; 29-30 januari 2000), ställer sig negativ till att överhuvudtaget ta emot pengar från Humanfonden utan att antyda hur ett sådant stort inkomstbortfall skulle pareras. Intäkterna från medlems- och gruppavgifter fortsätter minska. Det är därför av största vikt att Medlemsvärvningskampanjen genomförs på ett kraftfullt och framgångsrikt sätt under året. Då flera grupper inte betalat angiven gruppavgift på relativt låga 1500 kronor uppmanas grupperna att ta sitt ansvar och betala beslutad avgift. Gransknings-kommittén vill också uppmärksamma årsmötet på att gruppernas och distriktens bidragsnivå bör öka enligt den målsättning som tidigare framförts. Vidare är det av största vikt att det påbörjade arbetet med utökning av insamling via autogiro genomförs på ett framgångsrikt sätt. 2.6 Granskning av bokslut 1999 - Kostnader Totala kostnaden överensstämmer väl med budget. Noteras skall att inom totalramarna finns kraftiga enskilda avvikelser. Medlemsaktiviteter: Aktionsmaterial Göteborg når 4% av budgeterad kostnad, beroende på att planerad verksamhet ej genomförts, vilket är anmärkningsvärt. Planerade och budgeterade aktiviteter bör genomföras. Främja de mänskliga rättigheterna: Totala kostnaden för MR undervisning ligger klart över budget (266%) vilket få ses som felbudgetering och lärdom tas. Medlemmar och organisationer: Totalt inom programmet har budget följts väl, men även här finns poster som kraftigt avviker. Ungdomssatsningen når endast 26% av budget medan andra överskrids väsentligt. Detta förklaras med att fördelning av kostnaderna inte skett enligt budgetplaneringen, vilket fortsättningsvis bör åtgärdas. Går det att budgetera bör det också gå att fördela kostnaderna. Andra avvikelser inom programmet är Utveckling AI och ICM. Utveckling AI har dragit extra kostnader på grund av extra stöd till mindre Amnestysektioner och ICM kostnaden steg på grund av förhöjd avgift. Båda avvikelserna är svårbudgeterade och föranleder ingen anmärkning. Information och kommunikation: Smärre avvikelser förekommer inom programmet beroende på felbudgetering av vissa delkostnader. Kostnaden för Årsrapporten överstiger budget. Här skall också nämnas att intäkterna av Årsrapporten ej heller når budgeterad nivå. Då budgetmötet rekommenderade och styrelsen senare beslutade om fortsatt översättning av Årsrapporten uppmanas styrelsen tillse att reklam görs för denna samt att grupper och enskilda förser skolor, bibliotek och övriga intresserade med exemplar. Finansiell stabilitet och tillväxt: Kostnaden för medlemmar ligger något under budget, till största delen beroende på det något mindre medlemsantalet. Insamlingskostnaden är 217 tkr lägre än budget på grund av att några delprogram ej genomförts. Planerade aktiviteter på detta plan bör genomföras om inte synnerliga skäl för motsatsen föreligger. Gemensamma kostnader: Sekretariatet hade den 31 december 1999 26,5 fasta tjänster (inkl. Amnestyfonden) som fördelade sig på 32 personer. Påpekas skall att översynen av sekretariatets organisation snarast bör slutföras inte minst för den psyko-sociala arbetsmiljön och att vakanta tjänster kan besättas. 2.7 Handlingsplanen 1996 - 2000 Sektionen lägger i samband med årsmötet den andra fyraåriga handlingsplanen till handlingarna. Att använda och hålla ett fyraårigt planeringsinstrument vid liv är ett svårt arbete. När årsmötet 1992 beslutade om den första fyraåriga handlingsplanen betonades behovet av uppföljning och utvärdering. Bland annat beslutades om en halvtidsutvärdering efter två år. Ett allmänt intryck Granskningskommittén har, är att en fortlöpande diskussion om genomförandet av handlingsplanens olika mål inte kommit till uttryck i organisationens olika delar. Ett allvarligt misstag begicks när planen inte togs upp till utvärdering vid årsmötet 1998. Den koppling till budget som eftersträvats har inte heller kunnat genomföras på ett tillfredsställande sätt. Den styrelse som lägger sista handen vid en handlingsplan och lägger den som förslag till årsmötet har det första primära ansvaret att sedan föra ut och levandegöra den i organisationen. De kommande styrelserna har sedan ansvaret att upprätthålla diskussionen, genomföra och göra den verkningsfull. Denna arbetsprocess är av mycket stor vikt och måste i betydligt högre grad prioriteras i styrelsens framtida arbete. Handlingsplanen är tillsammans med budgeten sektionens viktigaste planeringsinstrument. Det är därför av avgörande betydelse att årsmöte och organisationen som helhet tar sig tid till att diskutera dessa dokument, då de i förlängningen handlar om vårt arbete för de mänskliga rättigheterna. 3. Granskning av fondstyrelsens arbete 3.1 Arbetsformer och agerande Granskningskommitténs uppfattning är att arbetet inom fondstyrelsen fungerat väl. Vi vill också uppmärksamma att det påbörjade arbetet med budget och riktlinjer för fondens insamlingsarbete fullföljts och att fonden till nästa budgetmöte presenterar en egen budget parallellt med sektionen. Granskningskommittén uppmuntrar fondstyrelsen att fortsätta verka för att biståndssamordningen på IS förbättras. 3.2 Uppföljning av styrelseprotokoll Granskningskommitténs uppfattning är att protokollen är tydliga och justeras inom rimlig tid. 3.3 Radiohjälpskampanjen Amnestyfonden har under året erhållit något mindre bidrag än föregående år om man undantar utbetalningarna från Radiohjälpskampanjen. Två intäktsslag som kan utvecklas är autogiro, som fondstyrelsen arbetat med under året samt minnesgåvor, som också borde gå att utveckla mer. Då Radiohjälpen uppmanat fonden att söka resterande medel från kampanjen, men som inte utbetalats till bidragstagare, har 7 626 438:- kr satts på placeringskonto och upptagits som skuld. På revisorernas anmodan har dessa medel inte tagits upp som intäkt. Detta görs först när utbetalningarna till bidragstagare är beslutade och godkända. Detta redovisningssätt kan verka lite märkligt men Granskningskommittén har ingen anmärkning mot detta. Utbetalade bidrag har under året tack vare Radiohjälpskampanjen skett i en betydligt större omfattning än tidigare. Vid genomgång av fondstyrelsens protokoll kan konstateras att inkomna ansökningar noga penetrerats innan beslut om utbetalning skett. Flera ansökningar har bordlagts för vidare utredning och några har avslagits. Granskningskommittén har heller inte funnit att bidrag beviljats på andra grunder än de som tidigare gällt för utbetalning, trots att medel funnits disponibla. Förra årets påpekande om att avtalet med Radiohjälpen var oklart i vissa stycken har tack vare det goda samarbetet med Radiohjälpen inte fått några konsekvenser. 4. Särskilt granskade områden Översynskommitténs rekommendationer I juni 1998 tillsatte den internationella styrelsen, IEC, en Översynskommitté för att belysa de händelser som ledde till att dåvarande generalsekreteraren lämnade sitt arbete och ett flertal styrelseledamöter avgick. Översynskommittén överlämnade sin slutrapport i november samma år. Rapporten sammanfattades i tio rekommendationer för demokrati och effektivitet inom svenska sektionen. Styrelsen beslutade följa dessa rekommendationer, som bl a skulle vara en stående punkt på varje styrelsemöte. Granskningskommittén har följt hur styrelsen hittills genomfört dessa rekommendationer. Tre av dessa har genomförts – ett extra medlemsmöte hölls i februari 1999 och en ny generalsekreterare tillsattes i maj, varvid Översynskommitténs rekommendationer vad gäller kompetensprofil följdes. En översyn av sekretariatet är på gång. Två av rekommendationerna handlar om styrelseledamöternas kompetens och arbetsformerna inom styrelsen. Översynskommittén rekommenderade styrelsen att ägna tid åt att utveckla en gemensam hållning. Dessvärre tvingas vi konstatera att det finns tecken på brist på sammanhållning och samsyn inom styrelsen. Oklara beslut, reservationer samt försening av ny arbetsordning tyder på detta. Övriga rekommendationer har ännu ej genomförts på grund av att styrelsen avvaktar demokratiutredningens förslag eller för att beslut skall tas senare i vår. Distriktens roll Distrikten har idag en svag skrivning i sektionens stadgar och det är inte heller klart vilken relation distrikten har till sektionen. Frågan om distriktens juridiska och ekonomiska status togs upp på distriktsombudsmötet i september förra året. C-utskottet hade i uppdrag att utreda frågan tillsammans med D-utskottet. I skrivande stund har Granskningskommittén ej fått rapporter i frågan, men vi har information om att dessa skall tillställas styrelsen senare i vår. Årsmötet 1996 i Göteborg beslutade bl a att distrikten skulle ha rätt att ta ut en gruppavgift och förfoga över den och att varje grupp skulle betala en årlig avgift till svenska sektionen på 1 500 kr. Tidigare var avgiften till sektionen 7 000 kr. Tanken bakom förslaget var en omfördelning av avgiften från sektionen till distrikten med syfte att decentralisera och göra det möjligt för distrikten och grupperna att utveckla sin verksamhet. Granskningskommittén har granskat hur beslutet påverkade distriktens arbete och funnit stora olikheter. Vid distriktsombudsmötet i september 1999 presenterades en genomgång av distrikten och det visade sig att flera distrikt, framför allt storstadsdistrikten, hade utökat sin verksamhet, medan andra inte utnyttjat denna möjlighet. Distriktsavgifterna varierar mellan 0 och 5 000 kr. Fyra distrikt tog inte ut någon avgift alls under förra året, vilket innebär att grupperna i dessa distrikt endast behövde samla in och betala sektionens gruppavgift på 1 500 kr. Åtta distrikt hade varken stadgar eller styrelse. Det tycks vara så att några grupper och distrikt såg årsmötesbeslutet från 1996 som ett medel att minska sin insamlingsverksamhet. Många tolkade beslutet som en sänkning av gruppavgiften och inte som en omfördelning. Granskningskommittén ser det som ytterst viktigt att alla grupper och distrikt tar sitt ansvar för att öka sin del av insamlingsverksamheten och intäkterna till sektionen. IT-strategi Granskningskommittén kan bara konstatera att den omfattande IT-utredning som initierades under förrförra styrelsen ännu inte har gett något märkbart resultat. Med tanke på frågans betydelse för ett effektivt arbete, och den potential till förnyelse som ligger i IT som verktyg anser Granskningskommittén det som högst väsentligt att styrelsen prioriterar detta arbete. 5. Avslutning I vår granskning riktar vi vår uppmärksamhet på brister i beslut och underlag för att på så sätt lyfta fram de frågeställningar där förändringar kan bidra till förbättringar i den demokratiska processen. Om någon därför saknar vår uppmärksamhet på positiva förändringar som skett skall detta inte tolkas som att sådana inte skett. Svenska sektionens Granskningskommitté Magnus Brattgård Magnus Breidne (sammankallande) Birgitta Grind Jan Nygren
|